Gehaltsabrechnung

Hier verwalten Sie Gehaltsläufe: Sie berechnen die monatlichen Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter, erzeugen PDF-Abrechnungen und exportieren die Lohndaten an Ihren Steuerberater oder Ihr Lohnbüro. Der Bereich deckt den kompletten Ablauf von der Erstellung eines neuen Laufs bis zum Versand der Unterlagen per E-Mail ab.

Was kann ich hier tun?

• Neue Gehaltsläufe für ein bestimmtes Jahr/Monat anlegen
• Abrechnungen automatisch berechnen lassen — einbezogen werden Mitarbeiter mit Status Aktiv, Probezeit oder Abwesend
• Berechnete Gehaltsabrechnungen einsehen (Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheitstage, Bruttolohn)
• PDF-Abrechnungen generieren und Daten in verschiedenen Formaten exportieren
• Gehaltsläufe per E-Mail an externe Empfänger (z. B. Steuerberater) versenden
• Empfänger für den E-Mail-Versand verwalten
• Den Verlauf aller versendeten Lohnexport-E-Mails einsehen
• Einen Gehaltslauf stornieren, falls er nicht mehr benötigt wird
• Die Abrechnungen eines abgeschlossenen Laufs für das Mitarbeiterportal (eigenständige Anwendung für Beschäftigte, in Vorbereitung) freigeben, sodass jeder Mitarbeiter seine eigene Abrechnung dort einsehen kann, sobald das Portal erreichbar ist
• Die Portal-Sichtbarkeit einzelner Abrechnungen jederzeit wieder zurücknehmen
• Einen abgeschlossenen Lauf aus der Zeit vor der Korrektur der Bruttolohn-Berechnung nachrechnen lassen und die Differenz je Abrechnung einsehen
• Einen Gehaltslauf zurücksetzen, der nach einem technischen Abbruch dauerhaft im Status „In Bearbeitung" hängen geblieben ist

Schritt für Schritt

1. Neuen Gehaltslauf anlegen
   Reiter „Gehaltsläufe" öffnen → „Neuer Gehaltslauf" → Jahr und Monat wählen, optional Notizen eintragen → „Speichern". Der Lauf startet mit Status „Entwurf".

2. Abrechnungen berechnen
   Gehaltslauf im Status „Entwurf" anklicken, um die Detailansicht zu öffnen → „Abrechnungen berechnen". Das System liest für jeden aktiven Mitarbeiter das aktuelle Vertragsgehalt, die genehmigten Arbeits-/Überstunden, die genehmigten bezahlten Abwesenheiten und die genehmigten Zuschläge des gewählten Monats und berechnet daraus den Bruttolohn. Nach erfolgreicher Berechnung wechselt der Status automatisch auf „Abgeschlossen". Schlägt die Berechnung fehl, springt der Status zurück auf „Entwurf".

3. PDFs generieren und exportieren
   Bei einem abgeschlossenen Lauf: „PDFs generieren" erzeugt die einzelnen Abrechnungsdokumente; über die Export-Buttons können die Daten zusätzlich in den verfügbaren Formaten (z. B. DATEV, CSV) heruntergeladen werden.

4. Per E-Mail an Steuerberater/Lohnbüro versenden
   Bei einem abgeschlossenen Lauf „Per E-Mail senden" wählen, gewünschte aktive Empfänger anhaken und „Senden" bestätigen. Der Versand wird im Reiter „E-Mail-Verlauf" protokolliert.

5. Abrechnungen für das Mitarbeiterportal freigeben
   Bei einem abgeschlossenen Lauf „Für Portal freigeben" wählen. Alle Abrechnungen dieses Laufs werden damit auf einmal für das Mitarbeiterportal des jeweils zugehörigen Mitarbeiters freigegeben - sichtbar werden sie dort, sobald das Portal erreichbar ist (in Vorbereitung) -, und jeder Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung. In der Abrechnungsliste zeigt die Spalte „Portal", ob eine einzelne Abrechnung aktuell „Sichtbar" oder „Verborgen" ist - über das Augen-Symbol daneben lässt sich die Sichtbarkeit jeder Abrechnung einzeln umschalten, unabhängig von den übrigen Abrechnungen desselben Laufs. Ein Lauf, der noch nicht abgeschlossen ist, kann nicht freigegeben werden.

6. Einen alten Lauf nachrechnen (nur bei Hinweis)
   Trägt ein abgeschlossener Lauf noch die alte, fehlerhafte Bruttolohn-Berechnung, erscheint in der Detailansicht ein gelber Hinweis. Wählen Sie dort zuerst „Differenz prüfen": Das System rechnet den Lauf probeweise neu und zeigt je Abrechnung den alten Betrag, den neuen Betrag und die Differenz an - geschrieben wird dabei nichts. Erst „Korrektur übernehmen" schreibt die neuen Beträge auf die Abrechnungen. Informieren Sie die Personalabteilung, bevor Sie danach korrigierte PDFs oder Exporte erneut versenden - die bereits verschickten Unterlagen enthalten die alten Beträge. Jede geänderte Abrechnung erscheint anschließend dauerhaft unter „Korrekturen" mit altem Betrag, neuem Betrag und Differenz.

7. Hängenden Lauf zurücksetzen
   Bleibt ein Lauf dauerhaft im Status „In Bearbeitung" (z. B. weil die Berechnung durch einen Neustart des Systems unterbrochen wurde), öffnen Sie die Detailansicht und wählen „Zurücksetzen". Der Lauf wechselt zurück auf „Entwurf" und kann erneut berechnet werden. Läuft die Berechnung tatsächlich noch, lehnt das System die Aktion mit einem Hinweis ab - versuchen Sie es dann kurz danach erneut.

flowchart LR
    A[Entwurf] -->|Abrechnungen berechnen| B[In Bearbeitung]
    B -->|erfolgreich| C[Abgeschlossen]
    B -->|Fehler| A
    B -->|Zurücksetzen, falls hängend| A
    A -->|Lauf stornieren| D[Storniert]
    C -->|Lauf stornieren| D
    B -->|Lauf stornieren| D

Felder erklärt

Werte & Status

Status des Gehaltslaufs

Rolle des Empfängers

Status im E-Mail-Verlauf

Häufige Fragen

Warum zeigt eine Abrechnung 0 € Bruttolohn?
Der Mitarbeiter hat für den betreffenden Zeitraum kein aktives Vertragsgehalt hinterlegt. Ohne Vertragsgehalt kann kein Grundgehalt berechnet werden.

Kann ich einen abgeschlossenen Gehaltslauf nachträglich ändern?
Über „Abrechnungen berechnen" nicht - dieser Knopf gilt nur für Entwürfe, damit ein abgeschlossener Lauf sich nicht durch einen zweiten Klick unbemerkt ändert. Es gibt genau eine Ausnahme: Läufe, die noch die alte, fehlerhafte Bruttolohn-Berechnung tragen. Diese sind in der Detailansicht mit einem gelben Hinweis gekennzeichnet und lassen sich dort nachrechnen (siehe Schritt 6). Sonst bleibt nur das Stornieren, und ein Storno ist endgültig.

Woran erkenne ich, dass ein Lauf die falschen Beträge trägt?
Die Abrechnungen selbst sehen unauffällig aus - genau das ist das Problem. Betroffen sind ausschließlich Läufe, die abgeschlossen wurden, bevor die Bruttolohn-Berechnung korrigiert wurde. Das System hat diese Läufe erkannt und markiert; in ihrer Detailansicht steht der gelbe Hinweis „Dieser Lauf trägt noch die falschen Beträge". Erscheint kein Hinweis, ist der Lauf in Ordnung.

Was ändert sich bei einer Nachberechnung genau?
Dieselben drei Punkte, die auch für neue Läufe korrigiert wurden: bezahlte Abwesenheitstage werden nicht mehr doppelt vergütet, nicht genehmigte Zeiterfassungen zählen nicht mehr mit, und genehmigte Zuschläge kommen hinzu. Der Bruttolohn kann dadurch sinken oder steigen. Der Lauf bleibt abgeschlossen, sein Status ändert sich nicht.

Kann eine Nachberechnung einen Zuschlag doppelt auszahlen?
Nein. Ein Zuschlag, den die Nachberechnung diesem Lauf zuordnet, wird dabei fest an ihn gebunden und auf „Verarbeitet" gesetzt. Ein späterer Abrechnungslauf für einen Folgemonat findet ihn deshalb nicht mehr.

Was passiert mit einer Abrechnung, deren Mitarbeiter gelöscht wurde?
Sie wird bei der Nachberechnung übersprungen und bleibt unverändert. Ohne Personalakte gibt es kein Vertragsgehalt, aus dem sich ein neuer Betrag berechnen ließe - eine Neuberechnung auf 0 € wäre keine Korrektur, sondern eine erfundene Rückforderung.

Was passiert, wenn die Berechnung mit einem Fehler abbricht?
Der Lauf springt automatisch zurück auf „Entwurf", sodass Sie die Berechnung nach Behebung der Ursache erneut starten können.

Wer sieht die versendeten Lohnexporte?
Nur die von Ihnen ausgewählten aktiven Empfänger im Reiter „Empfänger" erhalten die E-Mail. Der Versandverlauf ist im Reiter „E-Mail-Verlauf" für alle berechtigten Nutzer einsehbar.

Welche Abwesenheiten fließen in die Berechnung ein?
Nur genehmigte Abwesenheiten eines als „bezahlt" markierten Abwesenheitstyps, die in den jeweiligen Monat fallen.

Erhöhen bezahlte Abwesenheitstage den Bruttolohn?
Nein. Bezahlte Abwesenheitstage sind im Monatsgehalt bereits enthalten. Auf der Abrechnung werden sie lediglich als eigene Zeile „Abwesenheitsgeld" ausgewiesen und im gleichen Umfang vom Grundgehalt abgezogen - Grundgehalt und Abwesenheitsgeld ergeben zusammen wieder das Monatsgehalt. Ein Mitarbeiter mit 60.000 € Jahresgehalt und fünf bezahlten Abwesenheitstagen erhält also 5.000 € brutto, nicht mehr.

Warum zählt eine Zeiterfassung nicht mit?
In einen Abrechnungslauf gehen ausschließlich genehmigte Zeiteinträge ein. Einträge, die noch im Status „Entwurf" stehen, werden ignoriert - lassen Sie diese vor der Berechnung einreichen und genehmigen.

Wie kommt ein Zuschlag auf die Abrechnung?
Legen Sie den Zuschlag unter „Vergütung" → „Zuschläge" an und lassen Sie ihn genehmigen. Beim nächsten Abrechnungslauf wird er dem Bruttolohn hinzugerechnet, auf der Abrechnung als eigene Position ausgewiesen und anschließend auf den Status „Verarbeitet" gesetzt, damit er nicht in einem weiteren Monat erneut ausgezahlt wird. Zuschläge im Status „Ausstehend" bleiben unberücksichtigt.

Wer sieht die im Portal freigegebenen Abrechnungen?
Jeder Mitarbeiter sieht im eigenen Portal ausschließlich seine eigenen Abrechnungen - nie die eines Kollegen. Die Freigabe wirkt sich also je Mitarbeiter aus, nicht auf eine gemeinsam einsehbare Liste.

Kann ich eine bereits freigegebene Abrechnung wieder verbergen?
Ja. Das Augen-Symbol in der Spalte „Portal" schaltet die Sichtbarkeit einer einzelnen Abrechnung jederzeit um, unabhängig vom Status des Laufs und ohne die übrigen Abrechnungen desselben Laufs zu beeinflussen.

Was mache ich, wenn ein Lauf dauerhaft auf „In Bearbeitung" hängen bleibt?
Das kann nach einem technischen Abbruch der Berechnung passieren (z. B. Neustart während des Laufs). Öffnen Sie den Lauf und wählen „Zurücksetzen" - er wechselt zurück auf „Entwurf" und lässt sich neu berechnen. Diese Aktion benötigt das Recht „Gehaltsabrechnung bearbeiten"; ohne dieses Recht wird sie nicht angeboten. Läuft die Berechnung tatsächlich noch, weist das System die Aktion ab - warten Sie in dem Fall kurz und versuchen Sie es erneut. Alternativ kann der hängende Lauf auch direkt storniert werden.

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