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Urlaubsanspruch manuell korrigieren

Manchmal weicht der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters vom automatisch berechneten Wert ab - etwa weil aus dem Vorjahr noch Resttage übrig sind, weil jemand an einem Feiertag gearbeitet hat und dafür einen Tag Extra-Urlaub bekommt, oder weil ein Sonderfall einen Abzug nötig macht. Für genau diese Fälle können Sie den Anspruch manuell korrigieren, ohne den zugrunde liegenden Basis-Anspruch (etwa die 30 Vertragstage) anzutasten.

Jede Korrektur wird als eigene, dauerhaft nachvollziehbare Position gespeichert: mit Datum, Person, Anzahl der Tage und Begründung. So bleibt jederzeit erkennbar, wer wann wie viel und warum gutgeschrieben oder abgezogen hat.

Was kann ich hier tun?

  • Den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters für ein bestimmtes Jahr erhöhen oder verringern - um beliebig viele ganze oder halbe Tage. Fünf Resttage sind eine einzige Korrektur, nicht fünf.
  • Den Übertrag aus dem Vorjahr als solchen hinterlegen, damit er in der Kontingent-Kachel getrennt vom laufenden Anspruch ausgewiesen wird.
  • Zu jeder Korrektur eine Begründung hinterlegen (Pflichtfeld).
  • Die Historie aller Korrekturen einsehen - in der Personalakte und im Mitarbeiterportal (eigenständige Anwendung für Beschäftigte, in Vorbereitung).

Wo finde ich die Funktion?

Öffnen Sie Personal → Mitarbeiter, wählen Sie den Mitarbeiter aus und wechseln Sie in den Reiter Urlaub. Oben sehen Sie die Kontingent-Kachel mit dem Basis-Anspruch. Darunter finden Sie den Bereich Anspruch-Korrekturen mit der Schaltfläche Korrektur anlegen.

Die Funktion ist nur für Personen mit dem Recht Personal verwalten sichtbar. Ohne dieses Recht sehen Sie die bestehenden Korrekturen zwar in der Kontingent-Kachel, können aber keine neue anlegen.

Die Schaltfläche bleibt immer sichtbar: Ist der Bereich geöffnet, heisst sie Schliessen und führt zurück in den geschlossenen Zustand. Ob der Bereich geöffnet ist, steht ausserdem in der Adresszeile - ein geteilter Link öffnet ihn beim Empfänger genauso, und die Zurück-Schaltfläche des Browsers schliesst ihn wieder.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/employees

Wenn für das Jahr noch kein Anspruch hinterlegt ist

Eine Korrektur setzt immer auf einem bestehenden Urlaubsanspruch auf. Ist für den Mitarbeiter im gewählten Jahr noch keiner hinterlegt - der Normalfall unmittelbar nach dem Jahreswechsel und bei frisch angelegten Mitarbeitern -, gibt es nichts, was sich korrigieren liesse.

Der Bereich sagt Ihnen das in diesem Fall ausdrücklich und bietet den nächsten Schritt gleich mit an: über Anspruch für dieses Jahr anlegen kommen Sie direkt nach Personal → Abwesenheiten → Ansprüche, bereits auf das gewählte Jahr eingestellt. Dort legen Sie den Anspruch an; danach lässt sich er im Reiter Urlaub wie beschrieben korrigieren.

Werden die Ansprüche gerade noch geladen, steht dort „Ansprüche werden geladen …" statt der Meldung, dass keine Abwesenheitsart vorhanden ist. Die beiden Zustände sind bewusst unterscheidbar - ein noch laufender Abruf ist keine Aussage darüber, ob ein Anspruch existiert.

Eine Korrektur anlegen

  1. Klicken Sie im Reiter Urlaub auf Korrektur anlegen.
  2. Wählen Sie die Abwesenheitsart (in der Regel „Urlaub").
  3. Wählen Sie die Art der Korrektur: „Manuelle Korrektur" für den Normalfall, „Übertrag aus dem Vorjahr" für den Restanspruch des Vorjahres. Ein Übertrag ist immer eine Gutschrift; die Richtung ist dann fest vorgegeben.
  4. Wählen Sie die Richtung: „Gutschrift (+)" schreibt Tage gut, „Abzug (−)" zieht Tage ab.
  5. Tragen Sie die Anzahl Tage ein - ganze oder halbe Tage, zum Beispiel 5 oder 2,5. Es gibt keine Begrenzung auf einen Tag; das Höchstmaß je Korrektur sind 365 Tage.
  6. Tragen Sie eine Begründung ein - zum Beispiel „Arbeit an einem Feiertag (Ersatztag)". Ohne Begründung lässt sich die Korrektur nicht speichern.
  7. Das Gültigkeitsjahr ist das Jahr, das oben im Reiter ausgewählt ist. Möchten Sie eine Korrektur für ein anderes Jahr, wechseln Sie zuerst oben das Jahr.
  8. Klicken Sie auf Korrektur speichern.
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/employees

Die neue Position erscheint sofort in der Kontingent-Kachel, und der verfügbare Rest-Anspruch wird entsprechend angepasst.

Resturlaub aus dem Vorjahr hinterlegen

Hat ein Mitarbeiter aus dem Vorjahr noch Resttage, die im laufenden Jahr zählen sollen, legen Sie dafür eine Korrektur an: Art „Übertrag aus dem Vorjahr", Anzahl Tage entsprechend dem Restanspruch, Begründung zum Beispiel „Resturlaub 2025".

Der Übertrag erscheint danach in der Kontingent-Kachel mit der Kennzeichnung Übertrag und zusätzlich als eigene Summenzeile „Übertrag aus dem Vorjahr" unter dem Basis-Anspruch. So bleibt erkennbar, welcher Teil des verfügbaren Anspruchs aus dem laufenden Jahr stammt und welcher aus dem Vorjahr - er verschwindet nicht als anonyme Gutschrift im Gesamtwert.

Der automatische Jahresübertrag aus den Urlaubsrichtlinien bleibt davon unberührt. Die hier beschriebene Korrektur ist der handische Weg für Fälle, die der automatische Übertrag nicht erfasst hat.

Wie die Korrekturen in die Berechnung einfliessen

Der Rest-Anspruch ergibt sich aus Basis-Anspruch + Übertrag + Summe der Korrekturen − genommene Tage. Eine Gutschrift von fünf Tagen erhöht also den verfügbaren Rest-Anspruch um fünf Tage - und ein Urlaubsantrag, der diese zusätzlichen Tage nutzt, wird korrekt gegen das erhöhte Kontingent geprüft.

Ein Abzug ist nur so weit möglich, wie Deckung vorhanden ist: Basis-Anspruch plus Übertrag plus bisherige Korrekturen dürfen zusammen nicht unter null fallen. Tage aus dem Übertrag zählen dabei als Deckung mit.

Der Basis-Anspruch selbst bleibt unverändert. In der Kontingent-Kachel steht er weiterhin oben; die Korrekturen erscheinen als eigene Zeilen darunter.

Warum sich eine Korrektur nicht ändern oder löschen lässt

Korrekturen sind unveränderlich. Haben Sie sich vertan oder soll eine Gutschrift rückgängig gemacht werden, legen Sie einfach eine Gegen-Korrektur an (zum Beispiel „Abzug (−) 5 Tage" mit entsprechender Begründung). Dadurch bleibt die vollständige Historie erhalten - so ist bei jeder späteren Prüfung erkennbar, was ursprünglich gebucht und was später korrigiert wurde.

Jede Korrektur wird zusätzlich revisionssicher protokolliert.

Korrekturen, die das System selbst gebucht hat

Neben den Korrekturen, die Sie von Hand anlegen, kann auch das System eine Position buchen. Solche Zeilen tragen in der Kontingent-Kachel die Kennzeichnung Systemkorrektur - daran erkennen Sie sofort, dass keine Person sie eingetragen hat.

Der bisher einzige Fall ist die Nachkorrektur nach der Ersatztag-Reparatur (siehe Kalender & Feiertage): Urlaubsanträge, die vor dieser Umstellung genehmigt wurden und einen Ersatz-Werktag einschliessen, haben diesen Tag als Urlaub abgebucht, obwohl er arbeitsfrei ist. Der zu viel abgebuchte Tag wird dem Mitarbeiter als Systemkorrektur gutgeschrieben.

Dabei gilt bewusst:

  • Der genehmigte Antrag bleibt unverändert. Seine gespeicherte Tageszahl, sein Genehmiger und sein Zeitstempel werden nicht angetastet - ein entschiedener Vorgang wird nicht nachträglich umgeschrieben. Die Differenz erscheint stattdessen als eigene, sichtbare Position im Urlaubskonto.
  • Die Begründung nennt Anlass und Datum. Sie enthält die Ticketnummer und den betroffenen Feiertag, sodass sich jede Gutschrift einem konkreten Antrag zuordnen lässt.
  • Abgeschlossene Urlaubsjahre bleiben unberührt. Ist der Übertrag eines Jahres laut Ihrer Verfallsregel bereits verfallen, wird für dieses Jahr nichts mehr gebucht.
  • Es wird nie zweimal gutgeschrieben. Eine bereits gebuchte Systemkorrektur wird erkannt und nicht wiederholt.
  • Es wird nie abgezogen. Die Nachkorrektur gibt nur zurück; sie zieht einem Mitarbeiter nachträglich nichts ab.

Zusätzlich wird jede Systemkorrektur im Protokoll der Personalakte festgehalten - dort ist sie mit dem betroffenen Antrag verknüpft und als „System" gekennzeichnet.

Möchten Sie eine Systemkorrektur rückgängig machen, legen Sie wie bei jeder anderen Position eine Gegen-Korrektur an. Auch Systemkorrekturen sind unveränderlich.

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