Wissensdatenbank

Spesenmanagement

Auf dieser Seite verwalten Sie die Spesen Ihres Unternehmens: einzelne Auslagen der Mitarbeiter, gebündelte Reisekostenabrechnungen (Berichte), Spesen-Kategorien und die Kilometersätze für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug. Sie können Spesen erfassen, einreichen, genehmigen, ablehnen und nach der Auszahlung als bezahlt markieren.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/expenses

Was kann ich hier tun?

  • Spesen erfassen, einreichen, genehmigen, ablehnen und als bezahlt markieren (Reiter Spesen)
  • Gebündelte Abrechnungen einreichen und genehmigen (Reiter Berichte)
  • Spesen-Kategorien mit Obergrenze und Belegpflicht anlegen und löschen (Reiter Kategorien)
  • Kilometersätze für die Fahrtkostenerstattung anlegen und löschen (Reiter Kilometergeld)

Hinweise: Das Erfassen und Einreichen erfordert eine Schreibberechtigung für Spesen; das Genehmigen und Bezahlen zusätzlich eine Genehmigungsberechtigung. Außerdem gilt das Vier-Augen-Prinzip: Niemand kann die eigenen Spesen genehmigen, ablehnen oder als bezahlt markieren — die Schaltflächen sind dann ausgegraut mit dem Hinweis „Eigener Antrag — Vier-Augen-Prinzip: Eine andere berechtigte Person muss diese Aktion durchführen."

Schritt für Schritt

Eine Spese erfassen und einreichen

  1. Öffnen Sie den Reiter Spesen und klicken Sie auf Neue Spese.
  2. Füllen Sie das Formular aus: Mitarbeiter-ID, Titel, Betrag und Datum sind Pflicht; Kategorie und Beschreibung sind optional. Klicken Sie auf Speichern — die Spese wird als Entwurf angelegt.
  3. Klicken Sie in der Zeile der neuen Spese auf das Häkchen-Symbol (Einreichen). Die Spese wechselt in den Status Eingereicht und wartet auf die Genehmigung. Solange sie noch Entwurf ist, können Sie sie über das Papierkorb-Symbol auch löschen.

Eine eingereichte Spese genehmigen und auszahlen

  1. Filtern Sie im Reiter Spesen über die Status-Auswahl auf Eingereicht.
  2. Klicken Sie auf das grüne Häkchen (Genehmigen) oder das rote Kreuz (Ablehnen). Ihre eigenen Spesen können Sie nicht selbst genehmigen (Vier-Augen-Prinzip).
  3. Nach der Genehmigung erscheint die Schaltfläche Als bezahlt markieren. Klicken Sie darauf, sobald die Erstattung tatsächlich ausgezahlt wurde.

Eine gebündelte Abrechnung (Bericht) freigeben

  1. Öffnen Sie den Reiter Berichte. Ein Bericht fasst mehrere Spesen einer Person zu einer Abrechnung zusammen.
  2. Bei einem Bericht im Status Entwurf reicht das Häkchen-Symbol den Bericht ein — dabei werden auch alle enthaltenen Spesen, die noch Entwurf sind, mit eingereicht.
  3. Bei einem Bericht im Status Eingereicht genehmigt das Häkchen-Symbol den Bericht — dabei werden alle enthaltenen, eingereichten Spesen mit genehmigt. Auch hier gilt das Vier-Augen-Prinzip.

Eine Kategorie oder einen Kilometersatz anlegen

  1. Öffnen Sie den Reiter Kategorien bzw. Kilometergeld und klicken Sie auf Neue Kategorie bzw. Neuer Satz.
  2. Für Kategorien: Name und Code sind Pflicht; optional Beschreibung, Max. Betrag und das Häkchen Beleg erforderlich.
  3. Für Kilometersätze: Name und Satz pro km (EUR) sind Pflicht; optional der Fahrzeugtyp. Klicken Sie auf Speichern.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Titel Kurzbezeichnung der Spese bzw. des Berichts Pflichtfeld; wird bei der Suche mit durchsucht
Mitarbeiter Person, der die Auslage entstanden ist In der Liste wird der Name angezeigt
Mitarbeiter-ID Kennung der Person beim Erfassen einer neuen Spese Pflichtfeld im Formular
Kategorie Zuordnung der Spese zu einer Spesen-Kategorie Optional („Keine Kategorie" möglich)
Betrag Höhe der Auslage Pflichtfeld; wird in der jeweiligen Währung angezeigt
Datum Tag, an dem die Auslage entstanden ist Pflichtfeld
Beschreibung Freitext mit Details zur Auslage Optional; wird bei der Suche mit durchsucht
Gesamtbetrag Summe aller Spesen eines Berichts Wird automatisch aus den enthaltenen Spesen berechnet
Positionen Anzahl der Spesen in einem Bericht —
Name (Kategorie/Satz) Bezeichnung der Kategorie bzw. des Kilometersatzes Pflichtfeld
Code Kurzkürzel der Kategorie Pflichtfeld
Max. Betrag Obergrenze der Kategorie in Euro Optional; „-" wenn nicht gesetzt
Beleg erforderlich Ob für Spesen dieser Kategorie ein Beleg verlangt wird Ja/Nein; beim Anlegen standardmäßig gesetzt
Satz/km Erstattungsbetrag pro gefahrenem Kilometer in Euro Pflichtfeld beim Anlegen eines Satzes
Fahrzeugtyp Fahrzeugart, für die der Satz gilt Optional
Aktiv Ob die Kategorie bzw. der Satz derzeit verwendbar ist Anzeige als Aktiv/Inaktiv-Etikett

Werte & Status

Status einer Spese und eines Berichts

Spesen und Berichte durchlaufen dieselben Stationen:

Wert Bedeutung Was passiert dann
Entwurf Die Spese/der Bericht ist erfasst, aber noch nicht eingereicht Kann eingereicht werden; nur in diesem Status ist Löschen (Spesen) möglich
Eingereicht Wartet auf Prüfung durch eine berechtigte Person Kann genehmigt oder abgelehnt werden — nicht von der einreichenden Person selbst
Genehmigt Die Erstattung wurde bewilligt Kann anschließend Als bezahlt markiert werden
Abgelehnt Die Erstattung wurde nicht bewilligt Endgültiger Zustand, keine weiteren Aktionen
Bezahlt Die Erstattung wurde ausgezahlt Endgültiger Zustand 
flowchart LR
    A[Entwurf] -->|Einreichen| B[Eingereicht]
    B -->|Genehmigen| C[Genehmigt]
    B -->|Ablehnen| D[Abgelehnt]
    C -->|Als bezahlt markieren| E[Bezahlt]

Häufige Fragen

Warum ist die Genehmigen-Schaltfläche bei manchen Spesen ausgegraut?
Das ist das Vier-Augen-Prinzip: Die eigenen Spesen darf man nicht selbst genehmigen, ablehnen oder als bezahlt markieren. Eine andere berechtigte Person muss das übernehmen.

Kann ich eine bereits eingereichte Spese noch löschen?
Nein. Löschen ist nur im Status Entwurf möglich. Eine eingereichte Spese kann stattdessen abgelehnt werden.

Was passiert mit den einzelnen Spesen, wenn ich einen Bericht genehmige?
Alle im Bericht enthaltenen Spesen, die im Status Eingereicht sind, werden automatisch mit genehmigt. Beim Einreichen eines Berichts werden entsprechend alle enthaltenen Entwurfs-Spesen mit eingereicht.

Wofür ist der Reiter „Kilometergeld"?
Dort hinterlegen Sie die Sätze, mit denen Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug erstattet werden (Betrag pro Kilometer, optional je Fahrzeugtyp). Die Erstattung einer Fahrt wird dann aus Strecke × Satz berechnet.

Was bewirkt „Max. Betrag" bei einer Kategorie?
Er hält die Obergrenze fest, die für Spesen dieser Kategorie vorgesehen ist, und wird in der Kategorienliste angezeigt.

Wo reichen Mitarbeiter ihre eigenen Spesen ein?
Diese Seite ist die Verwaltungsansicht für das HR-Team. Mitarbeiter erfassen ihre eigenen Auslagen über ihren Selbstbedienungs-Bereich.

Verwandte Themen