Lieferantenverwaltung
Hier verwalten Sie alle Ihre Lieferanten an einem Ort: Stammdaten, Bewertungen, welche Produkte Sie bei wem einkaufen, die Bankverbindung für Zahlungen (Kreditor), eingehende Warenlieferungen und Lieferantenrechnungen.
Was kann ich hier tun?
- Lieferanten anlegen, bearbeiten und löschen (Kontaktdaten, Adresse, Bankverbindung, Zahlungsziel)
- Lieferanten nach Status filtern (Aktiv, Inaktiv, Gesperrt) und durchsuchen
- Lieferanten anhand von Qualität, Lieferung, Preis und Kommunikation bewerten
- Festlegen, welche Produkte Sie bei welchem Lieferanten zu welchem Preis einkaufen, inkl. Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit
- Kreditor-Daten (Zahlungsdaten für die Buchhaltung) je Lieferant pflegen
- Wareneingänge einsehen und deren Status verfolgen
- Lieferantenrechnungen erfassen, mit Bestellungen abgleichen, genehmigen oder ablehnen
Schritt für Schritt
- Neuen Lieferanten anlegen: Klicken Sie auf "Lieferant hinzufügen" und tragen Sie Name, Kontaktdaten, Steuer-/USt-IdNr., Zahlungsziel, Adresse und Bankverbindung ein.
- Lieferant bewerten: Öffnen Sie den Reiter "Bewertungen" und vergeben Sie Punkte für Qualität, Lieferung, Preis und Kommunikation — daraus ergibt sich eine Gesamtbewertung.
- Produkte zuordnen: Im Reiter "Lieferantenprodukte" hinterlegen Sie, welches Produkt Sie bei diesem Lieferanten zu welchem Einkaufspreis, welcher Mindestbestellmenge und Lieferzeit beziehen; markieren Sie den bevorzugten Lieferanten pro Produkt.
- Rechnung erfassen und abgleichen: Im Reiter "Lieferantenrechnungen" erfassen Sie eine neue Rechnung, gleichen sie mit der zugehörigen Bestellung ab und genehmigen oder lehnen sie ab.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Name | Ansprechpartner oder Bezeichnung des Lieferanten | Pflichtfeld |
| Unternehmen | Firmenname, falls abweichend vom Namen | Optional |
| E-Mail / Telefon / Webseite | Kontaktdaten | Optional; E-Mail wird verschlüsselt gespeichert |
| Steuer-ID / USt-IdNr. | Steuerliche Kennnummern des Lieferanten | Steuer-ID wird verschlüsselt gespeichert |
| Zahlungsziel (Tage) | Wie viele Tage Sie Zeit haben, Rechnungen dieses Lieferanten zu bezahlen | Standard 30 Tage |
| Mindestbestellwert | Ab welchem Warenwert der Lieferant überhaupt beliefert | Optional |
| Lieferzeit (Tage) | Übliche Zeit zwischen Bestellung und Lieferung | Für Planung von Bestellungen |
| Adresse | Straße, Stadt, PLZ, Land, Bundesland | Für Rechnungen/Korrespondenz |
| Bankverbindung (Bankname, IBAN, BIC) | Zahlungsdaten des Lieferanten | IBAN wird verschlüsselt gespeichert |
| Kreditorennummer, Kontenrahmen-Konto, Zahlungsmethode, Skonto, Kreditlimit, Mahnsperre, Lieferbedingungen | Buchhalterische Kreditor-Angaben | Reiter "Kreditor" — für Zahlungsverkehr/Buchhaltung relevant |
| Notizen / Tags | Freitext bzw. frei vergebene Schlagworte | Optional |
| Qualität / Lieferung / Preis / Kommunikation | Einzelbewertungen von 0–5 | Ergeben zusammen die Gesamtbewertung |
| Einkaufspreis | Preis pro Stück bei diesem Lieferanten | Je Lieferant-Produkt-Kombination |
| Mindestbestellmenge (MBM) | Kleinste bestellbare Menge | Je Lieferant-Produkt-Kombination |
| Verpackungseinheit | Menge pro Verpackungseinheit (z. B. Karton à 10 Stück) | Je Lieferant-Produkt-Kombination |
| Bevorzugt | Kennzeichnet den bevorzugten Lieferanten für ein Produkt | Wird z. B. bei Bestellvorschlägen berücksichtigt |
Werte & Status
Lieferantenstatus (supplier_status)
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Aktiv | Lieferant kann für neue Bestellungen genutzt werden | Normalzustand |
| Inaktiv | Lieferant wird aktuell nicht genutzt | Bleibt für Historie erhalten |
| Gesperrt | Lieferant ist gesperrt, z. B. bei Problemen | Sollte nicht mehr für neue Bestellungen ausgewählt werden |
Wareneingangsstatus (goods_receipt_status)
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Ausstehend | Wareneingang ist angelegt, aber noch nicht geprüft | Wartet auf Prüfung |
| In Prüfung | Ware wird gerade kontrolliert | Zwischenstatus vor Annahme/Ablehnung |
| Angenommen | Ware wurde vollständig akzeptiert | Bestand wird entsprechend gebucht |
| Abgelehnt | Ware wurde vollständig zurückgewiesen | Kein Bestandszugang |
| Teilweise | Ein Teil der Ware wurde angenommen, ein Teil abgelehnt | Nur akzeptierte Menge wird gebucht |
Rechnungsstatus (supplier_invoice_status)
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Ausstehend | Rechnung wurde erfasst, aber noch nicht abgeglichen | Wartet auf Abgleich mit Bestellung |
| Abgeglichen | Rechnung wurde mit der Bestellung verglichen | Zeigt eventuelle Differenzen zwischen Bestell- und Rechnungssumme |
| Genehmigt | Rechnung wurde freigegeben | Kann zur Zahlung angewiesen werden |
| Abgelehnt | Rechnung wurde zurückgewiesen | Mit Ablehnungsgrund hinterlegt |
| Bezahlt | Rechnung wurde beglichen | Abschluss des Vorgangs |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen "Lieferantenverwaltung" und "Bestellungen bei Lieferanten"?
Hier pflegen Sie den Lieferantenstamm (wer beliefert Sie, zu welchen Konditionen) sowie Bewertungen, Wareneingänge und Rechnungen. Die eigentlichen Bestellvorgänge finden Sie unter Bestellungen bei Lieferanten.
Wozu dient der Reiter "Kreditor"?
Dort hinterlegen Sie buchhalterische Angaben wie Kreditorennummer, Zahlungsmethode, Skonto und Kreditlimit, die für den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung benötigt werden.
Wie erkenne ich, welcher Lieferant für ein Produkt bevorzugt ist?
Im Reiter "Lieferantenprodukte" ist bei jeder Lieferant-Produkt-Zuordnung ein Feld "Bevorzugt" hinterlegt.
Was bedeutet es, wenn eine Rechnung "abgeglichen" ist?
Das System hat die Rechnungssumme mit der zugehörigen Bestellung verglichen und zeigt eine eventuelle Differenz zwischen Bestell- und Rechnungssumme an.
So wird die Gesamtbewertung berechnet
Die Gesamtbewertung eines Lieferanten rechnet SELLERLOGIC automatisch aus — Sie geben sie nicht von Hand ein.
Jede einzelne Bewertung, die Sie abgeben, hat vier Teilnoten von je 0 bis 5: Qualität, Lieferung, Preis und Kommunikation. Daraus bildet das System zunächst die Gesamtnote dieser einen Bewertung als einfachen Durchschnitt der vier Teilnoten:
Gesamtnote der Bewertung = (Qualität + Lieferung + Preis + Kommunikation) ÷ 4
Das Ergebnis wird auf eine Nachkommastelle gerundet (aus den Teilnoten 5, 4, 3 und 4 wird also 4,0).
Die Gesamtbewertung des Lieferanten, die in der Übersicht steht, ist der Durchschnitt aller bisher erfassten Bewertungen dieses Lieferanten. Sie liegt immer zwischen 0 und 5 und aktualisiert sich automatisch, sobald Sie eine neue Bewertung speichern. Alle vier Bereiche zählen dabei gleich — keiner wird stärker gewichtet.
So verbessern Sie die Gesamtbewertung
Die Gesamtbewertung lässt sich nur über die vier Teilnoten anheben — es gibt keinen versteckten Faktor. Höhere Teilnoten vergeben Sie, wenn der Lieferant in der Praxis besser abschneidet:
- Qualität: weniger Reklamationen, gelieferte Ware entspricht der Bestellung.
- Lieferung: termintreue und vollständige Lieferungen.
- Preis: faire, wettbewerbsfähige Konditionen.
- Kommunikation: schnelle, verlässliche Rückmeldungen.
Da die Gesamtbewertung der Durchschnitt aller Bewertungen ist, fällt eine einzelne schwache Bewertung mit der Zeit weniger ins Gewicht, je mehr gute Bewertungen hinzukommen. Bewerten Sie einen Lieferanten daher regelmäßig, damit die Note den aktuellen Stand widerspiegelt.