Onboarding-Schritte
Eine Einarbeitung besteht aus einzelnen Schritten: Vertrag unterschreiben, Zugänge einrichten, Laptop übergeben, Einführung planen. SCS legt sie beim Anlegen einer Checkliste alle auf einmal an, jeden mit einem eigenen Fälligkeitsdatum. Was danach fehlte, war der Anstoss: am Fälligkeitstag passiert von allein nichts, und ein Schritt, den niemand anschaut, bleibt einfach offen.
Ab sofort meldet sich jeder Schritt selbst. Ist er fällig und noch nicht erledigt, erscheint er als Vorgang in der Arbeitsliste der zuständigen Person - in der Glocke oben rechts, zusammen mit den anderen Dingen, die auf sie warten.
Was kann ich hier tun?
- Rechtzeitig erfahren, dass ein Schritt fällig ist - ohne die Checkliste täglich zu öffnen.
- Die Checkliste direkt öffnen - der Vorgang verlinkt auf die Einarbeitung, zu der der Schritt gehört.
- Den Schritt erledigen - der Hinweis verschwindet danach von selbst.
- Per E-Mail erinnert werden - zusätzlich zur Arbeitsliste, wenn Sie das nicht abbestellt haben.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Glocke oben rechts. Ein fälliger Schritt steht dort mit seinem Namen, dem Namen der neuen Person und dem Fälligkeitsdatum.
- Klicken Sie auf Schritt erledigen. SCS öffnet die Checkliste der Einarbeitung.
- Haken Sie den Schritt ab - oder überspringen Sie ihn, wenn er in diesem Fall nicht zutrifft.
- Der Vorgang verschwindet danach von selbst aus der Arbeitsliste. Sie müssen ihn nicht zusätzlich schliessen.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Fällig am | Bestimmt, wann der Hinweis erscheint. Ohne Fälligkeitsdatum entsteht kein Vorgang. |
| Zuständigkeit (Vorlage) | Bestimmt, wer den Hinweis bekommt: die vorgesetzte Person, die neue Person selbst oder die Personalabteilung. |
| Status des Schritts | Der einzige Ort, an dem „erledigt" steht. Der Arbeitslisteneintrag führt keinen eigenen Zustand mit. |
| Status der Checkliste | Eine abgebrochene oder abgeschlossene Einarbeitung beendet auch ihre offenen Schritte. |
Werte & Status
Wer den Hinweis bekommt
Das entscheidet die Zuständigkeit in der Vorlage des Schritts:
- Vorgesetzte Person - die Führungskraft der neuen Person.
- Mitarbeiter - die neue Person selbst. Sie erledigt ihre Schritte im Mitarbeiterportal.
- Personal - die für diese Person zuständige Personalverantwortung.
- IT und Individuell - dafür kennt SCS heute niemanden. Der Vorgang wird als Mangel vermerkt und geht ausdrücklich an niemanden, statt an alle. Tragen Sie in diesen Fällen am Schritt eine Person ein.
Wann der Hinweis wieder verschwindet
- Der Schritt ist erledigt.
- Der Schritt wurde übersprungen - er ist damit ebenfalls abgeschlossen.
- Die Einarbeitung ist abgeschlossen oder abgebrochen.
- Die Person hat das Unternehmen wieder verlassen.
Alle vier Wege wirken von allein und unabhängig davon, wer die Änderung vorgenommen hat. Sie müssen den Hinweis nie von Hand schliessen.
Der Eintrag führt keinen eigenen Zustand
Der Arbeitslisteneintrag zeigt auf den Schritt und speichert nichts über ihn. „Erledigt" wird immer an der Checkliste selbst abgelesen. Deshalb kann der Eintrag nie etwas anderes behaupten als die Checkliste - auch dann nicht, wenn jemand den Schritt an einer anderen Stelle abhakt.
Eskalation nach sieben Tagen
Liegt der Vorgang sieben Tage ohne Erledigung, wird er zusätzlich bei der nächsthöheren Ebene sichtbar. Er wandert nicht weg: Sie bleiben zuständig und sehen ihn weiterhin.
Häufige Fragen
Ich bekomme keinen Hinweis, obwohl ein Schritt offen ist.
Prüfen Sie drei Dinge: Hat der Schritt ein Fälligkeitsdatum, und ist es erreicht? Ist die Checkliste noch aktiv? Und sagt die Vorlage, wer zuständig ist? Steht dort IT oder Individuell ohne eingetragene Person, kann SCS niemanden benennen.
Ich habe den Hinweis bekommen, kann den Schritt aber nicht abhaken.
Das Abhaken in der Verwaltung setzt das Recht Personal verwalten voraus. Führungskräfte ohne dieses Recht sehen den Schritt, erledigen ihn aber über die Personalabteilung. Die neue Person selbst hakt ihre eigenen Schritte im Mitarbeiterportal ab.
Bekomme ich denselben Hinweis jeden Tag noch einmal?
Nein. Je Schritt entsteht genau ein Vorgang. Der regelmässige Abgleichslauf legt keinen zweiten an, solange der erste offen ist.
Warum bekomme ich für eine Einarbeitung mehrere Einträge?
Weil die Schritte verschiedenen Personen gehören. Ein einziger Eintrag je Einarbeitung läge bei einer dieser Personen und bei den anderen nicht.
Kann ich die E-Mail abschalten?
Ja, je Vorgangsart in den Benachrichtigungseinstellungen. Der Eintrag in der Arbeitsliste bleibt in jedem Fall - er lässt sich nicht abbestellen.