Meine Abwesenheiten

Auf dieser Seite sehen Sie Ihr persönliches Urlaubs- und Abwesenheitskonto: wie viele Tage Sie pro Abwesenheitsart (z. B. Urlaub, Krankheit) noch zur Verfügung haben, welche Abwesenheiten bereits genehmigt oder geplant sind, und einen Jahreskalender mit allen Abwesenheiten und Feiertagen. Außerdem können Sie hier eine neue Abwesenheit beantragen und Ihre vollständige Antragshistorie einsehen - inklusive abgelehnter und stornierter Anträge.

Was kann ich hier tun?

• Ihre Kontingente pro Abwesenheitsart einsehen (z. B. wie viele Urlaubstage Sie noch haben)
• Einen Jahreskalender mit Ihren genehmigten und beantragten Abwesenheiten sowie Ihren persönlichen Feiertagen anzeigen
• Ihre aktuellen/zukünftigen und Ihre vergangenen Abwesenheiten als Liste einsehen
• Eine neue Abwesenheit beantragen (z. B. Urlaub oder einen halben Tag)
• Zwischen Jahren wechseln, um vergangene oder zukünftige Jahre zu betrachten
• Im Reiter „Alle Anträge“ Ihre vollständige Antragshistorie einsehen - auch abgelehnte und stornierte Anträge, die im Jahreskalender bewusst nicht erscheinen (siehe unten). Nach Status filtern und pro Antrag den Ablehnungsgrund sowie Wer entschieden hat einsehen.
• Mit der Saldo-Prognose ein Datum in der Zukunft wählen und sehen, wie viele Tage Ihnen je Abwesenheitsart voraussichtlich zu diesem Zeitpunkt noch bleiben - samt Aufschlüsselung, was eingerechnet wurde.

So ist die Seite aufgebaut: Oben stehen zwei Reiter: „Jahresübersicht“ (Standardansicht) und „Alle Anträge“. In der Jahresübersicht liegen ganz oben Ihre Kontingent-Kacheln; auf breiten Bildschirmen liegen die beiden Listen „Aktuelle & zukünftige Abwesenheiten“ und „Vergangene Abwesenheiten“ direkt rechts daneben, darunter folgt der Jahreskalender mit allen zwölf Monaten. Ist Ihr Fenster schmal, rücken die Blöcke untereinander - Sie müssen nie seitlich scrollen. Der Reiter „Alle Anträge“ zeigt stattdessen eine filterbare Tabelle aller Ihrer Anträge unabhängig vom Status, mit einem Detailfenster pro Antrag.

Schritt für Schritt

1. Abwesenheit beantragen: Klicken Sie oben rechts auf „Abwesenheit beantragen“. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Abwesenheitsart, den Zeitraum (Von/Bis) sowie optional „Halber Tag“ und einen Grund. Bestätigen Sie mit „Beantragen“. Der Antrag erhält den Status „Ausstehend“ und geht automatisch an Ihre Führungskraft bzw. die Personalabteilung zur Prüfung.
2. Kontingent prüfen, bevor Sie beantragen: Öffnen Sie die Kontingent-Kachel der gewünschten Abwesenheitsart und schauen Sie auf den Wert „Verfügbar“. Über das Info-Symbol sehen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung (bereits verwendet, zukünftig geplant, Übertrag aus dem Vorjahr).
3. Anderes Jahr ansehen: Nutzen Sie die Pfeile links/rechts neben der Jahreszahl, um zu einem anderen Jahr zu wechseln. Kontingente, Kalender und Listen aktualisieren sich automatisch für das gewählte Jahr.
4. Status eines Antrags nachverfolgen: Ihr Antrag erscheint sofort in der Liste „Aktuelle & zukünftige Abwesenheiten“ mit dem Kennzeichen „Ausstehend“ - und im Jahreskalender als umrandete Tage in der Farbe der Abwesenheitsart. Genehmigte Tage sind dagegen vollflächig ausgefüllt, so sehen Sie auf einen Blick, was schon entschieden ist. Ein Feiertag bleibt rot, auch wenn Ihr Antrag über ihn hinweg läuft - ebenso ein Feiertag, der auf einen freien Tag fällt (etwa der 3. Oktober an einem Samstag); er trägt zusätzlich einen Rahmen in der Farbe der freien Tage und heisst in der Legende „Feiertag am freien Tag". Sobald der Antrag geprüft wurde, ändert sich der Status auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“. Die Legende unter der Kalenderüberschrift zeigt zu jedem dieser sechs Zustände (Abwesenheit, Abwesenheit am freien Tag, Feiertag, Feiertag am freien Tag, Freier Tag, Beantragt) ein Farbmuster - für „Abwesenheit" und „Beantragt" in der tatsächlich hinterlegten Farbe der jeweiligen Abwesenheitsart (z. B. Grün für Urlaub), nicht in einer festen Platzhalterfarbe.
5. Antrag im Kalender hervorheben: Klicken Sie in einer der beiden Listen auf einen Eintrag. Der Antrag wird ausgewählt, seine Tage und die betroffenen Monate werden im Jahreskalender mit einem Rahmen hervorgehoben, und der erste betroffene Monat rückt in den sichtbaren Bereich. Liegt der Antrag in einem anderen Jahr, wechselt die Ansicht automatisch dorthin. Ein erneuter Klick auf denselben Eintrag hebt die Hervorhebung wieder auf. Die Auswahl steht auch in der Adresszeile - Sie können den Link also teilen, und die Hervorhebung bleibt erhalten.
6. Abgelehnte oder stornierte Anträge einsehen: Wechseln Sie oben zum Reiter „Alle Anträge“. Hier erscheinen ausnahmslos alle Ihre Anträge - auch die, die im Jahreskalender nicht sichtbar sind, weil sie nicht (mehr) gültig sind. Über die Status-Filter oberhalb der Tabelle grenzen Sie z. B. auf „Abgelehnt“ oder „Storniert“ ein. Ein Klick auf eine Zeile öffnet ein Detailfenster mit Zeitraum, Tagen, Grund und - bei abgelehnten Anträgen - dem Ablehnungsgrund sowie wer entschieden hat und wann. Bei stornierten Anträgen zeigt das Detailfenster, ob Sie selbst storniert haben oder die Personalabteilung.

flowchart LR
    A[Antrag stellen] --> B[Status: Ausstehend]
    B --> C{Prüfung durch<br/>Führungskraft/HR}
    C -->|genehmigt| D[Status: Genehmigt<br/>zählt gegen Kontingent]
    C -->|abgelehnt| E[Status: Abgelehnt<br/>kein Einfluss auf Kontingent]
    B -->|storniert| F[Status: Storniert<br/>kein Einfluss auf Kontingent]
    D -->|storniert| F
    E --> G[Sichtbar nur im Reiter<br/>„Alle Anträge“, mit Grund/Entscheider]
    F --> G

Eine vergangene Abwesenheit nacherfassen

Tragen Sie eine Abwesenheit nachträglich ein, deren Ende bereits in der Vergangenheit liegt, behandelt SCS das als Nacherfassung:

• Dürfen Sie Abwesenheiten selbst genehmigen? Dann wird der Eintrag sofort als „Genehmigt" angelegt und die Tage werden unmittelbar vom Kontingent abgebucht - er erscheint also nicht unter „Ausstehend". Er trägt dauerhaft das Kennzeichen „Nacherfassung".
• Dürfen Sie das nicht? Dann bleibt alles wie bisher: Der Antrag geht als „Ausstehend" zur Prüfung. Die prüfende Person sieht dabei ausdrücklich den Hinweis, dass der Zeitraum in der Vergangenheit liegt.

Anträge für die Zukunft sind davon nicht betroffen - sie laufen unverändert durch die Prüfung, auch wenn Sie selbst genehmigen dürften.

Saldo-Prognose zu einem Wunschdatum

Oberhalb der Kontingent-Kacheln steht der Baustein „Saldo-Prognose“: Sie beantworten damit direkt die Frage „Reicht mein Urlaub bis Dezember?“, ohne selbst nachzurechnen.

1. Datum wählen: Klicken Sie in das Datumsfeld und wählen Sie ein Datum in der Zukunft.
2. Prognose lesen: Für jede Abwesenheitsart erscheint eine Kachel mit dem prognostizierten Saldo zu diesem Datum. Weicht er vom aktuellen Saldo ab, zeigt eine kleinere Zahl daneben zusätzlich den heutigen Stand.
3. Aufschlüsselung prüfen: Darunter listet die Kachel, welche genehmigten Abwesenheiten in die Prognose eingerechnet wurden - mit Zeitraum und Tagen.
4. Offene Anträge beachten: Liegt im Zeitraum bis zum Wunschdatum ein noch nicht genehmigter Antrag, erscheint ein Hinweis mit der Tageszahl. Diese Tage sind nicht in der Prognose abgezogen - erst eine Genehmigung senkt den Saldo tatsächlich.
5. Verfall beachten: Verfällt zu Ihrem Wunschdatum bereits ein Übertrag aus dem Vorjahr, weist ein Hinweis auf das Verfallsdatum und die betroffene Tageszahl hin - diese Tage sind dann bereits aus der Prognose herausgerechnet.

Ein Datum in der Vergangenheit zeigt statt einer Prognose einen erklärenden Hinweis - hier gibt es nichts zu prognostizieren. Ebenso zeigt ein Datum, für dessen Jahr noch kein Kontingent hinterlegt ist (etwa weil das nächste Jahr noch nicht angelegt wurde), einen entsprechenden Hinweis statt einer Zahl.

Das gewählte Datum steht in der Adresszeile - ein geteilter Link öffnet bei der empfangenden Person (mit passender Berechtigung) dieselbe Prognose zum selben Datum.

Felder erklärt

Werte & Status

Status eines Antrags

Warum verschwindet ein abgelehnter oder stornierter Antrag aus der Jahresübersicht? Der Jahreskalender zeigt bewusst nur, was für Ihre Urlaubsplanung noch relevant ist: genehmigte und ausstehende Tage. Abgelehnte und stornierte Anträge zählen nicht (mehr) gegen Ihr Kontingent und würden den Kalender nur verwirren, wenn sie dort weiter als Farbfläche stünden. Sie sind deshalb nicht verschwunden, sondern ausschließlich im Reiter „Alle Anträge“ zu finden.

Häufige Fragen

Wie viele Urlaubstage habe ich noch?
Schauen Sie auf die Zahl „Verfügbar“ in der Kontingent-Kachel der jeweiligen Abwesenheitsart. Dieser Wert berücksichtigt bereits genommene und bereits genehmigte, aber noch bevorstehende Tage.

Was bedeutet „Verplant“?
Das sind Tage, die bereits genehmigt wurden, deren Zeitraum aber noch in der Zukunft liegt – sie sind vom „Verfügbar“-Wert bereits abgezogen, aber noch nicht „verbraucht“.

Zählen Wochenenden und Feiertage mit?
Nein. Bei der Berechnung der beantragten Tage werden Wochenenden und Feiertage automatisch nicht mitgezählt.

Kann ich einen halben Tag beantragen?
Ja, über das Kontrollkästchen „Halber Tag“ im Antragsformular. Das ist nur möglich, wenn „Von“ und „Bis“ auf denselben Tag fallen.

Kann ich eine Art ohne hinterlegtes Kontingent beantragen (z. B. Krankheit)?
Ja. Die Auswahlliste enthält alle aktiven Abwesenheitsarten – unabhängig davon, ob Ihnen dafür ein Jahres-Kontingent zugewiesen wurde. Bei Arten ohne Kontingent (typischerweise Krankheit) wird kein Anspruch abgezogen; ein Restanspruch wird dann auch nicht angezeigt.

Warum sehe ich keine Abwesenheitsart zur Auswahl?
Wenn im Antragsfenster ein Hinweis „Keine Abwesenheitsarten konfiguriert“ erscheint und der Button „Beantragen“ deaktiviert ist, hat Ihre Organisation noch keine aktive Abwesenheitsart eingerichtet. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Personalabteilung.

Kann ich einen bereits gestellten Antrag hier selbst stornieren?
Nein, diese Seite bietet keine Stornierungs-Funktion für eigene Anträge. Wenden Sie sich dazu an Ihre Führungskraft oder die Personalabteilung. Im Mitarbeiterportal (eigenständige Anwendung für Beschäftigte, in Vorbereitung - siehe Mitarbeiterportal: Abwesenheiten) dagegen können Sie einen noch ausstehenden eigenen Antrag selbst zurückziehen - dort steht in der Antragsliste die Schaltfläche „Stornieren".

Was passiert, wenn ich im Mitarbeiterportal (in Vorbereitung) auf „Stornieren" klicke?
Es wird zunächst nichts storniert. Es öffnet sich ein Rückfrage-Fenster, das den Zeitraum des betroffenen Antrags nennt und sagt, was die Stornierung auslöst: Sie geht an die Personalverwaltung und nimmt den Eintrag im geteilten Kalender zurück. Erst der Klick auf „Stornieren" in diesem Fenster zieht den Antrag zurück. Wählen Sie stattdessen „Abbrechen" oder schliessen Sie das Fenster, bleibt der Antrag unverändert auf „Ausstehend" - es wurde nichts abgeschickt. Eine ausgeführte Stornierung lässt sich nicht rückgängig machen; Sie können den Antrag aber neu stellen.

Wer genehmigt meinen Antrag?
Ihre Führungskraft bzw. die Personalabteilung sieht Ihren Antrag in einer separaten Freigabe-Ansicht und genehmigt oder lehnt ihn dort ab. Diese Seite zeigt Ihnen nur den jeweils aktuellen Status.

Ich hatte einen Antrag gestellt, der jetzt weg ist - wurde er gelöscht?
Nein. Wurde er abgelehnt oder storniert, verschwindet er nur aus dem Jahreskalender und den beiden Listen der Jahresübersicht - dort werden bewusst nur genehmigte und ausstehende Anträge angezeigt. Öffnen Sie den Reiter „Alle Anträge“ und filtern Sie ggf. nach Status: Ihr Antrag steht dort weiterhin, inklusive Ablehnungsgrund bzw. Storno-Urheber.

Wie erfahre ich, warum mein Antrag abgelehnt wurde?
Öffnen Sie den Reiter „Alle Anträge“, filtern Sie optional nach „Abgelehnt“ und klicken Sie auf den betreffenden Antrag. Das Detailfenster zeigt im Abschnitt „Entscheidung“ den Ablehnungsgrund sowie Namen und Zeitpunkt der entscheidenden Person. Steht dort kein Grund, wurde beim Ablehnen keiner hinterlegt.

Reicht mein Urlaub bis zu einem bestimmten Datum?
Nutzen Sie den Baustein „Saldo-Prognose“ oberhalb der Kontingent-Kacheln: Datum wählen, und Sie sehen sofort den voraussichtlichen Saldo je Abwesenheitsart zu diesem Zeitpunkt - samt Aufschlüsselung, was eingerechnet wurde.

Warum ändert sich die Prognose nicht, obwohl ich ein späteres Datum wähle?
Der prognostizierte Saldo berücksichtigt bereits alle in diesem Jahr genehmigten Abwesenheiten - auch die, die noch bevorstehen. Ein späteres Datum zeigt deshalb denselben Wert, solange dazwischen kein weiterer genehmigter Antrag oder Verfall liegt. Das ist beabsichtigt: die Prognose zeigt Ihren tatsächlichen Endstand, nicht nur den Stand bis zu einem Zwischendatum.

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