Meine Spesen
Hier sehen und verwalten Sie Ihre eigenen Spesenabrechnungen — zum Beispiel Reisekosten, Bewirtungen oder sonstige Auslagen, die Sie für SELLERLOGIC vorgestreckt haben. Sie legen eine Abrechnung an, tragen einzelne Positionen mit Belegen ein und reichen die gesamte Abrechnung zur Prüfung ein.
Was kann ich hier tun?
- Eine Übersicht aller Ihrer Spesenabrechnungen ansehen, nach Status gefiltert
- Eine neue Spesenabrechnung anlegen (Titel, Beschreibung, Währung)
- Einzelne Positionen (Auslagen) zu einer Abrechnung hinzufügen, bearbeiten oder löschen
- Zu jeder Position einen Beleg (Bild oder PDF) hochladen
- Die Kopfdaten einer Abrechnung bearbeiten, solange sie sich noch im Entwurf befindet
- Eine fertige Abrechnung zur Genehmigung einreichen
Schritt für Schritt
- Neue Spesenabrechnung anlegen: Auf der Übersichtsseite auf „Neue Spesenabrechnung" klicken, Titel, optional eine Beschreibung und die Währung angeben und speichern. Sie gelangen automatisch in die neu angelegte Abrechnung.
- Positionen erfassen: In der Detailansicht auf „Position hinzufügen" klicken und Bezeichnung, Betrag, Währung und Belegdatum eintragen.
- Beleg hochladen: Bei einer Position ohne Beleg auf „Beleg einreichen" klicken und eine Bild- oder PDF-Datei auswählen.
- Einreichen: Sobald mindestens eine Position erfasst ist, auf „Einreichen" klicken und die Sicherheitsabfrage bestätigen. Danach kann die Abrechnung nicht mehr verändert werden, bis ein Manager entscheidet.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Titel (Abrechnung) | Name der gesamten Spesenabrechnung | Pflichtfeld, max. 200 Zeichen |
| Beschreibung (optional) | Freitext zur Abrechnung | Optional, max. 2000 Zeichen |
| Währung | Währung der Abrechnung bzw. Position | Auswahl aus EUR, USD, GBP, CHF |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstand der Abrechnung | Siehe „Werte & Status" |
| Gesamtbetrag | Summe aller Positionen | Wird automatisch aus den Positionen berechnet |
| Eingereicht am | Datum der Einreichung | Nur gesetzt, sobald eingereicht |
| Bezeichnung (Position) | Titel der einzelnen Auslage | Pflichtfeld, max. 200 Zeichen |
| Kategorie (Position) | Ausgabenart der Position | Wird angezeigt, kann in dieser Ansicht aber nicht selbst ausgewählt werden — erscheint als „—", wenn keine Kategorie hinterlegt ist |
| Betrag (Position) | Höhe der einzelnen Auslage | Muss größer als 0 sein |
| Belegdatum | Datum, an dem die Auslage entstanden ist | Pflichtfeld |
| Beleg | Hochgeladene Quittung/Rechnung als Bild oder PDF | Erscheint als Datei-Link, sobald hochgeladen |
Werte & Status
Status einer Spesenabrechnung
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Entwurf | Die Abrechnung ist noch nicht eingereicht | Sie können Kopfdaten und Positionen frei bearbeiten, hinzufügen oder löschen |
| Eingereicht | Die Abrechnung wurde zur Prüfung übergeben | Keine Bearbeitung mehr möglich; ein Manager prüft die Abrechnung |
| Genehmigt | Ein Manager hat die Abrechnung freigegeben | Die Auszahlung wird vorbereitet |
| Abgelehnt | Ein Manager hat die Abrechnung zurückgewiesen | Keine automatische Nachbearbeitung in dieser Ansicht vorgesehen |
| Ausgezahlt | Der Betrag wurde ausgezahlt | Vorgang abgeschlossen |
Häufige Fragen
Warum kann ich meine Abrechnung nicht mehr bearbeiten?
Sobald eine Abrechnung eingereicht wurde (Status „Eingereicht" oder höher), sind alle Bearbeitungsfunktionen ausgeblendet. Nur Abrechnungen im Status „Entwurf" lassen sich ändern.
Warum ist der „Einreichen"-Button ausgegraut?
Eine Abrechnung benötigt mindestens eine Position, bevor sie eingereicht werden kann.
Kann ich eine bereits eingereichte Abrechnung zurückziehen?
Das ist über diese Seite nicht möglich.
Welche Dateiformate werden für Belege akzeptiert?
Bilder oder PDF-Dateien.
Kann ich die Kategorie einer Position selbst festlegen?
Nein, in diesem Formular ist kein Auswahlfeld für die Kategorie vorhanden — die Kategorie wird nur angezeigt, falls sie hinterlegt ist.