Schichtplaner

Der Schichtplaner ist der Dienstplan für Teams mit Schichtarbeit. Sie legen Schichtvorlagen an (z. B. „Frühschicht", „Spätschicht"), weisen sie einzelnen Mitarbeitern oder gleich mehreren auf einmal zu, und exportieren am Ende die Lohndaten abgeschlossener Schichten.

Was kann ich hier tun?

Den Dienstplan in Wochen- oder Monatsansicht ansehen, nach Abteilung filtern
Eine einzelne Schicht einer Person an einem Tag zuweisen – per Klick auf ein leeres Feld im Wochenraster oder über „Schicht hinzufügen"
Mehrere Schichten auf einmal per Sammelzuweisung verteilen: eine Vorlage, mehrere Mitarbeiter und ein Zeitraum, optional ohne Wochenenden
Schichtvorlagen (Name, Beginn/Ende, Pause, Farbe) anlegen, bearbeiten und löschen
Lohnexporte für einen Zeitraum erzeugen und herunterladen (DATEV, CSV oder PDF)

Schritt für Schritt

Schichtvorlage anlegen

Öffnen Sie den Reiter „Vorlagen" und klicken Sie auf „Vorlage erstellen".
Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Frühschicht"), Beginn- und Endzeit sowie die Pause in Minuten.
Wählen Sie eine Farbe zur Wiedererkennung im Dienstplan und speichern Sie.

Eine Schicht zuweisen

Klicken Sie in der Wochenansicht auf das leere Feld eines Tages bei der gewünschten Person (oder auf „Schicht hinzufügen").
Wählen Sie Mitarbeiter und Datum. Wählen Sie optional eine Vorlage – Beginn, Ende und Pause werden dann automatisch übernommen, lassen sich aber noch anpassen.
Ergänzen Sie bei Bedarf Anmerkungen und speichern Sie.

Mehrere Schichten auf einmal zuweisen

Klicken Sie auf „Sammelzuweisung".
Wählen Sie eine Schichtvorlage, fügen Sie mehrere Mitarbeiter hinzu und legen Sie Start- und Enddatum fest. Optional: „Wochenenden ausschließen".
Prüfen Sie die Vorschau (Anzahl der Schichten für die Anzahl der Personen) und klicken Sie auf „Zuweisen".

Lohnexport erzeugen

Öffnen Sie den Reiter „Lohnexport" und klicken Sie auf „Export erstellen".
Wählen Sie Zeitraum und Exportformat (DATEV, CSV oder PDF).
Klicken Sie auf „Export starten". Der Export erscheint anschließend in der Liste zum Herunterladen.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung	Hinweise/Auswirkung
Vorlagenname	Bezeichnung der Schichtvorlage	Erscheint als Beschriftung im Dienstplan
Beginn / Ende	Start- und Endzeit der Schicht	Wird bei Vorlagenauswahl automatisch übernommen
Pause (Minuten)	Pausenzeit der Schicht	Wird von der Gesamtdauer abgezogen
Farbe	Farbmarkierung der Vorlage	Zur schnellen Wiedererkennung im Raster
Mitarbeiter	Person, der die Schicht zugewiesen wird	Auswahl aus aktiven Mitarbeitern
Vorlage (optional)	Vorbelegung der Schichtzeiten	Ohne Vorlage tragen Sie Zeiten frei ein
Anmerkungen	Freitext zur Schicht	Optional
Zeitraum (Sammelzuweisung)	Start- und Enddatum, über die Schichten verteilt werden	Mit „Wochenenden ausschließen" werden Samstag/Sonntag übersprungen

Werte & Status

Status eines Lohnexports

Label	Klartext-Bedeutung	Was passiert dann
Entwurf	Export wurde angelegt	Wird vom System verarbeitet
In Verarbeitung	Berechnung der Stunden und Lohnsumme läuft	Bitte kurz warten
Abgeschlossen	Export ist fertig	Download über das Symbol in der Zeile möglich
Fehlgeschlagen	Export konnte nicht erstellt werden	Erneut versuchen oder IT/HR kontaktieren

Der Lohnexport berücksichtigt nur bereits abgeschlossene Schichten des gewählten Zeitraums; die Lohnsumme wird aus dem hinterlegten Arbeitsvertrag der jeweiligen Person berechnet.

Häufige Fragen

Warum lässt sich eine Schicht nicht löschen?
Nur Schichten, die noch nicht bestätigt oder abgeschlossen sind, können gelöscht werden. Ist eine Schicht bereits weiter fortgeschritten, wenden Sie sich an Ihre Führungskraft oder HR.

Kann eine Person zwei Schichten am selben Tag haben?
Ja. Alle Schichten eines Tages werden im Wochenraster untereinander als eigene farbige Blöcke angezeigt.

Wonach richtet sich die Lohnsumme im Export?
Nach den geleisteten Stunden abgeschlossener Schichten im gewählten Zeitraum und dem hinterlegten Gehalt aus dem Arbeitsvertrag der Person.

Wozu dient die Farbe bei einer Vorlage?
Sie dient ausschließlich der schnellen visuellen Unterscheidung verschiedener Schichtarten im Dienstplan – sie hat keine weitere Bedeutung.