Belegerfassung

Die Belegerfassung hilft Ihnen, eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften digital zu erfassen, zu prüfen und zu verbuchen. Sie laden ein Dokument hoch, das System liest die wichtigsten Daten automatisch per KI-gestützter Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition, also automatisches Auslesen von Text aus Fotos oder PDF-Dateien) aus, und Sie bestätigen die erkannten Werte, bevor der Beleg gebucht wird.

Was kann ich hier tun?

Neue Belege (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift oder Sonstiges) hochladen
Automatische Datenerkennung (OCR) für einen hochgeladenen Beleg anstoßen
Erkannte Daten prüfen und bei Bedarf korrigieren, bevor der Beleg verbucht wird
Einzelpositionen (z. B. einzelne Artikel einer Rechnung) einsehen, hinzufügen oder entfernen
Einen Beleg einer bestehenden Bestellung zuordnen lassen (Bestellabgleich)
Einen geprüften Beleg als gebucht markieren oder ablehnen
Nach Status, Belegtyp oder Suchbegriff filtern und zwischen den Reitern „Eingang“, „Verifiziert“ und „Gebucht“ wechseln

Bildschirmfoto der Seite Belegerfassung — Ansicht: `/erp/receipt-capture`

Schritt für Schritt

flowchart LR
    A["Beleg hochladen"] --> B["Daten extrahieren (OCR)"]
    B --> C["Daten prüfen & verifizieren"]
    C --> D["Beleg buchen"]
    C -.-> E["Beleg ablehnen"]
    B -.-> E

Beleg hochladen: Klicken Sie auf „Beleg hochladen“, wählen Sie den Belegtyp (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Sonstiges), geben Sie Dateiname und Datei-URL an und optional bereits bekannte Angaben wie Lieferant, Belegnummer oder Betrag. Der Beleg erscheint danach im Reiter „Eingang“ mit Status „Hochgeladen“.
Daten extrahieren: Klicken Sie in der Liste oder in der Detailansicht auf „Extrahieren“ (Blitz-Symbol). Das System liest Belegnummer, Datum, Lieferant und Beträge automatisch aus der Datei aus. Der Status wechselt zu „Wird verarbeitet“ und danach zu „Extrahiert“.
Daten prüfen (verifizieren): Öffnen Sie den Beleg und klicken Sie auf „Verifizieren“. Prüfen Sie die automatisch erkannten Felder (Belegnummer, Datum, Lieferant, Beträge) und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Erst nach dieser Bestätigung gilt der Beleg als „Verifiziert“.
Buchen: Klicken Sie auf „Buchen“, um den verifizierten Beleg abzuschließen. Optional können Sie eine Buchungsreferenz eintragen oder den Beleg mit einer passenden Bestellung verknüpfen (Button „Bestellung zuordnen“ zeigt mögliche Treffer anhand von Lieferant und Betrag). Der Beleg erscheint danach im Reiter „Gebucht“.

Felder erklärt

Feld	Bedeutung	Hinweise/Auswirkung
Belegtyp	Art des Dokuments: Rechnung, Lieferschein, Gutschrift oder Sonstiges	Bestimmt die farbliche Kennzeichnung in der Liste
Dateiname	Name der hochgeladenen Datei	Wird in der Übersicht angezeigt
Datei-URL	Speicherort der Datei	Über den Link in der Detailansicht können Sie die Originaldatei öffnen
Lieferant	Name des Lieferanten/Rechnungsstellers	Kann automatisch erkannt oder manuell eingetragen/korrigiert werden
Lieferant-ID	Interne Kennung des Lieferanten im System	Nur relevant, wenn der Lieferant bereits im System angelegt ist
Steuer-ID	Steuerliche Kennung des Lieferanten	Vom OCR erkannt, falls auf dem Beleg vorhanden
Belegnummer	Rechnungs- oder Belegnummer des Lieferanten	Pflichtfeld bei der Verifizierung
Belegdatum	Ausstellungsdatum des Belegs	Pflichtfeld bei der Verifizierung
Fälligkeitsdatum	Datum, bis zu dem der Beleg bezahlt werden sollte	Optional
Nettobetrag	Betrag ohne Mehrwertsteuer	Wird aus den erkannten Werten berechnet
Steuerbetrag	Mehrwertsteuerbetrag	Optional bei der Verifizierung
Gesamtbetrag	Bruttobetrag des Belegs	Pflichtfeld bei der Verifizierung
Währung	Währung des Betrags (z. B. EUR)	Standardmäßig EUR
OCR-Konfidenz	Wie sicher sich die automatische Texterkennung bei den erkannten Werten ist, in Prozent	Niedrige Werte deuten auf mögliche Erkennungsfehler hin — Werte vor dem Verifizieren genau prüfen
Buchungsreferenz	Freitextreferenz für die Buchung, z. B. eine interne Belegnummer	Wird beim Buchen optional vergeben
Zugeordnete Bestellung	Verknüpfte Bestellung (Purchase Order)	Wird über „Bestellung zuordnen“ vorgeschlagen
Positionen	Einzelne Artikel-/Leistungszeilen des Belegs mit Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis und Steuersatz	Können manuell ergänzt oder entfernt werden, solange der Beleg nicht gebucht oder abgelehnt ist
Notizen	Freitextfeld für interne Anmerkungen	Optional

Werte & Status

Status (Belegstatus)

Label	Bedeutung	Was passiert danach
Hochgeladen	Der Beleg wurde hochgeladen, aber noch nicht ausgelesen	Kann per „Extrahieren“ verarbeitet werden
Wird verarbeitet	Die automatische Texterkennung läuft gerade	Wechselt automatisch zu „Extrahiert“ oder bei Fehler zurück zu „Hochgeladen“
Extrahiert	Die Daten wurden automatisch ausgelesen	Muss noch geprüft und über „Verifizieren“ bestätigt werden
Verifiziert	Ein Mitarbeiter hat die Daten geprüft und bestätigt	Kann nun gebucht oder abgelehnt werden
Gebucht	Der Beleg wurde abschließend verbucht	Kann nicht mehr bearbeitet oder abgelehnt werden
Abgelehnt	Der Beleg wurde verworfen	Keine weiteren Aktionen möglich, außer erneuter Extraktion vor der Ablehnung nicht mehr relevant

Belegtyp

Label	Bedeutung	Was passiert danach
Rechnung	Eingangsrechnung eines Lieferanten	Standardtyp für die meisten Belege
Lieferschein	Dokument zur gelieferten Ware ohne Rechnungsbetrag	Wird wie andere Belegtypen erfasst und geprüft
Gutschrift	Rechnungskorrektur zugunsten des Unternehmens	Wird wie andere Belegtypen erfasst und geprüft
Sonstiges	Alle anderen Belegarten	Für Dokumente, die in keine der anderen Kategorien passen

Häufige Fragen

Was bedeutet „OCR-Konfidenz“?
Das ist ein Prozentwert, der angibt, wie sicher sich die automatische Texterkennung bei den ausgelesenen Werten ist. Bei niedrigen Werten sollten Sie die Felder besonders sorgfältig gegen das Originaldokument prüfen, bevor Sie verifizieren.

Kann ich einen bereits gebuchten Beleg noch ändern?
Nein. Sobald ein Beleg gebucht ist, können Felder, Positionen und Status nicht mehr bearbeitet werden.

Was passiert, wenn die automatische Erkennung Felder nicht richtig ausliest?
Sie können alle Felder im Schritt „Verifizieren“ manuell korrigieren. Erst die von Ihnen bestätigten Werte werden für die Buchung übernommen.

Wofür ist „Bestellung zuordnen“?
Damit sucht das System anhand von Lieferant und Betrag nach passenden, bereits erfassten Bestellungen, damit Sie den Beleg direkt der richtigen Bestellung zuordnen können.

Kann ich einen Beleg jederzeit ablehnen?
Ja, solange er noch nicht gebucht wurde. Ein abgelehnter Beleg gilt als erledigt und wird nicht weiterverarbeitet.