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Posteingang und Teamstatus (Vorgesetzte)

Führen Sie Mitarbeitende, erscheinen auf dem Dashboard des Mitarbeiterportals zwei zusätzliche Kacheln: der Posteingang mit allen Vorgängen, die auf Ihre Entscheidung warten, und der Teamstatus mit der Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden für einen ausgewählten Tag. Beide Kacheln sehen ausschließlich Führungskräfte; wer niemanden führt, sieht sein Dashboard unverändert.

In Vorbereitung. Diese beiden Kacheln gehören zum Mitarbeiterportal - der eigenständigen Anwendung für Beschäftigte - und sind erst erreichbar, sobald das Portal freigeschaltet ist (siehe Mitarbeiterportal: Startseite). In der Admin-Oberfläche gibt es sie nicht: „Mein Bereich" führt keine solchen Kacheln. Bis zur Freischaltung entscheiden Sie Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeitenden in der Admin-Oberfläche unter Abwesenheiten.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /

Was kann ich hier tun?

  • Alle offenen Abwesenheitsanfragen Ihrer Mitarbeitenden auf einen Blick sehen
  • Eine Anfrage direkt aus dem Posteingang heraus genehmigen oder ablehnen
  • Für einen beliebigen Tag sehen, wer eingestempelt, ausgestempelt, nicht eingestempelt oder nicht im Büro ist
  • Den Teamstatus nach einem Zustand filtern und den gefilterten Stand als Link weitergeben

Schritt für Schritt

  1. Eine offene Anfrage entscheiden

    1. Melden Sie sich im Mitarbeiterportal an (siehe Mitarbeiterportal: Anmeldung). Sie landen auf dem Dashboard.
    2. Suchen Sie die Anfrage in der Kachel Posteingang. Jeder Eintrag zeigt Name, Abwesenheitsart, Zeitraum, Anzahl der Tage und - falls angegeben - die Begründung.
    3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Der Eintrag verschwindet unmittelbar aus der Liste, das Kontingent der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters wird bei einer Genehmigung im selben Zug verbucht.

  2. Den Teamstatus für einen anderen Tag ansehen

    1. Wählen Sie in der Kachel Teamstatus oben rechts ein Datum.
    2. Die Zählungen und die Personenliste beziehen sich anschließend auf diesen Tag.

  3. Nach einem Zustand filtern

    1. Klicken Sie auf einen der Zustände (zum Beispiel Nicht eingestempelt).
    2. Die Liste zeigt nur noch Personen in diesem Zustand. Ein erneuter Klick hebt den Filter auf.
    3. Tag und Filter stehen in der Adresszeile - der Link zeigt einer Kollegin oder einem Kollegen genau denselben Stand, sofern diese Person dieselbe Berechtigung hat.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Notizen/Auswirkung
Posteingang: Zähler Wie viele Vorgänge auf Ihre Entscheidung warten Bedeutet „so viel liegt bei mir", nicht „so viel ist passiert"
Sie entscheiden als Vertretung Sie sind für diese Person als Abwesenheitsvertretung eingetragen, nicht als Vorgesetzte oder Vorgesetzter Sie dürfen die Anfrage entscheiden, sehen diese Person aber nicht im Teamstatus
Teamstatus: Datum Der Tag, auf den sich Zählungen und Liste beziehen Vorbelegt mit dem heutigen Tag
Teamstatus: Zustand Anwesenheitszustand einer Person an diesem Tag Siehe Tabelle unten

Werte & Status

Zustände im Teamstatus

Label Bedeutung Was passiert dann
Eingestempelt Die Person hat an diesem Tag eingestempelt und noch nicht ausgestempelt –
Ausgestempelt Die Person hat an diesem Tag ein- und wieder ausgestempelt –
Nicht eingestempelt Für diesen Tag liegt kein Zeiteintrag vor, und es ist auch keine Abwesenheit genehmigt Der Zustand, den Sie in der Regel nachfragen wollen
Nicht im Büro Für diesen Tag ist eine Abwesenheit genehmigt Angezeigt wird die Art der Abwesenheit, kein Grund und kein Freitext

Wer darf was

  • Ihre Mannschaft ist die, die in der Personalakte hinterlegt ist. Maßgeblich ist das Feld Vorgesetzter der jeweiligen Person (Personal → Mitarbeiter). Wer dort nicht auf Sie zeigt, erscheint bei Ihnen nirgends.
  • Die Begrenzung wird auf dem Server durchgesetzt, nicht in der Anzeige ausgeblendet. Ein Aufruf ohne Führungsverantwortung wird abgewiesen und liefert keinerlei Personendaten - auch nicht, ob eine bestimmte Person überhaupt existiert.
  • Abwesenheitsvertretung ist weniger als Führung. Sind Sie in der Personalakte nur als Abwesenheitsvertretung eingetragen, erscheinen die betreffenden Anfragen in Ihrem Posteingang, gekennzeichnet mit „Sie entscheiden als Vertretung". Den Teamstatus dieser Personen sehen Sie nicht: Anwesenheitszeiten sind eine weitergehende Auskunft als eine einzelne Urlaubsfreigabe.
  • Über den eigenen Antrag entscheiden Sie nicht. Das Vier-Augen-Prinzip gilt hier genauso wie in der Personalverwaltung.

Häufige Fragen

Ein Eintrag ist aus meinem Posteingang verschwunden, ohne dass ich etwas getan habe. Ist er verloren?
Nein. Der Posteingang ist eine Arbeitsliste, keine Chronik: Ein Eintrag steht dort, solange der Vorgang eine Entscheidung braucht, und verschwindet, sobald er entschieden ist - unabhängig davon, wer ihn entschieden hat. Hat Ihre Vertretung oder die Personalabteilung die Anfrage bearbeitet, ist die Sache erledigt. Den Antrag selbst und wer ihn entschieden hat, finden Sie weiterhin in der Antragsliste unter Abwesenheiten.

Ich führe Mitarbeitende, sehe die beiden Kacheln aber nicht.
Prüfen Sie zuerst, ob Sie im Mitarbeiterportal sind: In „Mein Bereich" der Admin-Oberfläche gibt es diese Kacheln nicht. Sind Sie im Portal und die Kacheln fehlen trotzdem, zeigt in der Personalakte niemand mit dem Feld Vorgesetzter auf Sie. Bitten Sie die Personalabteilung, die Zuordnung einzutragen; die Kacheln erscheinen danach ohne weiteres Zutun.

Ist das dasselbe wie „Mein Bereich" in der Admin-Oberfläche?
Nein. „Mein Bereich" ist die Selbstbedienung innerhalb der Admin-Oberfläche und zeigt Ihre eigenen Angaben - Posteingang und Teamstatus gibt es dort nicht. Diese Seite beschreibt das Mitarbeiterportal, eine eigenständige Anwendung mit eigener Adresse für Beschäftigte ohne Verwaltungszugang. Sie ist noch in Vorbereitung.

Warum sehe ich den Teamstatus nicht, obwohl Anfragen in meinem Posteingang liegen?
Dann sind Sie für diese Personen als Abwesenheitsvertretung eingetragen, nicht als Vorgesetzte oder Vorgesetzter. Das genügt für die Entscheidung über eine Abwesenheit, nicht für die Einsicht in Anwesenheitszeiten.

Kann ich im Teamstatus sehen, warum jemand nicht im Büro ist?
Sie sehen die Art der Abwesenheit, zum Beispiel „Urlaub". Ein Grund oder ein Freitext des Antrags wird dort bewusst nicht angezeigt.

Auf dem Handy sind die Kacheln bedienbar?
Ja. Beide Kacheln sind ab 390 Pixel Breite ohne seitliches Scrollen nutzbar; die Schaltflächen brechen bei Bedarf um.

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