Bestellungen freigeben

Wer eine Bestellung beim Lieferanten auslösen will, reicht sie zur Freigabe ein. Sie steht dann auf Wartet auf Freigabe, und irgendjemand muss sie ansehen. Bisher stand sie dort still: die Bestellung wartete in einer Liste, die man von sich aus öffnen musste, und die einreichende Person merkte erst nach Tagen, dass nichts passiert war.

Ab sofort meldet sich die Bestellung selbst. Sobald sie auf Freigabe wartet, erscheint ein Vorgang in der Arbeitsliste der zuständigen Person - in der Glocke oben rechts, zusammen mit den anderen Dingen, die auf sie warten.

Was kann ich hier tun?

Sehen, welche Bestellung auf Sie wartet - ohne die Bestellliste täglich zu prüfen.
Die Bestellung direkt öffnen - der Vorgang verlinkt auf genau diese Bestellung.
Freigeben oder ablehnen - der Hinweis verschwindet danach von selbst.
Per E-Mail erinnert werden - zusätzlich zur Arbeitsliste, wenn Sie das nicht abbestellt haben.

Schritt für Schritt

Öffnen Sie die Glocke oben rechts. Eine wartende Bestellung steht dort mit ihrer Nummer und dem Lieferanten.
Klicken Sie auf Bestellung freigeben. SCS öffnet die Bestellung mit allen Positionen und dem Betrag.
Entscheiden Sie: freigeben oder ablehnen. Eine abgelehnte Bestellung geht als Entwurf zurück und kann überarbeitet und erneut eingereicht werden.
Der Vorgang verschwindet danach von selbst aus der Arbeitsliste, egal wer entschieden hat.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung
Status der Bestellung	Nur Wartet auf Freigabe erzeugt einen Vorgang. Jeder andere Status beendet ihn.
Einreichende Person	Aus ihr wird die Zuständigkeit abgeleitet: den Hinweis bekommt ihre vorgesetzte Person.
Verknüpfung zur Personalakte	Die Verbindung zwischen Benutzerkonto und Personalakte. Fehlt sie, kann SCS niemanden benennen.
Recht Bestellungen freigeben	Die vorgesetzte Person bekommt den Hinweis nur, wenn sie auch entscheiden darf.

Werte & Status

Wer den Hinweis bekommt

Die vorgesetzte Person derjenigen, die die Bestellung eingereicht hat - und nur dann, wenn sie das Recht Bestellungen freigeben besitzt. SCS leitet diese Zuständigkeit ab: Benutzerkonto der einreichenden Person, darüber die Personalakte, darüber die vorgesetzte Person, darüber wieder deren Benutzerkonto.

Lässt sich diese Kette nicht schliessen, wird ein Mangel vermerkt und niemand benachrichtigt. Das ist Absicht: Eine Rundmail an alle, die freigeben dürfen, ist genau der Zustand, den diese Arbeitsliste abschafft - was bei allen liegt, liegt bei niemandem.

Die häufigsten Gründe für einen Mangel:

Das Benutzerkonto der einreichenden Person ist mit keiner Personalakte verknüpft.
In der Personalakte ist keine vorgesetzte Person hinterlegt.
Die vorgesetzte Person hat das Recht Bestellungen freigeben nicht.

Wann der Hinweis wieder verschwindet

Sobald die Bestellung den Status Wartet auf Freigabe verlässt - gleich, wer sie bewegt hat. Also nach der Freigabe, nach einer Ablehnung und auch nach einem Abbruch. SCS liest den Zustand immer an der Bestellung selbst ab und führt keine eigene Kopie mit; deshalb kann der Eintrag nie etwas anderes behaupten als die Bestellung.

Auch der Rückstand wird erfasst

Beim ersten Durchlauf erscheinen auch die Bestellungen, die schon vor dieser Neuerung auf Freigabe warteten. Genau darum geht es: Der Rückstand ist der eigentliche Befund, und ein Hinweis, der erst ab morgen zählt, hätte ihn nie sichtbar gemacht.

Kein Betrag im Hinweis

Der Eintrag nennt Bestellnummer und Lieferanten, aber keinen Betrag. Eine Zahl im Hinweis wäre in dem Moment falsch, in dem jemand eine Position korrigiert - und wer auf diese Zahl hin freigibt, gäbe eine Kopie frei. Der Betrag steht einen Klick weiter, dort ist er aktuell.

Eskalation nach sieben Tagen

Liegt der Vorgang sieben Tage ohne Entscheidung, wird er zusätzlich bei der nächsthöheren Ebene sichtbar. Er wandert nicht weg: Sie bleiben zuständig und sehen ihn weiterhin.

Häufige Fragen

Ich bekomme keinen Hinweis, obwohl eine Bestellung wartet.
Prüfen Sie die Kette: Ist das Benutzerkonto der einreichenden Person mit einer Personalakte verknüpft? Ist dort eine vorgesetzte Person hinterlegt? Und hat diese das Recht Bestellungen freigeben? Bricht die Kette an einer Stelle, vermerkt SCS einen Mangel, statt an alle zu schicken.

Wir vergeben Freigaben nicht entlang der Führungslinie, sondern über den Einkauf.
Dann bleibt der Hinweis heute aus, und der Mangel wird vermerkt. Eine andere Herleitung wäre eine Vermutung über Ihre Organisation, und geraten wird hier nicht.

Bekomme ich denselben Hinweis jeden Tag noch einmal?
Nein. Je Bestellung entsteht genau ein Vorgang. Wird eine abgelehnte Bestellung überarbeitet und erneut eingereicht, entsteht ein neuer - das ist eine neue Entscheidung.

Kann ich die E-Mail abschalten?
Ja, je Vorgangsart in den Benachrichtigungseinstellungen. Der Eintrag in der Arbeitsliste bleibt in jedem Fall - er lässt sich nicht abbestellen.