Wissensdatenbank

Benachrichtigungen zu Vorgängen

Auf dieser Seite legen Sie fest, zu welchen Vorgangsarten Sie eine E-Mail bekommen. Die Einstellung gilt nur für Sie persönlich - niemand sonst wird davon berührt, und Sie können auch die Einstellung anderer nicht sehen oder ändern.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /settings/notifications/processes

Das Wichtigste zuerst: Ihre Arbeitsliste bleibt

Abgeschaltet wird ausschließlich die E-Mail. Der Eintrag in Ihrer Arbeitsliste (die Glocke oben rechts) bleibt in jedem Fall bestehen und lässt sich nicht abbestellen.

Das ist Absicht: Wer seine Arbeitsliste ausschalten könnte, würde sich blind stellen - und dann läge ein Genehmigungsvorgang wochenlang, ohne dass es jemandem auffällt. Die E-Mail ist eine zusätzliche Erinnerung; die Arbeitsliste ist der Ort, an dem der Vorgang tatsächlich liegt.

Eine E-Mail am Tag, nicht eine je Vorgang

Seit dem 28.08.2026 kommen die E-Mails zu Vorgängen gebündelt: Sie bekommen eine einzige Zusammenfassung pro Tag, in der alle Vorgänge stehen, die seit der letzten Zusammenfassung eingegangen sind - egal, ob es einer ist oder zwanzig. Es gibt keine Schwelle und keine Mischform.

Der Hintergrund: Ein Genehmiger mit zwanzig offenen Anträgen bekam vorher zwanzig E-Mails an einem Vormittag. Eine Posteingangslawine wird nicht gelesen, sondern weggeklickt - und dann ist die Erinnerung wertlos.

Was das kostet, ehrlich gesagt: Ein dringender Vorgang wartet in dieser Form bis zur nächsten Zusammenfassung. Wenn Sie eine schnelle Rückmeldung brauchen, ist die E-Mail nicht der richtige Weg - der Vorgang steht sofort in der Arbeitsliste der zuständigen Person, und die Glocke zeigt ihn ohne Verzögerung an.

Was die Bündelung nicht anfasst: die Arbeitsliste. Jeder Vorgang bekommt dort weiterhin seinen eigenen Eintrag, und die Zahl an der Glocke zählt weiterhin einzeln. Gebündelt wird ausschließlich der Versand.

Ihre Schaltereinstellung unten wirkt unverändert: Eine abgeschaltete Vorgangsart taucht in der Tageszusammenfassung gar nicht erst auf.

Was Sie hier sehen

Für jede Vorgangsart steht eine Zeile mit einem Schalter:

  • Der Name der Vorgangsart - zum Beispiel „Abwesenheitsantrag eingereicht"
  • Die Vorgabe - ob zu dieser Art standardmäßig eine E-Mail verschickt wird oder nicht
  • Der Schalter - Ihre eigene Entscheidung

Manche Zeilen haben einen ausgegrauten Schalter. Das heißt: Für diese Vorgangsart ist die E-Mail nicht abwählbar (weil sie verpflichtend ist) oder es gibt zu ihr gar keine E-Mail. Solche Zeilen werden bewusst trotzdem angezeigt - sonst könnten Sie nicht unterscheiden, ob es die Vorgangsart nicht gibt oder ob Sie sie nur nicht ändern dürfen.

Über die beiden Schaltflächen oben können Sie zwischen allen Vorgangsarten und nur den änderbaren umschalten. Die Auswahl steht in der Adresse der Seite, Sie können sie also als Lesezeichen behalten oder weitergeben.

Was passiert, wenn Sie abschalten

Ab dem Moment, in dem Sie den Schalter umlegen, bekommen Sie zu dieser Vorgangsart keine E-Mail mehr. Bereits verschickte E-Mails lassen sich nicht zurückholen.

Der Vorgang selbst erscheint weiterhin

  • in Ihrer Arbeitsliste (Glocke), und
  • als Aufgabe, wenn die Vorgangsart eine anlegt.

Was passiert, wenn Sie wieder einschalten

Sie bekommen zu neuen Vorgängen dieser Art wieder eine E-Mail. Für Vorgänge, die während der Abschaltung entstanden sind, wird nichts nachgeholt - sie stehen aber nach wie vor in Ihrer Arbeitsliste.

Wenn eine Vorgangsart neu ist

Neue Vorgangsarten tauchen hier von selbst auf, sobald sie im System angemeldet sind. Solange für eine Art noch kein deutscher Name hinterlegt ist, steht ihr technischer Name in der Zeile - das ist unschön, aber ehrlich, und es verschwindet, sobald der Name nachgetragen ist.

Verwandte Themen