Export ans Lohnbüro
Hier senden Sie die Stammdaten und Vertragsdaten eines Mitarbeiters als Datei an Ihr externes Lohnbüro oder Ihren Steuerberater - zum Beispiel bei einer Neueinstellung oder nach einer Vertragsänderung. Sie öffnen den Export direkt aus der Mitarbeiterakte, prüfen die Daten in einer Vorschau und wählen dann, an wen sie gehen sollen.
Was kann ich hier tun?
- Eine Vorschau der Stammdaten (Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Krankenkasse) und der Vertragsdaten (Eintrittsdatum, Vertragsart, Wochenstunden, Urlaubstage, Gehalt, Probezeitende) eines Mitarbeiters ansehen
- Einen oder mehrere Empfänger aus der Liste der hinterlegten Lohnbüro-Kontakte auswählen
- Die Daten per E-Mail an die ausgewählten Empfänger versenden
- Den Verlauf aller bisherigen Versendungen für diesen Mitarbeiter einsehen (wann, an wen, mit welchem Ergebnis)
- Pers.-Nr.
- PN-10234
- Status
- ✓Aktiv
/hr/employeesSchritt für Schritt
Export öffnen
Mitarbeiterakte öffnen → Schaltfläche „An Lohnbüro senden" anklicken. Der Export-Bereich öffnet sich als seitliches Fenster.Vorschau prüfen
Im Reiter „Vorschau" sehen Sie genau die Felder, die versendet werden. Sind Angaben unvollständig oder veraltet, schliessen Sie den Export und korrigieren Sie zuerst die Mitarbeiterakte.Empfänger auswählen und senden
Gewünschte Empfänger anhaken → „Senden". Die Bestätigung ist zugleich der Versand - es gibt keinen zweiten Bestätigungsdialog, da Sie die Daten bereits in Schritt 2 geprüft haben.Verlauf einsehen
Im Reiter „Verlauf" sehen Sie, wann welche Daten an wen gesendet wurden und ob der Versand erfolgreich war.
- Geburtsdatum
- 14.03.1990
- Steuer-ID
- 00 000 000 000
- SV-Nummer
- 00 000000 X 000
- Bank
- Beispielbank
- Eintrittsdatum
- 01.02.2024
- Wochenstunden
- 40
- Urlaubstage
- 30
/hr/employeesFelder erklärt
| Feld | Bedeutung | Notizen/Auswirkung |
|---|---|---|
| Empfänger | Kontakt beim Lohnbüro/Steuerbüro, an den die Daten gehen | Verwaltet unter „Gehaltsabrechnung" → „Empfänger"; hier nur auswählbar |
| Vorschau (Stammdaten) | Persönliche und steuerlich relevante Angaben des Mitarbeiters | Enthält sensible Daten wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung |
| Vorschau (Vertrag) | Vertragsbezogene Angaben | Eintrittsdatum, Vertragsart, Wochenstunden, Urlaubstage, Gehalt, Probezeitende |
| Verlaufseintrag | Protokollzeile eines früheren Versands | Zeigt Zeitpunkt, Empfänger und Ergebnis; kann nicht gelöscht werden |
Werte & Status
Versandstatus (im Verlauf)
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Gesendet | Die E-Mail an diesen Empfänger wurde erfolgreich zugestellt | Kein weiterer Schritt nötig |
| Fehlgeschlagen | Der Versand an diesen Empfänger ist gescheitert (z. B. ungültige Adresse) | Fehlerursache steht im Verlaufseintrag; erneut versuchen, nachdem die Ursache behoben ist |
Häufige Fragen
Warum brauche ich für den Export eine andere Berechtigung als für die normale Mitarbeiterpflege?
Der Export bündelt in einer einzigen Datei besonders schützenswerte Angaben, die im normalen Mitarbeiter-CRUD einzeln und mit engerer Sicht zugänglich sind: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Konfession und Krankenkasse. Ausserdem verlässt die Datei beim Versand das System und geht an einen externen Empfänger. Beides zusammen - Bündelung sensibler Daten plus externer Versand - ist ein höheres Risiko als das Lesen oder Bearbeiten eines einzelnen Mitarbeiterfelds im Admin, deshalb ist der Export über ein eigenes Recht (hr:employee:manage) abgesichert statt über die allgemeinen hr:read/hr:manage-Rechte der Mitarbeiterverwaltung. Das folgt demselben Muster wie das Vergütungsrecht hr:compensation:read, das das Gehalt separat von den übrigen Mitarbeiterdaten schützt.
Wer sieht die Schaltfläche „An Lohnbüro senden" nicht?
Nutzer ohne das Recht hr:employee:manage sehen die Mitarbeiterakte weiterhin normal, aber die Export-Funktion ist für sie nicht verfügbar. Fragen Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, falls Sie den Export benötigen.
Kann ich einen Export rückgängig machen?
Nein. Eine gesendete E-Mail kann nicht zurückgeholt werden. Prüfen Sie deshalb die Vorschau sorgfältig, bevor Sie senden.