Änderungsanträge

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter über „Mein Profil" eine Änderung an einem geschützten Feld (z. B. Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) beantragt, landet dieser Antrag hier zur Prüfung. Als Vorgesetzte:r oder Personalverantwortliche:r genehmigen oder lehnen Sie solche Anträge auf dieser Seite ab.

Was kann ich hier tun?

• Alle Änderungsanträge einsehen, für die Sie zuständig sind ( „Meine Prüfungen") oder – bei entsprechender Berechtigung – alle Anträge im gesamten Unternehmen („Alle Anträge")
• Die Liste nach Status filtern (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)
• Einen ausstehenden Antrag genehmigen
• Einen ausstehenden Antrag mit Begründung ablehnen

Schritt für Schritt

1. Anträge prüfen

   1. Öffnen Sie „Änderungsanträge". Standardmäßig sehen Sie „Meine Prüfungen" – also Anträge Ihrer direkten Mitarbeiter bzw. der Personen, für die Sie als Vertretung eingetragen sind.
   2. Bei entsprechender Berechtigung können Sie auf „Alle Anträge" wechseln, um die unternehmensweite Warteschlange zu sehen.
   3. Filtern Sie optional nach Status, z. B. um nur ausstehende Anträge zu sehen.

2. Einen Antrag genehmigen

   1. Prüfen Sie in der Tabelle Feld, alten Wert und neuen Wert des Antrags.
   2. Klicken Sie auf das grüne Häkchen-Symbol, um den Antrag zu genehmigen.
   3. Der neue Wert wird sofort in das Profil der betreffenden Person übernommen.

3. Einen Antrag ablehnen

   1. Klicken Sie auf das rote X-Symbol.
   2. Geben Sie im erscheinenden Fenster einen Ablehnungsgrund ein (Pflichtfeld).
   3. Bestätigen Sie mit „Ablehnen". Der alte Wert bleibt bestehen, und die antragstellende Person sieht Ihren Ablehnungsgrund in ihrem Profil.

Wer muss genehmigen?

Zuständig ist in der Regel der direkte Vorgesetzte der antragstellenden Person. Ist eine Abwesenheitsvertretung für den Vorgesetzten hinterlegt (oder besteht aktuell eine genehmigte Abwesenheit mit eingetragener Vertretung), darf auch diese Vertretung den Antrag prüfen. Personen mit einer weitergehenden HR-Berechtigung sehen zusätzlich die unternehmensweite Warteschlange „Alle Anträge" und können auch dort genehmigen oder ablehnen.

Eine Person darf ihren eigenen Änderungsantrag nicht selbst genehmigen oder ablehnen – das gilt auch dann, wenn sie über die höchste HR-Berechtigung verfügt. Diese Sperre greift, solange das Vier-Augen-Prinzip in den Freigabe-Einstellungen aktiviert ist (Standardeinstellung: aktiv).

flowchart TD
    A[Mitarbeiter:in beantragt Änderung<br/>in "Mein Profil"] --> B[Antrag: Status "Ausstehend"]
    B --> C{Wer prüft?}
    C --> D[Zuständiger Vorgesetzter]
    C --> E[Eingetragene Vertretung]
    C --> F[HR mit weitergehender Berechtigung]
    D --> G{Entscheidung}
    E --> G
    F --> G
    G -->|Genehmigt| H[Neuer Wert wird ins Profil übernommen]
    G -->|Abgelehnt + Begründung| I[Alter Wert bleibt bestehen,<br/>Antragsteller sieht Ablehnungsgrund]

Felder erklärt

Werte & Status

Status eines Antrags

Prüfbereich

Die Benachrichtigung per E-Mail

Sobald ein Änderungsantrag eingeht, bekommen die zuständigen Prüfenden eine E-Mail mit dem Betreff „Neuer Änderungsantrag von ". Sie enthält:

• Absender: der Name Ihres Arbeitsbereichs. Ist unter Einstellungen → E-Mail kein eigener Absendername und unter Einstellungen → Allgemein kein Arbeitsbereichsname hinterlegt, steht dort der Produktname statt eines Platzhalters.
• Anrede: der Vorname der prüfenden Person. Ist kein Vorname hinterlegt, erscheint eine allgemeine, vollständige Anrede – nie eine offene Lücke.
• Inhalt: wer die Änderung beantragt hat, welches Feld betroffen ist und die Begründung, sofern eine angegeben wurde.
• Schaltfläche „Antrag prüfen": führt direkt in die Liste „Meine Prüfungen".
• Fussbereich: Produktnennung als Verweis auf die Produktseite, unmittelbar gefolgt von der Anbieterkennzeichnung.

Den Wortlaut können Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen an der Vorlage „hr_change_request_submitted" anpassen – in Deutsch und Englisch.

Sobald Ihr eigener Antrag entschieden wurde, erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail („Entscheidung zu deinem Änderungsantrag"). Auch hier gilt: Die Anrede nennt Ihren Vornamen, sofern hinterlegt, sonst erscheint eine allgemeine, vollständige Anrede – nie eine offene Lücke. Wortlaut anpassbar über die Vorlage „hr_change_request_decided".

Häufige Fragen

Warum kann ich einen Antrag nicht genehmigen, obwohl ich ihn sehe?
Möglicherweise ist der Antrag bereits entschieden (Status nicht mehr „Ausstehend"), oder es handelt sich um Ihren eigenen Antrag – eigene Anträge können aus Sicherheitsgründen nicht selbst entschieden werden.

Was passiert mit dem Profil, solange ein Antrag aussteht?
Es ändert sich nichts – der alte Wert bleibt sichtbar und gültig, bis der Antrag genehmigt wurde.

Kann ich eine Ablehnung zurücknehmen?
Nein. Die antragstellende Person müsste in diesem Fall einen neuen Änderungsantrag stellen.

Ich bin Abwesenheitsvertretung – sehe ich automatisch die Anträge meines Vorgesetzten-Teams?
Ja, solange Sie als Vertretung eingetragen sind bzw. eine genehmigte Abwesenheit mit Ihnen als Vertretung aktuell läuft, erscheinen die entsprechenden Anträge auch in Ihrer Liste „Meine Prüfungen".

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