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Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll zeigt nach, wer wann was an den Mitarbeiterdaten geändert hat - zum Beispiel eine korrigierte Arbeitszeit, eine neue Bankverbindung oder eine geänderte Steuer-ID. So können Sie nachvollziehen, welche Änderung zu welchem Zeitpunkt von wem vorgenommen wurde.

Protokolliert werden derzeit die Zeiterfassung (alle Änderungen, einschliesslich Kommen/Gehen, Freigabe und Wiedereröffnung eines Monats) sowie die Mitarbeiterstammdaten (Anlegen, Ändern, Kündigen). Die übrigen Personalbereiche werden schrittweise ergänzt; solange dort noch keine Einträge erscheinen, liegt das nicht an einem Filter.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/audit

Was kann ich hier tun?

  • Alle Änderungen der letzten 30 Tage als Kennzahlen einsehen (Anzahl Änderungen, häufigster Bereich, häufigste Aktion)
  • Das Protokoll nach Bereich, Aktion und Zeitraum filtern
  • Einen einzelnen Protokolleintrag öffnen und den alten sowie den neuen Wert im Detail vergleichen

Schritt für Schritt

Änderungen zu einem bestimmten Bereich finden

  1. Öffnen Sie Änderungsprotokoll.
  2. Wählen Sie im Filter „Alle Bereiche" den gewünschten Bereich aus, z. B. „absence" oder „bank_info".
  3. Grenzen Sie bei Bedarf zusätzlich per Aktion und Zeitraum (Von/Bis) weiter ein.

Eine einzelne Änderung im Detail ansehen

  1. Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Eintrag.
  2. Im Seitenfenster sehen Sie Mitarbeiter, Bereich, Aktion, geändertes Feld, alten und neuen Wert, wer die Änderung vorgenommen hat, den Zeitpunkt und — falls vorhanden — die IP-Adresse.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Mitarbeiter Person, deren Daten geändert wurden —
Bereich Datenbereich der Änderung Siehe Werteliste unten
Aktion Art der Änderung Siehe Werteliste unten
Feld Konkretes geändertes Datenfeld Nur bei Änderungen einzelner Felder befüllt
Alter Wert / Neuer Wert Werte vor und nach der Änderung Nur bei Aktion „Aktualisierung" mit beiden Werten befüllt
Geändert von Person oder System, die die Änderung vorgenommen hat —
Änderungstyp Ob die Änderung durch einen Admin, den Mitarbeiter selbst oder automatisiert durch das System erfolgte —
Zeitpunkt Datum und Uhrzeit der Änderung —
IP-Adresse IP-Adresse, von der die Änderung ausgeführt wurde Nur vorhanden, wenn beim Schreiben des Eintrags erfasst

Das Protokoll speichert bewusst keine Klarnamen, Gehaltsbeträge oder E-Mail-Adressen. Festgehalten werden der Vorgang, die beteiligten Datensätze und die Kennung der handelnden Person - den Namen dazu zeigt der jeweilige Mitarbeiter- oder Benutzerdatensatz.

Werte & Status

Bereich

Wert Bedeutung
employee Stammdaten des Mitarbeiters
contract Arbeitsvertrag
absence Abwesenheit
time_entry Zeiterfassungseintrag
bank_info Bankverbindung
insurance Versicherung
tax_info Steuerdaten
emergency_contact Notfallkontakt
id_document Ausweisdokument
permit Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis
qualification Qualifikation
language Sprachkenntnis
report Bericht

Aktion

Wert Bedeutung
create Ein neuer Datensatz wurde angelegt
update Ein bestehender Datensatz wurde geändert
delete Ein Datensatz wurde gelöscht
approve Ein Antrag wurde genehmigt
reject Ein Antrag wurde abgelehnt

Häufige Fragen

Kann ich einen Protokolleintrag bearbeiten oder löschen?
Nein. Das Änderungsprotokoll ist rein lesend — es dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit und kann über diese Seite nicht verändert werden.

Warum ist bei manchen Einträgen kein „Feld" angegeben?
Nicht jede Aktion bezieht sich auf ein einzelnes Feld — zum Beispiel wird beim Anlegen oder Löschen eines ganzen Datensatzes kein einzelnes Feld protokolliert.

Wie weit reicht das Protokoll zurück?
Die Kennzahlen oben (Änderungen, häufigster Bereich, häufigste Aktion) beziehen sich auf die letzten 30 Tage. Die Liste selbst kann über die Filter „Von"/„Bis" auch weiter zurückliegende Zeiträume anzeigen.

Wird bei jeder Änderung im System automatisch ein Eintrag erzeugt?
Noch nicht überall. Vollständig protokolliert sind die Zeiterfassung und die Mitarbeiterstammdaten; die übrigen Personalbereiche werden nach und nach angeschlossen. Ein leerer Bereich bedeutet deshalb nicht, dass dort nichts geändert wurde - er bedeutet, dass die Protokollierung dort noch nicht greift.

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