Workflows

Auf dieser Seite sehen Sie alle laufenden und abgeschlossenen Workflow-Abläufe — zum Beispiel das Onboarding eines neuen Mitarbeiters oder ein Offboarding-Prozess. Jeder Workflow entsteht aus einer Vorlage (siehe Workflow-Vorlagen) und begleitet einen einzelnen Mitarbeiter Schritt für Schritt durch eine Checkliste von Aufgaben.

Was kann ich hier tun?

Alle Workflows nach Status filtern (aktiv, abgeschlossen, abgebrochen)
Einen neuen Workflow für einen Mitarbeiter aus einer bestehenden Vorlage starten
Einen Workflow öffnen und den Fortschritt der einzelnen Schritte einsehen
Einzelne Schritte als erledigt markieren oder überspringen
Für Schritte mit hinterlegten Genehmigungsstufen die Genehmigung erteilen oder ablehnen
Beim Start Instanzdaten mitgeben, gegen die hinterlegte Bedingungen ausgewertet werden
Einen laufenden Workflow abbrechen
Die für einen Workflow angelegten Erinnerungen einsehen und neue anlegen

Schritt für Schritt

Einen Workflow starten

Klicken Sie oben rechts auf „Workflow starten".
Wählen Sie eine Vorlage (nur aktive Vorlagen stehen zur Auswahl) und den betreffenden Mitarbeiter.
Optional: Tragen Sie unter „Instanzdaten" je Zeile ein Feld in der Form name=wert ein, zum Beispiel stufe=senior. Diese Werte sind die Grundlage, gegen die die in der Vorlage hinterlegten Bedingungen später ausgewertet werden. Ohne Instanzdaten trifft keine Bedingung zu und der Workflow läuft rein der Reihe nach ab.
Klicken Sie auf „Workflow starten". Alle Schritte der Vorlage werden als Aufgaben in den neuen Workflow kopiert und stehen sofort auf „Ausstehend".

Eine Aufgabe erledigen oder überspringen

Öffnen Sie einen Workflow in der Übersicht per Klick auf die Zeile.
Klicken Sie bei der gewünschten Aufgabe auf „Als erledigt markieren" oder „Überspringen".
Sobald alle Pflicht-Aufgaben erledigt oder übersprungen sind, wird der Workflow automatisch auf „Abgeschlossen" gesetzt.

Eine Genehmigung erteilen

Öffnen Sie den Workflow und suchen Sie den Schritt, unter dem der Abschnitt „Genehmigungskette" erscheint. Er wird nur bei Schritten angezeigt, für die in der Vorlage Genehmigungsstufen hinterlegt sind.
Die Kette zeigt jede Stufe mit ihrem Stand: bereits genehmigt, oder wie viele der geforderten Genehmigungen bisher vorliegen.
Klicken Sie auf „Genehmigen" oder „Ablehnen". Die Entscheidung wird immer unter Ihrem angemeldeten Konto verbucht - eine Kennung von Hand einzutragen ist weder nötig noch möglich.
Erst wenn die letzte Stufe die geforderte Zahl an Genehmigungen erreicht hat, wird die Aufgabe automatisch abgeschlossen.

Vier-Augen-Prinzip: Haben Sie den Workflow selbst gestartet, oder betrifft er Sie als Mitarbeiter, sind die Schaltflächen „Genehmigen" und „Ablehnen" für Sie nicht bedienbar. Ein Hinweis unter der Genehmigungskette nennt den Grund. Die Entscheidung muss dann eine andere berechtigte Person treffen. Die Sperre gilt unabhängig von Ihren Rechten - auch mit der Berechtigung „HR verwalten" genehmigen Sie Ihren eigenen Vorgang nicht.

Solange eine Stufe noch aussteht, lässt sich der Schritt nicht über „Als erledigt markieren" abschliessen - der Versuch wird mit einem Hinweis auf die fehlende Stufe abgelehnt.

Eine Erinnerung anlegen

Öffnen Sie einen Workflow in der Übersicht per Klick auf die Zeile.
Scrollen Sie im Seitenfenster zum Abschnitt „Erinnerungen" (unterhalb der Aufgabenliste).
Klicken Sie auf „Erinnerung hinzufügen", wählen Sie den Erinnerungstyp (Anstehend, Überfällig oder Eskalation) und den Zeitpunkt, und speichern Sie.
Die neue Erinnerung erscheint sofort in der Liste - erkennbar am Uhr-Symbol, solange sie noch nicht versendet wurde. Nicht mehr benötigte Erinnerungen lassen sich über das Papierkorb-Symbol wieder löschen.

Einen Workflow abbrechen

Öffnen Sie den laufenden Workflow.
Klicken Sie unten im Seitenfenster auf „Workflow abbrechen" und bestätigen Sie.
Alle noch offenen Aufgaben werden automatisch als übersprungen markiert; der Workflow wechselt auf „Abgebrochen".

Felder erklärt

Feld	Bedeutung	Hinweise/Auswirkung
Mitarbeiter	Person, für die der Workflow läuft	Wird beim Start festgelegt und kann danach nicht mehr geändert werden
Vorlage	Workflow-Vorlage, aus der die Aufgaben kopiert wurden	Zeigt zusätzlich den Vorlagentyp (Onboarding/Offboarding/Benutzerdefiniert)
Status	Aktueller Zustand des gesamten Workflows	Siehe Werteliste unten
Fortschritt	Anteil erledigter/übersprungener Aufgaben an allen Aufgaben	Als Fortschrittsbalken dargestellt
Gestartet am	Zeitpunkt, zu dem der Workflow angelegt wurde	—
Abgeschlossen am	Zeitpunkt, zu dem alle Pflicht-Aufgaben erledigt waren	Nur bei abgeschlossenen Workflows sichtbar
Zustaendig (je Aufgabe)	Wer für die einzelne Aufgabe verantwortlich ist	HR, Vorgesetzter, IT oder Mitarbeiter
Fällig (je Aufgabe)	Frist für die Aufgabe	Wird beim Start automatisch aus „Fällig nach (Tagen)" der Vorlage berechnet
Notizen (je Aufgabe)	Freitext zur Aufgabe	Optional
Instanzdaten	Felder in der Form `name=wert`, die beim Start mitgegeben werden	Grundlage für die Auswertung hinterlegter Bedingungen; nach dem Start nicht mehr änderbar
Genehmigungskette (je Aufgabe)	Die für den Schritt hinterlegten Genehmigungsstufen mit ihrem Stand	Wird nur angezeigt, wenn die Vorlage für diesen Schritt Stufen vorsieht
Genehmiger	Wird automatisch aus Ihrer Anmeldung übernommen	Jede Person zählt je Stufe nur einmal - zwei geforderte Genehmigungen bedeuten zwei verschiedene Personen, die sich beide anmelden müssen
Gestartet von	Wird beim Start automatisch aus Ihrer Anmeldung übernommen	Nicht eingebbar. Dieser Wert entscheidet später mit darüber, wer den Vorgang genehmigen darf

Werte & Status

Workflow-Status

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Aktiv	Der Workflow läuft, mindestens eine Aufgabe ist noch offen	Aufgaben können bearbeitet werden
Abgeschlossen	Alle Pflicht-Aufgaben sind erledigt oder übersprungen	Wird automatisch gesetzt, sobald die letzte Pflicht-Aufgabe fertig ist; keine weiteren Änderungen möglich
Abgebrochen	Der Workflow wurde manuell abgebrochen	Alle offenen Aufgaben wurden dabei automatisch übersprungen

Aufgaben-Status

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Ausstehend	Aufgabe wurde noch nicht begonnen	Kann auf „In Bearbeitung", „Erledigt" oder „Übersprungen" gesetzt werden
In Bearbeitung	Aufgabe wurde begonnen	Kann auf „Erledigt" oder „Übersprungen" gesetzt werden
Abgeschlossen	Aufgabe ist fertig	Endzustand, keine weitere Änderung möglich
Übersprungen	Aufgabe wurde bewusst übersprungen (z. B. nicht zutreffend) oder durch einen Workflow-Abbruch automatisch übersprungen	Endzustand, keine weitere Änderung möglich
Durch Verzweigung übersprungen	Eine zutreffende Bedingung hat den Ablauf über diesen Schritt hinweg auf einen späteren Schritt gelenkt	Endzustand; die Kennzeichnung unterscheidet diesen Fall von einem Überspringen von Hand

Häufige Fragen

Kann ich einen Workflow für einen Mitarbeiter starten, für den es keine passende Vorlage gibt?
Nein. Sie können nur aus bereits angelegten, aktiven Vorlagen starten. Fehlt eine passende Vorlage, legen Sie diese zuerst unter Workflow-Vorlagen an.

Was passiert, wenn ich eine Pflicht-Aufgabe überspringe?
Sie zählt für die automatische Abschlussprüfung als erledigt — der Workflow kann dadurch trotzdem automatisch auf „Abgeschlossen" wechseln, auch wenn die Aufgabe inhaltlich nicht erfüllt wurde.

Kann ich einen abgeschlossenen oder abgebrochenen Workflow wieder öffnen?
Nein, Aufgaben lassen sich nur bei einem aktiven Workflow bearbeiten.

Wo lege ich fest, welche Schritte ein Workflow enthält?
Das geschieht nicht hier, sondern in den Workflow-Vorlagen. Diese Seite zeigt nur bereits gestartete, mitarbeiterbezogene Abläufe.

Wann verzweigt ein Workflow, statt der Reihe nach zu laufen?
Sobald Sie einen Schritt abschliessen, für den in der Vorlage eine Bedingung mit einem Folgeschritt hinterlegt ist, wird diese Bedingung gegen die Instanzdaten geprüft. Trifft sie zu, werden alle dazwischenliegenden offenen Schritte als „Durch Verzweigung übersprungen" gekennzeichnet, und der Folgeschritt ist der nächste offene Punkt. Trifft keine Bedingung zu, läuft der Workflow ganz normal der Reihe nach weiter.

Kann eine Verzweigung den Workflow im Kreis laufen lassen?
Nein. Eine Verzweigung führt ausschliesslich vorwärts zu einem Schritt, der noch nicht entschieden ist. Verweist eine Bedingung zurück auf einen bereits erledigten oder übersprungenen Schritt, wird sie nicht ausgeführt; der Workflow läuft dann der Reihe nach weiter und bleibt in einem gültigen Zustand.

Warum lässt sich ein Schritt nicht abschliessen, obwohl ich alle Rechte habe?
Wenn für den Schritt Genehmigungsstufen hinterlegt sind, blockiert jede noch nicht erfüllte Stufe den Abschluss. Der Hinweis unter der Genehmigungskette nennt die Stufe, die als nächste an der Reihe ist. Überspringen ist weiterhin möglich - das ist die bewusste Entscheidung, den Schritt fallenzulassen.

Kann die zweite Stufe genehmigen, bevor die erste entschieden hat?
Nein. Die Stufen werden der Reihe nach entschieden. Eine Genehmigung ausserhalb der Reihenfolge wird abgelehnt, weil die Unterschrift der zweiten Stufe sonst nichts über die erste aussagen würde.

Warum kann ich hier nicht genehmigen, obwohl ich die Berechtigung habe?
Weil Sie an dem Vorgang selbst beteiligt sind: Sie haben den Workflow gestartet, oder er betrifft Sie als Mitarbeiter. Das Vier-Augen-Prinzip verlangt, dass eine andere berechtigte Person entscheidet. Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen mit derselben Berechtigung um die Entscheidung.

Wir sind ein kleines Team - kann diese Sperre uns blockieren?
Nein. Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich mandantenweit abschalten; die Einstellung finden Sie unter „Genehmigungseinstellungen". Sie gilt dann einheitlich für Abwesenheiten, Spesen und Workflows. Ohne ausdrückliche Abschaltung ist die Sperre aktiv - das ist die sichere Voreinstellung.

Was bewirkt eine Ablehnung?
Die Ablehnung wird festgehalten, zählt aber nicht als Genehmigung. Die Stufe bleibt damit offen und die Aufgabe bleibt bearbeitbar, bis eine Genehmigung erfolgt oder der Schritt übersprungen wird.

Was passiert mit einer Erinnerung, deren Termin erreicht ist?
Fällige Erinnerungen werden automatisch geprüft und über die Benachrichtigungsglocke an alle Personen mit der Berechtigung „HR verwalten" zugestellt - ohne dass jemand die Seite geöffnet haben muss. Die Prüfung läuft im Hintergrund in regelmässigen Abständen; eine bereits zugestellte Erinnerung wird nicht doppelt versendet.