Auslaufende Verträge

Ein befristeter Vertrag hat ein Enddatum, und irgendwann muss jemand entscheiden, ob er verlängert wird, in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht oder ausläuft. SCS erinnert Sie an diese Entscheidung von selbst: Sobald ein Vertrag in sein Vorlauffenster gerät, erscheint ein Vorgang in Ihrer Arbeitsliste - in der Glocke oben rechts, zusammen mit den anderen Dingen, die auf Sie warten.

Sie müssen dafür nichts einschalten und nichts zusätzlich pflegen. Es genügt, dass am Vertrag ein Enddatum hinterlegt ist und dass die betroffene Person eine vorgesetzte Person hat.

Was kann ich hier tun?

Rechtzeitig erfahren, dass ein Vertrag ausläuft - ohne selbst eine Liste zu führen oder einen Termin im Kalender zu setzen.
Den Vertrag direkt öffnen - der Vorgang verlinkt auf die Personalakte, Bereich Verträge.
Die Entscheidung erledigen - verlängern, entfristen oder auslaufen lassen. Der Hinweis verschwindet danach von selbst.
Per E-Mail erinnert werden - zusätzlich zur Arbeitsliste, wenn Sie das nicht abbestellt haben.

Schritt für Schritt

Öffnen Sie die Glocke oben rechts. Ein auslaufender Vertrag steht dort mit dem Namen der Person und dem Enddatum.
Klicken Sie auf Vertrag prüfen. SCS öffnet die Personalakte im Bereich Verträge, der betroffene Vertrag ist hervorgehoben.
Entscheiden Sie:
- Verlängern - setzen Sie ein neues, späteres Enddatum.
- Entfristen - löschen Sie das Enddatum. Der Vertrag gilt dann unbefristet.
- Auslaufen lassen - beenden Sie den Vertrag zum Enddatum bzw. legen Sie den Nachfolgevertrag an.
Der Vorgang verschwindet danach von selbst aus der Arbeitsliste. Sie müssen ihn nicht abhaken.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung
Enddatum (Befristung)	Der Tag, an dem der Vertrag ausläuft. Ist das Feld leer, ist der Vertrag unbefristet und erzeugt keinen Hinweis.
Kündigungsfrist (Tage)	Bestimmt, wie früh der Hinweis erscheint: SCS meldet den Vertrag genau eine Kündigungsfrist vor dem Enddatum, mindestens aber 30 Tage vorher.
Vertrag ist aktiv	Nur der geltende Vertrag erzeugt einen Hinweis. Ein abgelöster oder zurückgezogener Vertrag wird übergangen.
Vorgesetzte Person	Empfänger des Hinweises. Ist keine hinterlegt, wird der Vorgang als Mangel vermerkt - er geht ausdrücklich nicht an alle Personalverantwortlichen.

Werte & Status

Wann der Hinweis erscheint

Der Vorlauf ist keine feste Zahl für alle, sondern die Kündigungsfrist des jeweiligen Vertrags - mindestens jedoch 30 Tage. Ein Vertrag mit drei Monaten Kündigungsfrist meldet sich also drei Monate vorher, ein Vertrag ohne hinterlegte Frist 30 Tage vorher. Damit bleibt Ihnen beim Erscheinen des Hinweises immer noch die volle Frist, um zu handeln.

Wann der Hinweis wieder verschwindet

Sie haben das Enddatum weiter nach hinten gesetzt, und zwar über das Vorlauffenster hinaus.
Sie haben das Enddatum gelöscht - der Vertrag ist unbefristet.
Der Vertrag ist nicht mehr aktiv, weil ein Nachfolgevertrag ihn abgelöst hat.
Die Person hat das Unternehmen verlassen (Status Ausgetreten).

Alle vier Wege wirken von allein und unabhängig davon, wer die Änderung vorgenommen hat. Sie müssen den Hinweis nie von Hand schliessen.

Wann der Hinweis ausdrücklich stehen bleibt

Ist das Enddatum bereits verstrichen und der Vertrag trotzdem noch aktiv, bleibt der Vorgang in der Liste - mit dem Zusatz, dass die Frist verstrichen ist. Das ist Absicht: Genau in diesem Moment ist aus einer Erinnerung ein Problem geworden, und ein Hinweis, der dann verschwände, würde die Liste sauber aussehen lassen, obwohl nichts entschieden wurde.

Eskalation nach sieben Tagen

Liegt der Vorgang sieben Tage ohne Entscheidung, wird er zusätzlich bei der nächsthöheren Ebene sichtbar. Er wandert nicht weg: Sie bleiben zuständig und sehen ihn weiterhin.

Häufige Fragen

Ich bekomme keinen Hinweis, obwohl ein Vertrag ausläuft.
Prüfen Sie drei Dinge: Ist am Vertrag ein Enddatum hinterlegt? Ist der Vertrag aktiv? Hat die Person eine vorgesetzte Person in der Personalakte? Fehlt Letzteres, kann SCS niemanden benennen und vermerkt stattdessen einen Mangel - der Hinweis geht dann bewusst an niemanden, statt an alle.

Bekomme ich denselben Hinweis jeden Tag noch einmal?
Nein. Pro Vertrag entsteht genau ein Vorgang. Der regelmässige Abgleichslauf legt keinen zweiten an, solange der erste offen ist.

Kann ich die E-Mail abschalten?
Ja, je Vorgangsart in den Benachrichtigungseinstellungen. Der Eintrag in der Arbeitsliste bleibt in jedem Fall - er lässt sich nicht abbestellen.

Was ist mit der Probezeit?
Die Probezeit ist eine eigene Frist und wird von diesem Hinweis nicht abgedeckt.