Onboarding & Offboarding
Hier verwalten Sie Checklisten für neue Mitarbeiter (Onboarding), ausscheidende Mitarbeiter (Offboarding) und interne Wechsel (Übergang). Jede Checkliste besteht aus einzelnen Aufgaben — zum Beispiel „Laptop bereitstellen" oder „Zugänge einrichten" — die Sie einmal als Vorlage anlegen und danach für jeden betroffenen Mitarbeiter automatisch erzeugen lassen.
Was kann ich hier tun?
- Wiederverwendbare Vorlagen für Onboarding, Offboarding oder Übergang anlegen, inklusive einer Liste von Aufgaben.
- Für einen konkreten Mitarbeiter eine Checkliste aus einer Vorlage starten (mit Startdatum).
- Den Fortschritt einer laufenden Checkliste verfolgen und einzelne Aufgaben als erledigt markieren.
- Eine Checkliste vorzeitig abbrechen.
- Im Dashboard auf einen Blick sehen: aktive Vorlagen, aktive/abgeschlossene Checklisten und überfällige Aufgaben.
Schritt für Schritt
- Vorlage anlegen — Im Tab „Vorlagen" auf „Neue Vorlage" klicken, Namen, Beschreibung und Typ (Onboarding / Offboarding / Übergang) festlegen.
- Aufgaben zur Vorlage hinzufügen — Die neu angelegte Vorlage öffnen und über „Aufgabe hinzufügen" jede Aufgabe mit Titel, Zuständigkeit, Fälligkeit (Anzahl Tage nach Start) und optional einer Kategorie erfassen. Aufgaben können als „Pflicht" markiert werden.
- Checkliste für einen Mitarbeiter starten — Im Tab „Aktive Checklisten" auf „Neue Checkliste" klicken, Vorlage und Mitarbeiter auswählen sowie ein Startdatum angeben. SELLERLOGIC Commerce Services erzeugt daraus automatisch alle Aufgaben mit ihren Fälligkeitsdaten.
- Fortschritt verfolgen — Eine Checkliste in der Liste anklicken, um die einzelnen Aufgaben zu sehen und offene Punkte per Klick als erledigt zu markieren.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Vorlagenname | Name der Onboarding-/Offboarding-Vorlage | Frei wählbar, z. B. „Standard-Onboarding Vertrieb" |
| Beschreibung | Kurzer Erklärtext zur Vorlage | Optional |
| Typ | Onboarding, Offboarding oder Übergang | Bestimmt, wofür die Vorlage in Auswahllisten angeboten wird |
| Standard | Kennzeichnet die Vorlage als Standardvorlage | Rein informativ in der Kartenansicht |
| Aufgabentitel | Name der einzelnen Aufgabe in der Vorlage | Erscheint später als Punkt in jeder daraus erzeugten Checkliste |
| Zuständig | Wer die Aufgabe typischerweise erledigt | Siehe „Zuständigkeit" unten |
| Fällig (Tage) | Anzahl Tage vor/nach dem Startdatum, an dem die Aufgabe fällig ist | Negative Werte = vor dem Starttag, positive Werte = danach |
| Kategorie | Themenbereich der Aufgabe | Siehe „Kategorie" unten, optional |
| Pflicht | Kennzeichnet eine Aufgabe als verpflichtend | Rein informative Kennzeichnung |
| Mitarbeiter-ID | Der Mitarbeiter, für den die Checkliste läuft | Wird beim Anlegen der Checkliste ausgewählt |
| Startdatum | Starttag des Onboardings/Offboardings | Grundlage für die Berechnung der Fälligkeitsdaten aller Aufgaben |
| Fortschritt | Anzahl erledigter von insgesamt vorhandenen Aufgaben | Wird als Balken und als Zahl „x/y" angezeigt |
Werte & Status
Typ
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Onboarding | Vorlage für neue Mitarbeiter | Wird bei „Neue Checkliste" für Neueinstellungen angeboten |
| Offboarding | Vorlage für ausscheidende Mitarbeiter | Wird für den Austrittsprozess angeboten |
| Übergang | Vorlage für interne Wechsel (z. B. Rollen- oder Abteilungswechsel) | Wird für interne Wechselprozesse angeboten |
Checklisten-Status
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Aktiv | Die Checkliste läuft gerade | Aufgaben können abgehakt werden, überfällige Punkte erscheinen im Dashboard |
| Abgeschlossen | Alle Aufgaben wurden erledigt | Die Checkliste gilt als fertig, keine weiteren Änderungen mehr nötig |
| Abgebrochen | Die Checkliste wurde vorzeitig beendet | Offene Aufgaben werden nicht mehr verfolgt |
Status der einzelnen Aufgabe
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Ausstehend | Aufgabe wurde noch nicht begonnen | Erscheint als offener Punkt in der Checkliste |
| In Bearbeitung | Aufgabe wurde begonnen, aber noch nicht abgeschlossen | Bleibt in der Liste sichtbar |
| Erledigt | Aufgabe wurde abgehakt | Wird durchgestrichen dargestellt und zählt zum Fortschritt |
| Übersprungen | Aufgabe wurde bewusst ausgelassen | Zählt nicht als offen, wird aber auch nicht als „erledigt" gewertet |
Zuständigkeit
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| HR-Manager | Die Personalabteilung ist zuständig |
| Vorgesetzter | Die direkte Führungskraft ist zuständig |
| IT-Admin | Die IT-Abteilung ist zuständig |
| Mitarbeiter | Der/die betroffene Mitarbeiter:in selbst ist zuständig |
| Benutzerdefiniert | Eine frei bestimmte Person ist zuständig |
Kategorie
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Dokumentation | Verträge, Formulare, Unterlagen |
| IT-Einrichtung | Technische Einrichtung von Geräten/Software |
| Zugänge | Berechtigungen und Zugangsdaten |
| Einarbeitung | Fachliche Einarbeitung |
| Ausstattung | Arbeitsmittel wie Laptop, Schlüssel, Ausweis |
| Vorstellung | Vorstellung im Team/Unternehmen |
| Verwaltung | Sonstige administrative Aufgaben |
Häufige Fragen
Woher weiß das System, wann eine Aufgabe fällig ist?
Jede Aufgabe in der Vorlage hat eine Anzahl Tage relativ zum Startdatum hinterlegt. Beim Starten einer Checkliste berechnet SCS daraus automatisch das konkrete Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe.
Was passiert, wenn ich eine Aufgabe überspringe statt sie abzuhaken?
Die Aufgabe wird als „Übersprungen" markiert, durchgestrichen dargestellt und zählt nicht mehr als offen — sie fließt aber auch nicht in den Fortschrittsbalken als „erledigt" ein.
Kann ich eine laufende Checkliste abbrechen?
Ja, solange sie den Status „Aktiv" hat, können Sie sie über das Papierkorb-/Abbrechen-Symbol beenden.
Wo sehe ich überfällige Aufgaben auf einen Blick?
Im Tab „Dashboard" werden alle überfälligen Aufgaben mit Mitarbeitername und Fälligkeitsdatum gesondert aufgelistet.
Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Checkliste?
Die Vorlage ist die wiederverwendbare Blaupause mit allen Aufgaben. Die Checkliste ist eine konkrete, für einen einzelnen Mitarbeiter erzeugte Kopie davon, in der der Fortschritt getrackt wird.