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Rechtseinheiten

Eine Rechtseinheit ist die rechtliche Firma (z. B. eine GmbH), unter der Mitarbeiter angestellt sind. Größere Unternehmensgruppen bestehen oft aus mehreren solcher Gesellschaften — hier legen Sie diese an und pflegen ihre Stammdaten wie Steuernummer, Adresse und Währung.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /hr/legal-entities

Was kann ich hier tun?

  • Alle Rechtseinheiten als Liste sehen, mit Anzahl zugeordneter Mitarbeiter und Standorte
  • Nach Namen suchen
  • Eine neue Rechtseinheit anlegen
  • Eine bestehende Rechtseinheit bearbeiten
  • Eine Rechtseinheit stilllegen oder wieder aktivieren
  • Eine unbenutzte Rechtseinheit endgültig löschen
  • Eine Rechtseinheit als Haupt-/Stammgesellschaft markieren
  • Nach Status filtern (alle / aktiv / stillgelegt)

Schritt für Schritt

  1. Neue Rechtseinheit anlegen: Auf "Erstellen" klicken, Namen und rechtlichen Firmennamen eingeben, optional Steuernummer, Handelsregisternummer, Adresse und Währung ausfüllen, speichern.
  2. Rechtseinheit bearbeiten: In der Liste auf einen Eintrag klicken, Felder anpassen, speichern.
  3. Als Hauptgesellschaft markieren: Beim Anlegen oder Bearbeiten die Option "Ist Hauptgesellschaft" aktivieren.
  4. Rechtseinheit stilllegen: In der Zeile auf das Verbots-Symbol klicken und bestätigen. Die Gesellschaft ist danach für neue Verträge nicht mehr auswählbar; alle bestehenden Verträge, Mitarbeiter, Standorte und Kostenstellen behalten ihre Zuordnung und bleiben lesbar.
  5. Rechtseinheit wieder aktivieren: Bei einer stillgelegten Gesellschaft auf das Pfeil-Symbol klicken. Sie steht danach wieder zur Auswahl.
  6. Rechtseinheit löschen: Der Papierkorb erscheint nur, solange an der Gesellschaft nichts hängt. Sobald ein Vertrag, ein Mitarbeiter, ein Standort oder eine Kostenstelle auf sie verweist, bietet die Zeile stattdessen "Stilllegen" an.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Name Kurzer Anzeigename der Gesellschaft Pflichtfeld
Rechtlicher Name Vollständiger, im Handelsregister eingetragener Name Optional
Steuernummer Steuerliche Kennnummer Optional
Handelsregisternummer Registrierungsnummer Optional
Straße / Stadt / PLZ / Bundesland / Land Firmenanschrift Land als Kürzel, z. B. "DE"
Währung Buchungswährung der Gesellschaft Standard "EUR"
Ist Hauptgesellschaft Markiert die Gesellschaft als primäre/Stammgesellschaft Nur informativ in der Liste sichtbar (Stern-Symbol)
Mitarbeiter (Spalte) Anzahl der dieser Gesellschaft zugeordneten Mitarbeiter —
Standorte (Spalte) Anzahl der dieser Gesellschaft zugeordneten Standorte -
Verträge (Spalte) Anzahl der Verträge, die auf diese Gesellschaft verweisen Ab 1 ist Löschen nicht mehr möglich
Status (Spalte) Aktiv oder Stillgelegt Nur aktive Gesellschaften sind am Vertrag auswählbar

Werte & Status

Status Bedeutung
Aktiv Die Gesellschaft steht am Vertrag zur Auswahl.
Stillgelegt Die Gesellschaft steht nicht mehr zur Auswahl. Alle bestehenden Zuordnungen bleiben unverändert erhalten. Der Zustand ist umkehrbar.

Häufige Fragen

Wofür brauche ich mehrere Rechtseinheiten?
Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren rechtlich eigenständigen Gesellschaften besteht (z. B. mehrere Landesgesellschaften), können Sie Mitarbeiter, Standorte und Kostenstellen jeweils der passenden Gesellschaft zuordnen.

Was passiert, wenn ich eine Rechtseinheit lösche?
Löschen ist nur möglich, solange an der Gesellschaft nichts hängt. In diesem Fall wird sie endgültig entfernt. Verweist dagegen auch nur ein Vertrag, ein Mitarbeiter, ein Standort oder eine Kostenstelle auf sie, wird das Löschen abgelehnt und der Grund genannt.

Warum kann ich eine benutzte Gesellschaft nicht löschen?
An einer Gesellschaft hängen Arbeitsverträge und daraus abgeleitete Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Wäre die Gesellschaft gelöscht, bliebe der aufbewahrte Vertrag zwar erhalten, würde aber nicht mehr aussagen, mit welcher Firma er geschlossen wurde. Deshalb ist der Weg für benutzte Gesellschaften das Stilllegen.

Was ist der Unterschied zwischen Stilllegen und Löschen?
Stilllegen nimmt die Gesellschaft aus der Auswahl, lässt aber jeden bestehenden Datensatz unberührt, und ist jederzeit umkehrbar. Löschen entfernt die Gesellschaft endgültig und ist deshalb nur bei unbenutzten Gesellschaften erlaubt.

Wo ordne ich einem Mitarbeiter eine Gesellschaft zu?
Am Vertrag: Personal > Mitarbeiter > Mitarbeiter öffnen > Reiter Vertragsdaten > Feld "Gesellschaft". So ist auch dann nachvollziehbar, mit welcher Firma ein früherer Vertrag geschlossen wurde, wenn ein Mitarbeiter später zu einer anderen Gesellschaft wechselt.

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