Freigabe-Einstellungen

Hier legen Sie eine einzige, tenant-weite Regel fest: Darf eine Person, die selbst einen HR-Antrag gestellt hat (z. B. eine Abwesenheit, eine Spesenabrechnung oder eine Vergütungsänderung), diesen Antrag auch selbst genehmigen? Dieses sogenannte Vier-Augen-Prinzip sorgt dafür, dass Genehmigende ≠ Antragsteller sind. Die Regel gilt für alle passenden HR-Anträge im gesamten Unternehmen — es gibt hier keine Genehmigungsketten oder Hierarchie-Einstellungen pro Person oder Abteilung.

Was kann ich hier tun?

• Den aktuellen Stand der Vier-Augen-Regel einsehen (aktiv oder deaktiviert)
• Die Regel per Schalter aktivieren oder deaktivieren

Schritt für Schritt

Die Vier-Augen-Regel umschalten

1. Öffnen Sie Freigabe-Einstellungen.
2. Betätigen Sie den Schalter bei „Vier-Augen-Prinzip erzwingen".
3. Die Änderung wird sofort gespeichert; eine Bestätigung erscheint oben rechts.

Felder erklärt

Werte & Status

Vier-Augen-Prinzip

Genehmigungsprinzip je Abwesenheitsart

Der Schalter auf dieser Seite ist der tenant-weite Standard. Zusätzlich lässt sich das Genehmigungsprinzip je einzelner Abwesenheitsart festlegen und damit vom Standard abweichen. Sie finden diese Einstellung im Abwesenheits-Bereich unter Arten, im Bearbeiten-Dialog einer Art (nur relevant, wenn die Art überhaupt eine Genehmigung erfordert).

In jedem Fall bleibt die normale Genehmigungs-Berechtigung erforderlich: Wer die Berechtigung zum Freigeben nicht hat, kann einen Antrag ohnehin nicht bearbeiten. Diese art-spezifische Regel gilt ausschließlich für Abwesenheiten — Spesen und Vergütung folgen weiterhin allein dem tenant-weiten Schalter.

Abwesenheitsart ohne Genehmigungspflicht

Eine Stufe davor steht eine zweite Einstellung an derselben Stelle: Genehmigung erforderlich. Sie finden sie im Abwesenheits-Bereich unter Arten, im Bearbeiten-Dialog einer Art. Der Schalter beantwortet nicht die Frage „wer darf entscheiden", sondern die Frage „muss überhaupt jemand entscheiden".

Seit dem 28.08.2026 wirkt dieser Schalter tatsächlich. Vorher liess er sich setzen, doch jeder Antrag wurde trotzdem als Ausstehend angelegt und musste von Hand genehmigt werden. Wer die Einstellung damals gesetzt hat, sollte sie deshalb noch einmal prüfen: Sie tut ab jetzt, was ihr Name sagt.

Bestehende Anträge bleiben unverändert. Was heute als Ausstehend in der Liste steht, bleibt dort stehen und braucht weiterhin eine Entscheidung. Die neue Regel gilt für Anträge, die ab jetzt eingereicht werden.

Nachvollziehbar bleibt es trotzdem. Weil hier kein Mensch entschieden hat, steht bei einem so genehmigten Antrag unter Genehmigt von nicht etwa ein leeres Feld, sondern „automatisch (keine Genehmigung erforderlich)". Im Änderungsprotokoll erscheint derselbe Vorgang mit der Quelle System und dem Grund „keine Genehmigung erforderlich" - eine spätere Prüfung kann ihn damit von einer menschlichen Entscheidung unterscheiden.

Das Vier-Augen-Prinzip greift hier nicht, und das ist kein Widerspruch: Es prüft, ob Genehmigende und Antragsteller dieselbe Person sind. Wo niemand genehmigt, gibt es diese Person nicht. Wenn Sie für eine Art eine Kontrolle wünschen, lassen Sie die Genehmigungspflicht aktiv und stellen Sie stattdessen das Genehmigungsprinzip auf Vier-Augen.

Wo Sie das im Alltag sehen: Wählt jemand beim Anlegen eines Antrags eine Art ohne Genehmigungspflicht, weist die Oberfläche direkt unter der Auswahl darauf hin, dass der Antrag sofort gilt und das Kontingent unmittelbar abgebucht wird.

Krankmeldungen: Bei den mitgelieferten Standard-Arten „Urlaub" und „Krankheit" ist die Genehmigung erforderlich, solange Sie das nicht ändern. Eine gemeldete Krankheit blockiert die Terminverfügbarkeit der betroffenen Person aber unabhängig davon bereits ab dem Einreichen - dafür ist keine Genehmigung nötig.

Zuständigkeit: wer welchen Vorgang entscheiden darf

Der Schalter auf dieser Seite beantwortet die Frage „darf jemand den eigenen Antrag
entscheiden". Er beantwortet nicht die Frage „darf diese Person genau diesen fremden
Vorgang entscheiden". Das ist eine zweite, eigenständige Prüfung, und sie gilt seit dem 26.08.2026
in allen HR-Genehmigungspfaden. Für Abwesenheiten galt sie bereits seit dem 25.08.2026.

Vorher entschied ein Recht, keine Beziehung. Wer die Freigabe-Berechtigung eines Bereichs trug,
konnte jeden Vorgang jeder Person entscheiden - über Abteilungen hinweg, einschliesslich
Spesen-Auszahlungen und Gehaltszulagen. Das Vier-Augen-Prinzip fing dabei nur den eigenen Antrag ab;
wessen Vorgang es sonst war, hat niemand gefragt.

Für welche Bereiche gilt das? Für alle HR-Entscheidungen: Abwesenheiten, Zusatzleistungen
(genehmigen, ablehnen, auszahlen), Spesen (Beleg genehmigen, ablehnen, auszahlen, Bericht
genehmigen), Zeiterfassung (Sammelgenehmigung, Stundenzettel eines Monats freigeben und wieder
öffnen, Einzeleintrag genehmigen und ablehnen), Beschaffung, Projektzeiten, Aufenthaltsort-Anträge
und Vergütungszulagen.

Was Sie dafür pflegen müssen: In der Personalakte jedes Mitarbeiters muss unter Stelle eine
Vorgesetzte:r eingetragen sein, und das Konto der Führungskraft muss mit ihrem eigenen
Personalsatz verknüpft sein. Ohne diese Verknüpfung kann das System nicht feststellen, wen die
Person führt, und lehnt sicherheitshalber ab statt durchzulassen. Prüfen Sie in diesem Fall
zuerst, ob der Mitarbeiter über Personal → Mitarbeiter eingeladen wurde und die Einladung
angenommen hat.

Sammelgenehmigungen sind alles oder nichts. Enthält eine Stapelfreigabe von Projekt- oder
Arbeitszeiten auch nur einen Eintrag ausserhalb Ihrer Zuständigkeit, wird der gesamte Stapel
abgewiesen und kein einziger Eintrag gebucht. So bleibt nachvollziehbar, was entschieden wurde -
eine halb ausgeführte Sammelfreigabe wäre im Protokoll nicht mehr auflösbar.

Sehen und Entscheiden sind nicht dasselbe. Bei Aufenthaltsort-Anträgen bleibt die
mandantenweite Antragsliste für Inhaber des Bereichsschlüssels sichtbar; nur die Entscheidung
selbst ist auf die eigene Führungslinie beschränkt.

Häufige Fragen

Wer darf diese Einstellung ändern?
Nur Personen mit der Berechtigung „hr:manage". Ohne diese Berechtigung wird die Seite nur lesend angezeigt.

Für welche Anträge gilt die Regel?
Für HR-Freigabe-, Ablehnungs- und Auszahlungs-Aktionen bei Abwesenheiten, Spesen und Vergütung sowie für die Genehmigung von Profil-Änderungsanträgen im Self-Service.

Wann sollte ich die Regel deaktivieren?
Nur für sehr kleine Teams, in denen es lediglich eine einzige Person mit Freigabe-Berechtigung gibt und ein Vier-Augen-Prinzip praktisch nicht umsetzbar ist. Für alle anderen Teams wird die aktive Regel empfohlen.

Gibt es unterschiedliche Regeln je Abteilung oder Genehmigungsstufen (z. B. „erst Vorgesetzter, dann HR")?
Je Abteilung oder als mehrstufige Kette: nein. Diese Seite bietet den tenant-weiten Ein/Aus-Schalter für das Vier-Augen-Prinzip. Für Abwesenheiten lässt sich das Genehmigungsprinzip zusätzlich je Abwesenheitsart abweichend festlegen (siehe Abschnitt „Genehmigungsprinzip je Abwesenheitsart"). Mehrstufige Genehmigungsketten mit unterschiedlichen Genehmiger-Typen gibt es stattdessen bei den Workflow-Vorlagen, dort allerdings für automatisierte Abläufe wie Onboarding — nicht für laufende Abwesenheits- oder Spesen-Anträge.

Kann eine Abwesenheit ganz ohne Genehmigung gelten?
Ja. Setzen Sie die Abwesenheitsart im Abwesenheits-Bereich unter Arten auf „Genehmigung erforderlich: nein". Anträge auf diese Art sind dann sofort genehmigt und das Kontingent wird unmittelbar abgebucht (siehe Abschnitt „Abwesenheitsart ohne Genehmigungspflicht"). Bereits gestellte, ausstehende Anträge werden davon nicht berührt.

Was hat Vorrang — der Tenant-Schalter oder die Einstellung je Abwesenheitsart?
Die art-spezifische Einstellung hat Vorrang. Eine auf „Vier-Augen" gesetzte Abwesenheitsart blockiert die Selbstgenehmigung immer — auch bei deaktiviertem Tenant-Schalter. Eine auf „Zwei-Augen" gesetzte Art erlaubt die Selbstgenehmigung — auch bei aktivem Tenant-Schalter. „Standard" folgt dem Tenant-Schalter.

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