Urlaubsplanung

Auf dieser Seite stimmen Sie Ihren Urlaub mit allen anderen ab, bevor Sie ihn offiziell beantragen. Sie sehen in einer Übersicht, wer wann geplant, beantragt oder bereits genehmigt abwesend ist - unternehmensweit, nicht nur in Ihrem eigenen Team. Ihre eigene Vormerkung tragen Sie hier unverbindlich ein und wandeln sie später mit einem Klick in einen richtigen Antrag um.

Was kann ich hier tun?

• Sehen, wer im gewählten Zeitraum abwesend ist - alle Kolleginnen und Kollegen, quer über alle Teams
• Erkennen, in welchem Zustand eine Abwesenheit ist: geplant, beantragt oder genehmigt
• Eigenen Urlaub unverbindlich vormerken, ohne dass jemand ihn genehmigen muss und ohne dass Ihr Kontingent belastet wird
• Eine eigene Vormerkung ändern, löschen oder mit einem Klick als offiziellen Antrag einreichen
• Die Ansicht auf ein Team, eine Abteilung oder bestimmte Zustände einschränken

Was andere von Ihnen sehen: Bei Kolleginnen und Kollegen sehen Sie ausschliesslich Zeitraum und Zustand - nie, um welche Abwesenheitsart es sich handelt. Und in dieser Übersicht erscheinen überhaupt nur Arten, die für die Planung freigegeben sind (im Auslieferungszustand: Urlaub). Eine Krankmeldung taucht bei anderen gar nicht erst auf. Ihre eigenen Einträge sehen Sie dagegen immer vollständig, mit Art und Farbe.

Schritt für Schritt

1. Zeitraum wählen: Oben links blättern Sie mit den Pfeilen vor und zurück, „Heute“ springt zurück zum laufenden Monat. Rechts daneben stellen Sie ein, ob Sie einen Monat oder ein ganzes Quartal sehen möchten.
2. Übersicht lesen: Jede Zeile ist eine Person, jede Spalte ein Tag. Eine belegte Zelle zeigt den Zustand über die Form: vollflächig = genehmigt, umrandet = beantragt, schraffiert = geplant. Bei Ihren eigenen Einträgen steht die Farbe zusätzlich für die Abwesenheitsart; bei fremden Einträgen erscheint eine neutrale Farbe und als Text „Abwesend“. Wochenenden und ganztägige Feiertage einer Person werden dabei nie als belegter Tag angezeigt, selbst wenn sie innerhalb eines Zeitraums liegen: Ein Feiertag erscheint stattdessen grün hinterlegt und beim Überfahren mit der Maus als „Feiertag“ gekennzeichnet. Fahren Sie mit der Maus über eine Zelle, um Person, Datum und Zustand als Text zu lesen.
3. Eigenen Urlaub vormerken: Klicken Sie oben rechts auf „Planung vormerken“. Wählen Sie die Abwesenheitsart und den Zeitraum, optional eine Anmerkung, und bestätigen Sie mit „Vormerken“. Der Eintrag erscheint sofort schraffiert in Ihrer Zeile - für alle sichtbar, aber noch völlig unverbindlich.
4. Abstimmen: Prüfen Sie in der Übersicht, ob im gewünschten Zeitraum bereits andere geplant oder beantragt abwesend sind, und sprechen Sie sich im Team ab. Passt es nicht, öffnen Sie Ihre eigene Vormerkung und löschen sie wieder.
5. Antrag einreichen: Klicken Sie Ihre eigene Vormerkung an und dann auf „Jetzt als Antrag einreichen“. Dieselben Daten laufen ab diesem Moment als normaler Urlaubsantrag weiter: Ihre Führungskraft bzw. die Personalabteilung bekommt ihn zur Prüfung, und erst mit der Genehmigung werden Tage von Ihrem Kontingent abgezogen.

flowchart LR
    A[Geplant<br/>unverbindlich] -->|Jetzt als Antrag einreichen| B[Beantragt]
    A -->|löschen| Z[weg]
    B --> C{Prüfung durch<br/>Führungskraft/HR}
    C -->|genehmigt| D[Genehmigt<br/>zählt gegen Kontingent]
    C -->|abgelehnt| E[Abgelehnt<br/>kein Einfluss auf Kontingent]

Felder erklärt

Werte & Status

Zustand einer Abwesenheit

Abwesenheitsart

Bei eigenen Einträgen wird die Art über Farbe und Beschriftung gezeigt. Sie stammt vollständig aus der Stammdatenpflege der Abwesenheitsarten - es gibt keine feste Liste: legt Ihre Personalabteilung eine weitere Art an (z. B. „Sabbatical“), erscheint sie ohne weiteres Zutun mit ihrem Namen und ihrer Farbe.

Bei fremden Einträgen wird die Art grundsätzlich nicht angezeigt. Sie sehen dort nur Zeitraum und Zustand. Das ist bewusst so festgelegt: der Grund einer Abwesenheit geht niemanden ausser der betroffenen Person und der Personalabteilung etwas an.

Welche Arten überhaupt an der Planung teilnehmen, steuert die Personalabteilung je Art über die Einstellung „An der Urlaubsplanung teilnehmen“ (Abwesenheiten → Arten). Im Auslieferungszustand ist das nur bei den Urlaubs-Arten gesetzt. Nur solche Arten lassen sich vormerken, und nur solche Einträge erscheinen bei anderen überhaupt in der Übersicht - alles andere, insbesondere Krankheit, bleibt vollständig privat. Soll später eine weitere Art teilnehmen (z. B. Sonderurlaub), genügt der Haken; es ist keine Änderung am Programm nötig.

Häufige Fragen

Warum sehe ich Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams?
Das ist beabsichtigt. Die Übersicht ist unternehmensweit, damit sich Urlaube auch über Teamgrenzen hinweg abstimmen lassen. Der Teamfilter hilft beim Sortieren, er schränkt aber nicht ein, was Sie sehen dürfen.

Wird mein Urlaubskontingent kleiner, wenn ich etwas vormerke?
Nein. Eine Vormerkung ist unverbindlich und berührt Ihr Kontingent überhaupt nicht. Abgezogen wird ausschließlich, was genehmigt wurde.

Kann ich die Vormerkung einer anderen Person ändern?
Nein. Sie sehen alle Vormerkungen, ändern, löschen und einreichen können Sie aber nur Ihre eigenen.

Ich habe vorgemerkt - muss ich trotzdem noch einen Antrag stellen?
Ja. Die Vormerkung ist die Abstimmung im Team, der Antrag die offizielle Freigabe. Öffnen Sie Ihre Vormerkung und klicken Sie „Jetzt als Antrag einreichen“ - Sie müssen nichts neu eingeben.

Warum lässt sich meine Vormerkung nicht einreichen?
Beim Einreichen greifen die verbindlichen Regeln, die beim Vormerken bewusst ausgesetzt sind: Restkontingent, Sperrzeiten und die Urlaubsrichtlinien. Der Hinweis nennt jeweils den konkreten Grund.

Warum steht bei einer Abwesenheit nur „Abwesend“?
Weil die Abwesenheitsart bei fremden Einträgen grundsätzlich nicht angezeigt wird. Sie sehen den Zeitraum und den Zustand, aber nicht den Grund. Bei Ihren eigenen Einträgen steht die Art dagegen vollständig da.

Sieht jetzt jeder, wenn ich krank bin?
Nein. In der Urlaubsplanung erscheinen ausschliesslich Arten, die dafür freigegeben sind - im Auslieferungszustand nur Urlaub. Eine Krankmeldung taucht bei anderen überhaupt nicht auf, weder mit noch ohne Bezeichnung. Sie selbst sehen Ihre eigenen Krankmeldungen in Ihrer Zeile.

Warum kann ich beim Vormerken nicht jede Abwesenheitsart auswählen?
Zur Auswahl stehen nur die Arten, die Ihre Personalabteilung für die Planung freigegeben hat. Alles andere - etwa eine Krankmeldung - melden Sie wie bisher direkt als Antrag unter „Meine Abwesenheiten“.

Warum ist bei einem vorgemerkten Zeitraum über ein Wochenende Samstag/Sonntag nicht mitschraffiert?
Das ist beabsichtigt: Wochenenden und ganztägige Feiertage zählen nie als Abwesenheitstag und werden im Raster deshalb auch nicht als belegt dargestellt - unabhängig davon, ob der Eintrag geplant, beantragt oder genehmigt ist. Ein Feiertag im Zeitraum bleibt als solcher (grün) erkennbar statt als Urlaubstag zu erscheinen.

Kann ich einen Link zu einer bestimmten Ansicht weitergeben?
Ja. Zeitraum, Ansichtsmodus, Filter und Seite stehen in der Adresse. Wer den Link öffnet, sieht denselben Ausschnitt.

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