Benefits-Verwaltung

Auf dieser Seite verwalten Sie die Zusatzleistungen (Benefits) Ihres Unternehmens — zum Beispiel Fitnessstudio-Zuschüsse, Essenszuschüsse oder Altersvorsorge. Sie sehen, welche Leistungspläne es gibt, welche Mitarbeiter dafür angemeldet sind und welche Kostenerstattungen (Ansprüche) eingereicht wurden. Oben auf der Seite zeigen vier Kennzahlen-Kacheln den aktuellen Stand: Aktive Pläne, Aktive Anmeldungen, Offene Ansprüche und Gesamt bezahlt.

Was kann ich hier tun?

Leistungspläne anlegen, bearbeiten und löschen (Reiter Pläne)
Pläne nach Name/Anbieter durchsuchen und nach Kategorie filtern
Anmeldungen der Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf stornieren (Reiter Anmeldungen)
Eingereichte Ansprüche (Kostenerstattungen) genehmigen, ablehnen oder als bezahlt markieren (Reiter Ansprüche)

Hinweis: Die Schaltflächen zum Anlegen, Bearbeiten, Genehmigen usw. sehen nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung für die Benefits-Verwaltung.

Schritt für Schritt

Einen neuen Leistungsplan anlegen

Öffnen Sie den Reiter Pläne und klicken Sie auf Plan hinzufügen.
Geben Sie einen Name ein (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung.
Wählen Sie eine Kategorie (z. B. Gesundheit, Fitnessstudio, Essenszuschuss) und tragen Sie bei Bedarf den Anbieter ein.
Tragen Sie die monatlichen Kosten ein: Kosten (AG) = Anteil des Arbeitgebers, Kosten (AN) = Anteil der Mitarbeiter.
Lassen Sie das Häkchen Aktiv gesetzt, wenn der Plan sofort nutzbar sein soll, und klicken Sie auf Speichern.

Einen Anspruch genehmigen und auszahlen

Öffnen Sie den Reiter Ansprüche. Filtern Sie bei Bedarf über die Status-Auswahl auf Eingereicht.
Prüfen Sie den Eintrag (Mitarbeiter, Anspruchsart, Betrag) und klicken Sie auf das Häkchen-Symbol (Genehmigen) oder das Kreuz-Symbol (Ablehnen).
Sobald der Anspruch genehmigt ist, erscheint ein Münz-Symbol (Als bezahlt markieren). Klicken Sie darauf, nachdem die Auszahlung tatsächlich erfolgt ist.

Eine Anmeldung stornieren

Öffnen Sie den Reiter Anmeldungen und suchen Sie den betreffenden Eintrag (Filter über die Status-Auswahl möglich).
Klicken Sie in der Zeile auf Stornieren. Die Schaltfläche erscheint nur bei Anmeldungen mit dem Status Angemeldet.
Die Anmeldung erhält den Status Storniert und zählt nicht mehr zu den aktiven Anmeldungen des Plans.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung	Hinweise/Auswirkung
Name	Bezeichnung des Leistungsplans	Pflichtfeld; erscheint überall dort, wo der Plan angezeigt wird
Beschreibung	Freitext, was die Leistung umfasst	Optional
Kategorie	Art der Leistung (z. B. Gesundheit, Mobilität)	Bestimmt das farbige Kategorie-Etikett in der Liste und dient als Filter
Anbieter	Externer Anbieter der Leistung (z. B. Versicherung, Fitnesskette)	Optional; wird bei der Suche mit durchsucht
Kosten (AG)	Monatlicher Kostenanteil des Arbeitgebers in Euro	Optional; „–" wenn nicht hinterlegt
Kosten (AN)	Monatlicher Kostenanteil der Mitarbeiter in Euro	Optional; „–" wenn nicht hinterlegt
Anmeldungen	Anzahl der aktuell angemeldeten Mitarbeiter	Zählt nur Anmeldungen mit Status Angemeldet
Aktiv	Ob der Plan derzeit nutzbar ist	Nur für aktive Pläne sind neue Anmeldungen möglich
Mitarbeiter	Name der angemeldeten bzw. beanspruchenden Person	—
Plan	Leistungsplan, auf den sich die Anmeldung bezieht	—
Angemeldet am	Datum, an dem die Anmeldung erfolgte	—
Gültig ab	Datum, ab dem die Leistung greift	„–" wenn nicht hinterlegt
Anspruchsart	Art der beantragten Kostenerstattung	Freitext-Angabe der einreichenden Person
Betrag	Beantragter Erstattungsbetrag in Euro	Genehmigte und bezahlte Beträge fließen in die Kachel Gesamt bezahlt ein
Eingereicht am	Datum der Einreichung des Anspruchs	—

Werte & Status

Kategorien (Leistungspläne)

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Gesundheit	Leistungen rund um die Gesundheitsversorgung	Nur Anzeige/Filter — die Kategorie ändert keinen Ablauf
Zahnmedizin	Zahnärztliche Zusatzleistungen	Nur Anzeige/Filter
Sehkraft	Leistungen für Brille/Sehhilfen	Nur Anzeige/Filter
Lebensversicherung	Lebensversicherungs-Angebote	Nur Anzeige/Filter
Altersvorsorge	Betriebliche Altersvorsorge	Nur Anzeige/Filter
Fitnessstudio	Zuschüsse für Sport und Fitness	Nur Anzeige/Filter
Essenszuschuss	Zuschüsse zu Mahlzeiten	Nur Anzeige/Filter
Mobilität	Fahrtkosten-/Mobilitätsleistungen	Nur Anzeige/Filter
Kinderbetreuung	Zuschüsse zur Kinderbetreuung	Nur Anzeige/Filter
Weiterbildung	Fortbildungs- und Schulungsangebote	Nur Anzeige/Filter
Homeoffice	Leistungen rund ums Arbeiten von zu Hause	Nur Anzeige/Filter
Sonstiges	Alles, was in keine andere Kategorie passt	Nur Anzeige/Filter

Status einer Anmeldung

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Ausstehend	Die Anmeldung ist noch nicht abgeschlossen	Keine Aktion auf dieser Seite verfügbar
Angemeldet	Die Person nimmt aktiv an der Leistung teil	Zählt zur Anmeldungszahl des Plans; kann hier über Stornieren beendet werden
Abgelehnt	Die Anmeldung wurde nicht angenommen	Keine Aktion auf dieser Seite verfügbar
Storniert	Die Teilnahme wurde beendet	Endgültiger Zustand; eine bereits stornierte Anmeldung kann nicht erneut storniert werden
Abgelaufen	Der Gültigkeitszeitraum ist vorbei	Keine Aktion auf dieser Seite verfügbar

Status eines Anspruchs

Wert	Bedeutung	Was passiert dann
Eingereicht	Der Anspruch wartet auf Prüfung	Kann genehmigt oder abgelehnt werden — nur in diesem Status
Genehmigt	Der Anspruch wurde bewilligt	Kann anschließend Als bezahlt markiert werden
Abgelehnt	Der Anspruch wurde nicht bewilligt	Endgültiger Zustand, keine weiteren Aktionen
Bezahlt	Die Erstattung wurde ausgezahlt	Endgültiger Zustand; der Betrag zählt zur Kachel Gesamt bezahlt

flowchart LR
    A[Eingereicht] -->|Genehmigen| B[Genehmigt]
    A -->|Ablehnen| C[Abgelehnt]
    B -->|Als bezahlt markieren| D[Bezahlt]

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Schaltflächen „Plan hinzufügen" oder „Genehmigen" nicht?
Diese Aktionen erfordern eine besondere Berechtigung für die Benefits-Verwaltung. Wenden Sie sich an Ihre Administration, wenn Sie die Rechte benötigen.

Kann ich einen abgelehnten Anspruch nachträglich genehmigen?
Nein. Genehmigen und Ablehnen sind nur möglich, solange der Anspruch den Status Eingereicht hat. Ein abgelehnter Anspruch müsste neu eingereicht werden.

Was passiert, wenn ich einen Plan lösche?
Der Plan wird nach einer Sicherheitsabfrage („Plan wirklich löschen?") endgültig entfernt. Prüfen Sie vorher in der Spalte Anmeldungen, ob noch Mitarbeiter angemeldet sind.

Wie melde ich auf dieser Seite eine Person für einen Plan an?
Auf dieser Seite selbst gibt es dafür keine Schaltfläche — hier sehen und stornieren Sie bestehende Anmeldungen. Eine Anmeldung ist nur für aktive Pläne möglich.

Warum kann ich einen genehmigten Anspruch nicht ablehnen?
Nach der Genehmigung ist als nächster Schritt nur noch Als bezahlt markieren vorgesehen. Ablehnen geht nur im Status Eingereicht.

Was bedeutet die Kachel „Gesamt bezahlt"?
Sie zeigt die Summe aller Ansprüche, die bereits den Status Bezahlt erreicht haben.