Recruiting

Hier verwalten Sie den gesamten Bewerbungsprozess: von der Stellenausschreibung über die Bewerber-Pipeline bis zur Übernahme als Mitarbeiter. Sie legen Stellen an, verfolgen Kandidaten durch die einzelnen Bewerbungsphasen, bewerten sie mit Formularen und tauschen sich direkt mit ihnen aus.

Was kann ich hier tun?

Stellenausschreibungen anlegen, bearbeiten, löschen und ihren Status pflegen (offen/geschlossen/besetzt).
Kandidaten zu einer Stelle hinzufügen und ihren Lebenslauf hochladen/herunterladen.
Kandidaten auf einem Pipeline-Board per Bewerbungsphase (Beworben → Vorauswahl → Vorstellungsgespräch → Angebot → Eingestellt/Abgelehnt) verschieben.
Kandidaten ablehnen, mit optionalem Ablehnungsgrund und Kommentar.
Bewertungsformulare mit eigenen Kriterien für Vorstellungsgespräche erstellen und Bewertungen samt Gesamturteil und Empfehlung erfassen.
Bewerbungsphasen (auch eigene, zusätzliche Zwischenschritte) konfigurieren.
Mit Kandidaten über eine Nachrichtenfunktion kommunizieren.
Notizen zu einem Kandidaten hinterlegen.
Einen Kandidaten in der Phase „Angebot" in einen echten Mitarbeiterdatensatz umwandeln.

Schritt für Schritt

Stelle ausschreiben — Im Tab „Stellenausschreibungen" auf „Neue Stelle" klicken, Titel, Abteilung, Standort und Beschreibung eingeben.
Kandidaten erfassen — Auf eine Stelle klicken, um deren Pipeline zu öffnen, und dort neue Kandidaten mit Namen, E-Mail und Telefonnummer hinzufügen.
Durch die Phasen führen — Auf dem Pipeline-Board (Tab „Pipeline-Board") Kandidaten per Auswahl in die nächste Phase verschieben, oder in der Kandidatenansicht über „Phase ändern".
Bewerten und entscheiden — Für Kandidaten im Vorstellungsgespräch eine Bewertung mit einem Bewertungsformular abgeben; danach den Kandidaten in der Phase „Angebot" bei Zusage über „Als Mitarbeiter übernehmen" in einen Mitarbeiterdatensatz umwandeln, oder ablehnen.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung	Hinweise/Auswirkung
Titel (Stelle)	Bezeichnung der Stellenausschreibung	Erscheint in der Übersicht und beim Anlegen von Kandidaten
Abteilung	Abteilung, der die Stelle zugeordnet ist	Optional
Standort	Arbeitsort der Stelle	Optional
Beschreibung (Stelle)	Freitext zur Stellenbeschreibung	Optional
Status (Stelle)	Offen, Geschlossen oder Besetzt	Steuert, ob die Stelle als aktiv geführt wird
Vorname/Nachname (Kandidat)	Name des Bewerbers	Pflichtfeld beim Anlegen
E-Mail	Kontakt-E-Mail des Kandidaten	Pflichtfeld, wird u. a. für Nachrichten genutzt
Telefon	Telefonnummer des Kandidaten	Optional
Phase	Aktuelle Bewerbungsphase des Kandidaten	Siehe „Bewerbungsphase" unten
Lebenslauf	Hochgeladene CV-Datei	PDF, Office-Dokument oder Bild, maximal 10 MB
Notiz	Interner Vermerk zu einem Kandidaten	Nur intern sichtbar, nicht an den Kandidaten gesendet
Nachricht	Direkte Kommunikation mit dem Kandidaten	Mit optionalem Betreff
Bewertungsformular	Vorlage mit Kriterien für eine Bewertung	Kann pro Stelle als Standardformular festgelegt werden
Kriterium/Gewichtung	Einzelnes Bewertungskriterium im Formular und dessen Gewicht	Bestimmt, wie stark ein Kriterium in die Gesamtbewertung einfließt
Gesamtbewertung	Zusammenfassendes Ergebnis einer Bewertung	Wird pro abgegebener Bewertung erfasst
Empfehlung	Einschätzung des Bewertenden	Siehe „Empfehlung" unten
Ablehnungsgrund	Optionaler Grund bei Ablehnung eines Kandidaten	Wird beim Ablehnen im Pipeline-Board ausgewählt

Werte & Status

Status der Stellenausschreibung

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Offen	Die Stelle nimmt aktiv Bewerbungen an	Wird in Filtern als „offen" geführt
Geschlossen	Die Stelle wurde ohne Besetzung geschlossen	Gilt nicht mehr als aktiv
Besetzt	Die Stelle wurde erfolgreich besetzt	Gilt nicht mehr als aktiv

Bewerbungsphase

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Beworben	Bewerbung ist eingegangen	Startphase jeder neuen Bewerbung
Vorauswahl	Kandidat wird gesichtet/vorausgewählt	Nächster Schritt vor dem Gespräch
Vorstellungsgespräch	Kandidat befindet sich im Interview-Prozess	Bewertungen können hier abgegeben werden
Angebot	Dem Kandidaten wurde ein Angebot gemacht	Ermöglicht die Übernahme als Mitarbeiter
Eingestellt	Kandidat wurde eingestellt	Endphase bei erfolgreicher Bewerbung
Abgelehnt	Kandidat wurde abgelehnt	Endphase, Bewerbung ist beendet

Zusätzlich zu diesen sechs Standardphasen können in den Bewerbungsphasen-Einstellungen eigene, benutzerdefinierte Zwischenphasen angelegt werden.

Empfehlung (bei einer Bewertung)

Wert	Bedeutung
Starkes Ja	Klare Empfehlung, den Kandidaten weiter zu verfolgen
Ja	Empfehlung, den Kandidaten weiter zu verfolgen
Neutral	Keine klare Tendenz
Nein	Empfehlung gegen den Kandidaten
Starkes Nein	Klare Empfehlung gegen den Kandidaten

Häufige Fragen

Wie lade ich einen Lebenslauf hoch?
In der Kandidatenansicht im Bereich „Lebenslauf" die Datei auswählen. Erlaubt sind PDF-, Word-, Bild- und Textdateien bis 10 MB.

Wie werden aus Kandidaten Mitarbeiter?
Sobald ein Kandidat die Phase „Angebot" erreicht hat, erscheint der Button „Als Mitarbeiter übernehmen". Nach Bestätigung wird automatisch ein Mitarbeiterdatensatz aus den Kandidatendaten erstellt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was ist der Unterschied zwischen Notizen und Nachrichten?
Notizen sind interne Vermerke, die nur im Team sichtbar sind. Nachrichten werden direkt an den Kandidaten gesendet.

Kann ich eigene Bewerbungsphasen anlegen?
Ja, im Tab „Phasen" lassen sich zusätzliche, frei benannte Phasen mit eigener Farbe anlegen — zum Beispiel für einen zweiten Gesprächstermin.

Was passiert mit den Kandidaten, wenn ich eine Stelle lösche?
Beim Löschen einer Stellenausschreibung werden auch alle zugehörigen Kandidaten entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Woher stammen die Bewertungskriterien?
Sie werden in einem Bewertungsformular definiert (Tab „Bewertungsformulare"), das pro Stelle als Standard festgelegt werden kann.