Offboarding

Im Reiter Offboarding der Mitarbeiter-Detailansicht halten Sie fest, was beim Ausscheiden eines Mitarbeiters geplant ist: die Kündigungsdaten, wann der Zugang zu SELLERLOGIC Commerce Services endet, wie mit den Daten des Mitarbeiters verfahren werden soll und wer welche Zuständigkeiten übernimmt.

Wichtig: Das Erfassen der Daten oben speichert zunächst nur den Plan. Die Umsetzung erfolgt in drei getrennten Wegen: Die Nachfolge führen Sie über Zuweisungen übertragen aktiv aus. Die Zugangs-Deaktivierung erfolgt automatisch, sobald das Datum „Zugang endet am" erreicht ist. Die Datenaktion (Anonymisieren, Löschen, Exportieren & löschen) läuft nie automatisch — fällige Fälle erscheinen in der Ansicht Offboarding fällig, wo Sie jede Aktion einzeln bestätigen (siehe Abschnitte unten).

Was kann ich hier tun?

• Kündigungsdaten festhalten — wann die Kündigung ausgesprochen wurde (Kündigung am) und zu welchem Datum sie wirksam wird (Kündigung zum).
• Zugangsende planen — bis wann der Mitarbeiter noch Zugang zu SCS hat.
• Datenumgang wählen — was nach dem Austritt mit den Personaldaten geschehen soll (behalten, anonymisieren, löschen oder exportieren & löschen) samt geplantem Aktionsdatum.
• Nachfolge/Übergabe je Bereich festlegen — für sechs Zuständigkeitsbereiche jeweils einen Nachfolger auswählen.
• Notizen erfassen — freie Hinweise zur Übergabe.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter unter Personal → Mitarbeiter und wechseln Sie in den Reiter Offboarding.
2. Tragen Sie Kündigung am und Kündigung zum ein sowie das Datum, an dem der Zugang zu SCS endet.
3. Wählen Sie unter Datenumgang, wie mit den Daten verfahren werden soll. Bei jeder Auswahl außer „Daten behalten" ist zusätzlich ein Aktionsdatum anzugeben (wann die Anonymisierung/Löschung/der Export fällig ist).
4. Legen Sie unter Nachfolge/Übergabe für jeden Bereich fest, wer die Zuständigkeit übernimmt. Der ausscheidende Mitarbeiter selbst kann nicht als Nachfolger gewählt werden.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf Notizen und klicken Sie auf Speichern. Der Plan ist damit gespeichert — die eigentliche Umsetzung erfolgt später in einem separaten Schritt.

Felder erklärt

Werte & Status

Datenumgang (offboarding_data_handling)

• Daten behalten — Die Personaldaten bleiben unverändert erhalten. Kein Aktionsdatum nötig.
• Anonymisieren — Die Daten sollen später so verändert werden, dass sie keinem Mitarbeiter mehr zugeordnet werden können. Aktionsdatum erforderlich.
• Löschen — Die Daten sollen später gelöscht werden. Aktionsdatum erforderlich.
• Exportieren & löschen — Die Daten sollen zunächst exportiert (z. B. zur Archivierung) und anschließend gelöscht werden. Aktionsdatum erforderlich.

Übergabe-Bereich (offboarding_reassignment_category)

• Direkte Reports — Mitarbeiter, die dem Ausscheidenden fachlich unterstellt sind.
• Abwesenheits-Freigaben — Zuständigkeit für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen.
• Abteilungsleitung — Leitung der Abteilung, sofern der Ausscheidende diese innehatte.
• Offene Tasks — Laufende Aufgaben, die übernommen werden sollen.
• Tickets — Zugewiesene Support-/Service-Tickets.
• Dokument-Ownership — Eigentümerschaft an Dokumenten.

Zuweisungen übertragen (Nachfolge ausführen)

Wenn Sie unter Nachfolge/Übergabe Nachfolger festgelegt und gespeichert haben, können Sie die Zuständigkeiten über die Schaltfläche Zuweisungen übertragen tatsächlich umhängen. Das läuft in drei Schritten ab:

1. Vorschau — Ein Klick auf Zuweisungen übertragen zeigt zunächst eine Vorschau: Pro Bereich sehen Sie, wie viele Einträge umgehängt würden (z. B. „Direkte Reports — 4 Einträge"). Es wird noch nichts geändert.
2. Bestätigen — In der Vorschau bestätigen Sie die Übertragung. Ein deutlicher Hinweis weist darauf hin, dass Live-Daten verändert werden und sich die Aktion nicht per Klick rückgängig machen lässt.
3. Übertragen — Nach der Bestätigung werden die Zuständigkeiten umgehängt. Anschließend sehen Sie je Bereich, wie viele Einträge übertragen bzw. warum ein Bereich übersprungen wurde.

Was genau übertragen wird — pro Bereich:

• Direkte Reports — Mitarbeiter, die den Ausscheidenden als Vorgesetzten hatten, erhalten den Nachfolger als neuen Vorgesetzten.
• Abwesenheits-Freigaben — Mitarbeiter, deren Abwesenheiten der Ausscheidende genehmigt hat, bekommen den Nachfolger als Genehmiger.
• Abteilungsleitung — Abteilungen, die der Ausscheidende geleitet hat, erhalten den Nachfolger als Leitung.
• Offene Tasks — Nur offene Aufgaben (in Bearbeitung/offen) werden auf den Nachfolger umgehängt; abgeschlossene bleiben unverändert.
• Tickets — Nur offene/unerledigte Support-Tickets werden dem Nachfolger zugewiesen; erledigte/geschlossene Tickets bleiben zur Historie beim Ausscheidenden.
• Dokument-Ownership — Dokumente, die dem Ausscheidenden gehören, werden dem Nachfolger zugeschrieben.

Es werden dabei keine Daten gelöscht — es wird lediglich die Zuständigkeit umgehängt. Sie können die Übertragung gefahrlos erneut ausführen: Beim zweiten Mal findet das System nichts mehr zum Umhängen (0 Einträge).

Wann wird ein Bereich übersprungen? Für Tasks, Tickets und Dokument-Ownership braucht der Nachfolger ein passendes Systemkonto (Mitarbeiter- bzw. Admin-Konto). Fehlt es, wird der Bereich mit einem Hinweis übersprungen (z. B. „nicht übertragbar — successor has no staff account"); die übrigen Bereiche werden trotzdem übertragen.

Automatische Zugangs-Deaktivierung

Sobald das im Plan hinterlegte Datum „Zugang endet am" erreicht ist, deaktiviert das System den Zugang des Mitarbeiters automatisch (stündliche Prüfung):

• Das interne Mitarbeiterkonto wird deaktiviert.
• Ein verknüpftes Admin-Konto wird deaktiviert — eine Anmeldung ist nicht mehr möglich.
• Der Mitarbeiterstatus wechselt auf Ausgeschieden.

Jede automatische Deaktivierung wird im Audit-Verlauf des Mitarbeiters protokolliert. Es werden dabei keine Daten verändert oder gelöscht — nur der Zugang wird gesperrt.

Fällige Datenaktionen ausführen (Ansicht „Offboarding fällig")

Datenaktionen laufen bewusst nie automatisch. Sobald das Aktionsdatum eines Plans erreicht ist, erscheint der Fall in der Mitarbeiter-Übersicht unter Personal → Mitarbeiter → Ansicht „Offboarding fällig". Dort bestätigen Sie jede Aktion einzeln:

1. Ausführen … klicken — Sie sehen zuerst eine Vorschau: welche Daten betroffen sind (z. B. wie viele verknüpfte Einträge gelöscht oder gelöst würden) und bei „Anonymisieren", wie viele Felder überschrieben werden. Es wird noch nichts geändert.
2. Bestätigen — Ein deutlicher Hinweis erinnert daran, dass die Aktion endgültig ist.
3. Ergebnis — Nach der Ausführung verschwindet der Fall aus der Fällig-Liste; die Ausführung wird protokolliert.

Was die Aktionen bewirken:

• Anonymisieren — Alle personenbezogenen Felder des Mitarbeiters (Kontaktdaten, Geburtsdaten, Steuer-/Sozialversicherungsdaten, Bankverbindung u. a.) werden unwiderruflich überschrieben; Bank-, Steuer- und Familiendaten-Einträge werden gelöscht. Die Beschäftigungshistorie (Verträge, Abwesenheiten, Dokumente) bleibt anonymisiert erhalten.
• Löschen — Der Mitarbeiter und seine verknüpften Personaldaten werden vollständig gelöscht. Bestehen noch blockierende Verweise (z. B. offene Bestellanforderungen), zeigt die Vorschau diese an — die Löschung ist erst möglich, wenn sie aufgelöst sind.
• Exportieren & löschen — Vor der Löschung wird ein Datenexport (Stammdaten, Vertrag, Bank, Steuer) als Datei heruntergeladen; anschließend läuft die Löschung wie oben.

Hinweis: Für diese Aktionen ist die Berechtigung zur Mitarbeiterverwaltung erforderlich. Jede Ausführung wird im Admin-Auditprotokoll festgehalten.

Häufige Fragen

Wird der Zugang durch das Speichern gesperrt?
Nein, nicht sofort. Das Speichern legt den Plan ab; der Zugang wird dann automatisch deaktiviert, sobald das Datum „Zugang endet am" erreicht ist. Die Datenaktionen (Anonymisieren/Löschen/Export) bestätigen Sie manuell in der Ansicht Offboarding fällig; das Umhängen der Zuständigkeiten führen Sie über Zuweisungen übertragen aus.

Lässt sich die Übertragung rückgängig machen?
Nicht per Klick. Die Übertragung verändert Live-Daten (Vorgesetzte, Genehmiger, Zuweisungen, Ownership). Prüfen Sie deshalb die Vorschau, bevor Sie bestätigen. Gelöscht wird nichts — nur die Zuständigkeit wechselt.

Warum kann ich beim Datenumgang „Löschen" nicht ohne Datum speichern?
Für alle Datenaktionen außer „Daten behalten" ist ein Aktionsdatum erforderlich, damit klar ist, wann die Aktion fällig ist.

Kann der ausscheidende Mitarbeiter sein eigener Nachfolger sein?
Nein. Als Nachfolger stehen nur andere aktive Mitarbeiter zur Auswahl.

Was passiert, wenn beim Bestätigen der Kündigung der Offboarding-Plan nicht gespeichert werden kann?
Die Kündigung wird dann nicht durchgeführt - ein Mitarbeiter soll nie gekündigt sein, ohne dass sein Zugangsende irgendwo hinterlegt ist. Sie sehen eine Fehlermeldung, der Kündigen-Dialog bleibt geöffnet und Ihre eingegebenen Werte (Daten, Nachfolger, Kommentar) bleiben erhalten, sodass Sie es direkt erneut versuchen können.

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