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Heimarbeit

Auf dieser Seite halten Sie fest, wie viele Tage Heimarbeit mit einer Person vereinbart sind, an welchen Tagen tatsächlich zu Hause gearbeitet wurde, und Sie erzeugen daraus die Jahresaufstellung für das Finanzamt.

Die drei Teile bauen aufeinander auf: ohne erfasste Tage gibt es keine Zählung, und ohne Zählung keinen Bericht.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/remote-work

Was kann ich hier tun?

  • Für eine Person hinterlegen, wie viele Tage Heimarbeit pro Woche, pro Monat oder pro Jahr vereinbart sind, gültig ab einem Datum
  • Je Arbeitstag festhalten, wo gearbeitet wurde: Heimarbeit, Büro oder anderer Ort
  • Für einen Monat sehen, wie viele Tage zusammengekommen sind und wie sich das zur Regelung verhält
  • Nachlesen, wer wann welchen Tag eingetragen oder später geändert hat
  • Die Jahresaufstellung aller Personen ansehen und als Tabelle ausleiten

Ein Tag hat genau einen Arbeitsort. Halbe Tage kennt die Erfassung bewusst nicht. Wenn jemand vormittags im Büro und nachmittags zu Hause gearbeitet hat, entscheiden Sie sich für den überwiegenden Ort und halten die Begründung im Feld Begründung fest.

Schritt für Schritt

  1. Person wählen: Oben links wählen Sie den Mitarbeiter. Jahr und Monat stellen Sie daneben ein. Alle drei Angaben stehen in der Adresszeile - Sie können die Ansicht also als Link weitergeben, und der Empfänger sieht genau dasselbe.
  2. Regelung hinterlegen: Wechseln Sie auf den Reiter Regelung. Tragen Sie die vereinbarte Anzahl Tage ein, wählen Sie den Zeitraum (pro Woche, pro Monat, pro Jahr) und das Datum, ab dem die Vereinbarung gilt. Gültig bis bleibt leer, solange die Regelung unbefristet ist.
  3. Tage erfassen: Auf dem Reiter Tage tragen Sie unter Tag erfassen Datum und Arbeitsort ein. Ein bereits erfasster Tag wird beim erneuten Speichern überschrieben - der alte Wert bleibt im Änderungsnachweis erhalten.
  4. Zählung lesen: Über der Liste stehen vier Kennzahlen: Heimarbeit, Büro, anderer Ort und Laut Regelung. Die letzte rechnet die hinterlegte Regelung auf den gewählten Monat um und stellt sie den gezählten Tagen gegenüber. Eine Abweichung ist mit Zeichen und Wort gekennzeichnet: „▲ über der Regelung" bzw. „▼ unter der Regelung".
  5. Bericht erzeugen: Auf dem Reiter Bericht sehen Sie die Jahresaufstellung. Über Als CSV ausleiten erhalten Sie dieselben Zahlen als Tabelle, die eine Steuerberatung prüfen kann.

Felder erklärt

Feld Bedeutung
Tage (Regelung) Die vereinbarte Anzahl Tage Heimarbeit innerhalb eines Zeitraums. Halbe Tage sind zulässig, etwa 0,5 Tage pro Woche.
Zeitraum Worauf sich die Anzahl bezieht: pro Woche, pro Monat oder pro Jahr.
Gültig ab / Gültig bis Der Zeitraum, in dem die Regelung gilt. Eine geänderte Vereinbarung schreibt die Vergangenheit nicht um: Eine Auswertung für ein zurückliegendes Jahr rechnet weiter mit der Regelung, die damals galt.
Arbeitsort Heimarbeit, Büro oder anderer Ort. „Anderer Ort" deckt Kundeneinsatz, Dienstreise und Coworking ab - damit wird kein Tag stillschweigend als Heimarbeit gezählt, nur weil niemand etwas anderes eingetragen hat.
Begründung Freitext, der im Änderungsnachweis mitläuft. Sinnvoll bei Nachträgen und Korrekturen.
Laut Regelung Die Regelung, umgerechnet auf den gewählten Zeitraum. Steht hier Nicht hinterlegt, ist für diese Person keine Vereinbarung erfasst - das ist etwas anderes als eine Vereinbarung über null Tage.
Land (Bericht) Das Land der Person aus der Personalakte. Es steht in jeder Zeile, damit die jeweils richtige nationale Regel angewendet werden kann.

Wer darf was?

  • Eigene Zahlen sieht jede Person unter „Mein Bereich" in der Admin-Oberfläche, ohne besonderes Recht - und, sobald erreichbar, im Mitarbeiterportal (in Vorbereitung).
  • Fremde Zahlen - Zählung, Änderungsnachweis und Bericht anderer Personen - erfordern das Recht Personal lesen (hr:read).
  • Regelungen hinterlegen und Tage erfassen erfordert das Recht Personal verwalten (hr:manage).

Die Prüfung findet auf dem Server statt: Ein Aufruf ohne das nötige Recht wird abgelehnt und liefert keine Zahlen mit - nicht nur eine ausgeblendete Schaltfläche.

Nachvollziehbarkeit

Der Bericht ist ein Nachweis gegenüber einer Behörde. Deshalb hält das System jede Änderung an einem Tag fest: das Anlegen, jede Änderung des Arbeitsorts und das Entfernen - jeweils mit Zeitpunkt, Urheber, altem und neuem Wert und der eingetragenen Begründung. Diese Aufzeichnung bleibt auch dann bestehen, wenn der Tag selbst wieder entfernt wird. Sie finden sie auf dem Reiter Tage unter Änderungsnachweis.

Wird derselbe Wert erneut gespeichert, entsteht kein neuer Eintrag - der Nachweis soll die tatsächlichen Änderungen zeigen, nicht jeden Klick.

Was dieser Bericht nicht tut

Die Zählung ist länderneutral: Sie zählt Tage, sie berechnet keine Steuerfolgen. Die Heimarbeits-Pauschale ist deutsches Steuerrecht; im Unternehmen arbeiten auch Personen in anderen Ländern. Deshalb nennt der Bericht die Anzahl der Tage und das Land der Person - die Bewertung dieser Tage bleibt Sache der Steuerberatung.

Ebenso enthält diese Seite keine Arbeitszeiten. Wie lange gearbeitet wurde, steht weiterhin in der Zeiterfassung; hier steht nur, wo.

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