Offene Stundenzettel

Ein Stundenzettel ist der Nachweis über die geleistete Arbeitszeit. Ist der Monat vorbei, muss ihn jemand ansehen und freigeben - danach ist der Zeitraum gesperrt und gilt als erledigt. Solange das nicht geschehen ist, fehlt dem Nachweis der Abschluss, und in der Regel merkt das niemand, weil am Monatsende nichts von allein passiert.

Genau das übernimmt SCS jetzt: Ist ein abgelaufener Monat nicht freigegeben, erscheint ein Vorgang in der Arbeitsliste der vorgesetzten Person - in der Glocke oben rechts, zusammen mit den anderen Dingen, die auf sie warten. Ein Vorgang je Person, nicht je Monat.

Sie müssen dafür nichts einschalten. Es genügt, dass die Person überhaupt Zeiten in SCS erfasst und eine vorgesetzte Person hinterlegt hat.

Was kann ich hier tun?

Sehen, wessen Stundenzettel noch offen ist - ohne selbst eine Liste zu führen.
Den Stundenzettel direkt öffnen - der Vorgang verlinkt auf den Stundenzettel der Person, im richtigen Monat.
Den Monat freigeben - danach verschwindet der Hinweis von selbst.
Eine Sammelmail bekommen - eine Mail am Tag, egal wie viele Stundenzettel offen sind.

Schritt für Schritt

Öffnen Sie die Glocke oben rechts. Ein offener Stundenzettel steht dort mit dem Namen der Person und dem ältesten Monat, der fehlt.
Klicken Sie auf Stundenzettel prüfen. SCS öffnet die Zeiterfassung im Reiter Stundenzettel, mit der richtigen Person und dem richtigen Monat.
Sehen Sie den Monat durch und geben Sie ihn frei.
Der Vorgang verschwindet danach von selbst aus der Arbeitsliste, sobald kein abgelaufener Monat mehr offen ist. Sie müssen ihn nicht abhaken.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung
Freigabe des Monats	Der einzige Zustand, der einen Monat als erledigt zählt. Ein Monat ohne Freigabe gilt als offen, auch wenn alle Tage erfasst sind.
Eintrittsdatum	Vor dem Eintritt gibt es keinen Stundenzettel, also auch keinen Hinweis.
Austrittsdatum	Nach dem Austritt entsteht kein neuer Hinweis mehr, und ein bestehender verschwindet.
Vorgesetzte Person	Empfänger des Hinweises. Ist keine hinterlegt, wird der Vorgang als Mangel vermerkt - er geht ausdrücklich nicht an alle Personalverantwortlichen.
Vertretung	Ist die vorgesetzte Person selbst abwesend, bekommt die hinterlegte Vertretung den Vorgang zusätzlich. Sie darf den Monat auch freigeben.

Werte & Status

Wann der Hinweis erscheint

Sobald ein Monat vorbei ist und keine Freigabe trägt. Der laufende Monat zählt nie mit - er ist noch nicht fertig. SCS schaut dabei drei abgelaufene Monate zurück; ein älterer Monat zählt nicht mehr mit, damit der Hinweis immer etwas benennt, das sich noch sinnvoll erledigen lässt.

Wann der Hinweis wieder verschwindet

Alle abgelaufenen Monate im Rückblick sind freigegeben.
Die Person hat das Unternehmen verlassen.
Für die Person werden gar keine Zeiten mehr erfasst - dann gibt es auch keinen Stundenzettel, den jemand freigeben könnte.

Alle drei Wege wirken von allein und unabhängig davon, wer die Änderung vorgenommen hat. Sie müssen den Hinweis nie von Hand schliessen.

Ein Vorgang je Person, auch bei mehreren Monaten

Fehlen bei einer Person mehrere Monate, bleibt es ein einziger Eintrag; er nennt den ältesten fehlenden Monat und wie viele es insgesamt sind. Ein Stapel, der am Ersten jedes Monats um einen Eintrag wächst, wäre nach einem halben Jahr unlesbar. Der Eintrag verschwindet erst, wenn kein abgelaufener Monat mehr offen ist - eine Freigabe für Juli beantwortet den August nicht.

Eine Mail am Tag, nicht eine je Person

Sind bei einer Führungskraft zwanzig Stundenzettel offen, entstehen zwanzig Einträge in der Arbeitsliste, aber genau eine Sammelmail am Tag. Die Einträge selbst bleiben einzeln bestehen und werden einzeln erledigt.

Eskalation nach sieben Tagen

Liegt der Vorgang sieben Tage ohne Freigabe, wird er zusätzlich bei der nächsthöheren Ebene sichtbar. Er wandert nicht weg: Sie bleiben zuständig und sehen ihn weiterhin.

Häufige Fragen

Ich bekomme keinen Hinweis, obwohl ein Stundenzettel offen ist.
Prüfen Sie drei Dinge: Sind für die Person überhaupt Zeiten erfasst? Ist der Monat wirklich vorbei? Hat die Person eine vorgesetzte Person in der Personalakte? Fehlt Letzteres, kann SCS niemanden benennen und vermerkt stattdessen einen Mangel - der Hinweis geht dann bewusst an niemanden, statt an alle.

Wir arbeiten gar nicht mit Stundenzetteln. Bekommen wir jetzt trotzdem Hinweise?
Nein. Wer in SCS keine Zeiten erfasst, erzeugt keinen Vorgang.

Bekomme ich denselben Hinweis jeden Tag noch einmal?
Nein. Je Person entsteht genau ein Vorgang. Der regelmässige Abgleichslauf legt keinen zweiten an, solange der erste offen ist.

Kann ich die E-Mail abschalten?
Ja, je Vorgangsart in den Benachrichtigungseinstellungen. Der Eintrag in der Arbeitsliste bleibt in jedem Fall - er lässt sich nicht abbestellen.

Warum steht der Vorgang nicht auf meinem Aufgabenbrett?
Weil er dort nur steht, wenn Sie das so eingestellt lassen. Diese Vorgangsart ist standardmässig auch als Aufgabe da, lässt sich aber abschalten - anders als bei auslaufenden Verträgen, wo die Aufgabe verpflichtend ist.