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Beschaffung

Hier verwalten Sie Bestellanfragen für Büromaterial, IT-Ausstattung, Möbel, Software und Dienstleistungen sowie die Lieferanten, bei denen bestellt wird. Eine Bestellanfrage durchläuft einen festen Ablauf von der Erstellung bis zum Eintreffen der Ware.

Was kann ich hier tun?

  • Neue Bestellanfragen anlegen und bearbeiten, solange sie noch als Entwurf vorliegen
  • Bestellanfragen einreichen, genehmigen oder ablehnen
  • Genehmigte Anfragen als bestellt und später als erhalten markieren
  • Lieferanten anlegen, durchsuchen und deren Aktiv-Status einsehen
  • Nach Titel, Status, Kategorie und weiteren Kriterien suchen und filtern
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Ansicht: /hr/procurement

Schritt für Schritt

  1. Neue Bestellanfrage erstellen: Auf den Reiter „Bestellanfragen" wechseln, „Neue Bestellanfrage" anklicken, Titel, Antragsteller, Kategorie, geschätzten Betrag, Dringlichkeit, Lieferant und Beschreibung eintragen und speichern. Die Anfrage wird zunächst als Entwurf angelegt.
  2. Bestellanfrage einreichen: Bei einer Anfrage im Status „Entwurf" auf das Einreichen-Symbol klicken. Die Anfrage wechselt in den Status „Eingereicht" und wartet auf Genehmigung.
  3. Genehmigen oder ablehnen: Bei einer eingereichten Anfrage über die grünen bzw. roten Symbole genehmigen oder ablehnen.
  4. Bestellen und Wareneingang erfassen: Eine genehmigte Anfrage über das LKW-Symbol als „Bestellt" markieren, sobald die Bestellung beim Lieferanten ausgelöst wurde. Sobald die Ware eingetroffen ist, über das Paket-Symbol als „Erhalten" markieren.
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/procurement

Felder erklärt

Feld Bedeutung Notizen/Auswirkung
Titel Kurzbezeichnung der Bestellanfrage Pflichtfeld
Antragsteller Person, für die/von der die Anfrage gestellt wird Pflichtfeld, wird als Mitarbeiter-ID erfasst
Kategorie Art der Anschaffung (siehe Werte & Status) Steuert die farbige Kategorie-Kennzeichnung in der Tabelle
Geschätzter Betrag Voraussichtliche Kosten der Anschaffung Optional; wird zusammen mit der Währung angezeigt
Dringlichkeit Wie eilig die Anschaffung ist (siehe Werte & Status) Beeinflusst nur die Anzeige, keine automatische Eskalation
Lieferant Name des gewünschten Lieferanten als Freitext Optional; unabhängig vom Lieferanten-Verzeichnis im Reiter „Lieferanten"
Beschreibung Ausführlichere Erläuterung der Anschaffung Optional
Erstellt am Datum der Anlage der Anfrage Wird automatisch gesetzt
Status Aktueller Stand im Beschaffungsprozess (siehe Werte & Status) Bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind

Lieferanten-Reiter:

Feld Bedeutung Notizen/Auswirkung
Name Firmenname des Lieferanten Pflichtfeld
Ansprechpartner Kontaktperson beim Lieferanten Optional
E-Mail E-Mail-Adresse des Lieferanten Optional
Telefon Telefonnummer des Lieferanten Optional
Website Internetadresse des Lieferanten Optional; wird in der Tabelle als anklickbarer Link angezeigt
Adresse Postanschrift des Lieferanten Optional
Status Aktiv oder Inaktiv Neue Lieferanten werden standardmäßig als aktiv angelegt

Werte & Status

Status der Bestellanfrage

Label Bedeutung Was passiert dann
Entwurf Anfrage wurde angelegt, aber noch nicht eingereicht Kann bearbeitet, eingereicht oder gelöscht werden
Eingereicht Anfrage wurde zur Genehmigung vorgelegt Kann genehmigt oder abgelehnt werden
Genehmigt Anfrage wurde freigegeben Kann als bestellt markiert werden
Abgelehnt Anfrage wurde nicht freigegeben Keine weiteren Aktionen im normalen Ablauf vorgesehen
Bestellt Bestellung wurde beim Lieferanten ausgelöst Kann als erhalten markiert werden
Erhalten Ware bzw. Leistung ist eingetroffen Ablauf abgeschlossen
Storniert Anfrage wurde zurückgezogen Kann gelöscht werden

Kategorie

Label Bedeutung
Bürobedarf Verbrauchsmaterial und Büroausstattung
IT-Ausstattung Hardware und technisches Zubehör
Möbel Büromöbel
Software Softwarelizenzen und -abonnements
Dienstleistungen Extern eingekaufte Leistungen
Sonstiges Alles, was in keine andere Kategorie passt

Dringlichkeit

Label Bedeutung
Niedrig Keine Eile
Normal Standardmäßige Bearbeitung
Hoch Sollte bevorzugt bearbeitet werden
Dringend Erfordert sofortige Aufmerksamkeit 
flowchart LR
    A[Entwurf] -->|Einreichen| B[Eingereicht]
    B -->|Genehmigen| C[Genehmigt]
    B -->|Ablehnen| D[Abgelehnt]
    C -->|Als bestellt markieren| E[Bestellt]
    E -->|Als erhalten markieren| F[Erhalten]
    A -->|Löschen| G[Storniert/gelöscht]

Häufige Fragen

Kann ich eine bereits eingereichte Bestellanfrage noch ändern?
Nein. Sobald eine Anfrage eingereicht, genehmigt, bestellt oder in einem späteren Status ist, lassen sich die Angaben nicht mehr bearbeiten. Nur Anfragen im Status „Entwurf" können geändert werden.

Warum finde ich keinen Löschen-Button bei meiner Bestellanfrage?
Löschen ist nur bei Anfragen im Status „Entwurf" oder „Storniert" möglich, um versehentliches Entfernen bereits laufender Vorgänge zu verhindern.

Was ist der Unterschied zwischen dem Lieferanten-Feld bei einer Bestellanfrage und dem Lieferanten-Verzeichnis?
Das Lieferanten-Feld bei einer Bestellanfrage ist ein freies Textfeld für den Namen des gewünschten Lieferanten. Das Lieferanten-Verzeichnis im Reiter „Lieferanten" ist eine separate Liste mit Kontaktdaten – beide sind derzeit nicht automatisch miteinander verknüpft.

Wer kann eine Bestellanfrage genehmigen?
Das hängt von den Berechtigungen der jeweiligen Person im System ab. Nicht jede Person mit Zugriff auf diese Seite kann automatisch auch genehmigen.

Was bedeutet der geschätzte Betrag genau?
Es handelt sich um eine Kostenschätzung zum Zeitpunkt der Antragstellung, keine verbindliche Rechnungssumme.

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