Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem ist ein geschützter Kanal, über den Mitarbeiter und andere Personen Missstände melden können – zum Beispiel Betrug, Belästigung oder Sicherheitsprobleme. Diese Seite ist die Fallbearbeitung für befugte Bearbeiter: Hier sichten Sie eingegangene Meldungen, kommunizieren geschützt mit dem Hinweisgeber und schließen Fälle ab. Die Identität anonymer Hinweisgeber wird vom System zu keinem Zeitpunkt angezeigt.

Was kann ich hier tun?

• Auf einen Blick sehen, wie viele Fälle es gibt und wie viele davon neu, in Ermittlung oder kritisch und offen sind (Kennzahlen-Kacheln Gesamt, Neue Fälle, In Ermittlung, Kritisch offen, Abgeschlossen).
• Die Fallliste durchsuchen (nach Titel oder Fall-Nr.) und nach Status, Kategorie und Schweregrad filtern.
• Einen Fall öffnen, die Meldung lesen und den Status sowie den Schweregrad anpassen.
• Über den Nachrichtenverlauf geschützt mit dem Hinweisgeber schreiben – auch bei anonymen Meldungen, ohne dass die Identität sichtbar wird.
• Einen Fall mit Abschlussnotizen abschließen (als „Abgeschlossen") oder abweisen (als „Abgewiesen").

Schritt für Schritt

Einen neuen Fall sichten

1. Neue Meldungen erscheinen mit dem Status Neu. Die Liste ist so sortiert, dass die schwerwiegendsten Fälle (Schweregrad Kritisch) ganz oben stehen.
2. Klicken Sie auf eine Zeile, um den Fall zu öffnen. Sie sehen Titel, Kategorie, die vollständige Beschreibung und den Melder-Typ (z. B. Anonym).
3. Passen Sie rechts unter Aktionen bei Bedarf den Status (z. B. auf In Prüfung oder Ermittlung) und den Schweregrad an. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Mit dem Hinweisgeber kommunizieren

1. Öffnen Sie den Fall und scrollen Sie zum Nachrichtenverlauf.
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Eingabefeld und senden Sie sie ab. Der Hinweisgeber kann über seinen geheimen Zugangscode antworten – ohne sich zu erkennen zu geben.
3. Eine rote Zahl neben der Fall-Nr. in der Liste zeigt ungelesene Antworten des Hinweisgebers an. Beim Öffnen des Falls werden sie automatisch als gelesen markiert.
4. Wichtig: Fragen Sie niemals nach Angaben, die die Person identifizieren könnten. Die Seite blendet dazu dauerhaft einen Warnhinweis ein.

Einen Fall abschließen

1. Klicken Sie im geöffneten Fall auf Fall abschließen.
2. Wählen Sie das Ergebnis: Abgeschlossen (der Hinweis wurde bearbeitet) oder Abgewiesen (der Hinweis wird nicht weiterverfolgt).
3. Tragen Sie Abschlussnotizen ein – eine Beschreibung der Ergebnisse und der ergriffenen Maßnahmen ist Pflicht – und klicken Sie auf Fall endgültig abschließen.
4. SELLERLOGIC Commerce Services fragt vorher nach und nennt dabei die Fallnummer: Der Abschluss lässt sich nicht zurückholen. Erst Ihre Bestätigung schließt den Fall; ein Abbruch lässt ihn offen, samt Ihren Notizen.
5. Danach sind keine Statusänderungen und keine neuen Nachrichten mehr möglich. Der Hinweisgeber sieht das Ergebnis samt Abschlussnotizen über seinen Zugang.

flowchart LR
    A[Neu] --> B[In Prüfung]
    B --> C[Ermittlung]
    C --> D[Eskaliert]
    A -->|Fall abschließen| E[Abgeschlossen]
    B -->|Fall abschließen| E
    C -->|Fall abschließen| E
    D -->|Fall abschließen| E
    A -->|abweisen| F[Abgewiesen]
    B -->|abweisen| F
    C -->|abweisen| F
    D -->|abweisen| F

Felder erklärt

Werte & Status

Status

Kategorie

Schweregrad

Melder-Typ

Absender im Nachrichtenverlauf

Häufige Fragen

Kann ich herausfinden, wer eine anonyme Meldung abgegeben hat?
Nein. Bei anonymen Meldungen speichert das System keine Verbindung zur Person, und die Fallansicht zeigt zu keinem Zeitpunkt eine Identität an. Bitte versuchen Sie auch nicht, die Identität über Rückfragen zu ermitteln – darauf weist der ständige Warnhinweis in der Fallansicht hin.

Wie kann ein anonymer Hinweisgeber überhaupt antworten?
Beim Absenden der Meldung erhält die Person einen geheimen Zugangscode. Nur damit kann sie ihren Fall aufrufen, den Stand sehen und im Nachrichtenverlauf antworten.

Was ist der Unterschied zwischen „Abgeschlossen" und „Abgewiesen"?
„Abgeschlossen" bedeutet: Der Hinweis wurde geprüft und bearbeitet. „Abgewiesen" bedeutet: Der Hinweis wird nicht weiterverfolgt. In beiden Fällen sind Abschlussnotizen Pflicht, und der Fall ist danach endgültig geschlossen.

Kann ich einen geschlossenen Fall wieder öffnen?
Nein, dafür gibt es keine Funktion. Auch neue Nachrichten sind in geschlossenen Fällen nicht mehr möglich.

Warum steht ein bestimmter Fall ganz oben in der Liste?
Die Liste sortiert zuerst nach Schweregrad (Kritisch → Hoch → Mittel → Niedrig) und innerhalb desselben Schweregrads nach Eingangsdatum (neueste zuerst).

Wo melden Mitarbeiter selbst einen Hinweis?
Über ihren persönlichen Bereich („Hinweis melden") oder den öffentlichen Meldeweg – nicht über diese Bearbeitungsseite.

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