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Rechnungen

Hier verwalten Sie alle Rechnungen, Gutschriften und Stornos, die für Ihre Bestellungen erstellt wurden. Sie können neue Rechnungen anlegen, den Zahlungsstatus verfolgen, Dokumente herunterladen und Zahlungen erfassen.

Was kann ich hier tun?

  • Alle Rechnungen nach Typ, Status, Zeitraum oder Suchbegriff filtern
  • Eine neue Rechnung manuell erstellen (zunächst als Entwurf)
  • Eine Rechnung finalisieren, versenden, als bezahlt markieren oder stornieren
  • Eine Zahlung zu einer Rechnung erfassen
  • Rechnungen als PDF oder als XRechnung (elektronisches Rechnungsformat für Behörden und B2B) herunterladen
  • Den Fälligkeitsbericht (Aging Report) einsehen, der offene Rechnungen nach Alter gruppiert
  • Die Positionen, Steueraufschlüsselung und bereits erfassten Zahlungen einer Rechnung im Detail einsehen

Schritt für Schritt

  1. Neue Rechnung erstellen: Klicken Sie auf "Neue Rechnung", wählen Sie optional einen Kunden, tragen Sie den Rechnungsempfänger und die Positionen ein und speichern Sie als Entwurf.
  2. Rechnung finalisieren: Öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie auf "Finalisieren" — danach erhält die Rechnung eine endgültige Rechnungsnummer und kann nicht mehr bearbeitet werden.
  3. Rechnung versenden: Klicken Sie bei einer finalisierten, offenen Rechnung auf "Versenden", um sie an den Kunden zu übermitteln.
  4. Zahlung erfassen: Klicken Sie auf "Zahlung erfassen", tragen Sie Betrag, Zahlungsart und Referenz ein und bestätigen Sie — der Restbetrag wird automatisch aktualisiert.
  5. Rechnung stornieren: Bei einer fehlerhaften, bereits finalisierten Rechnung klicken Sie auf "Stornieren" — es wird eine Stornorechnung mit umgekehrten Beträgen erzeugt.
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Ansicht: /erp/invoices
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Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Rechnung Rechnungsnummer, gleichzeitig Link zum Aufklappen der Positionen Bei Entwürfen ggf. noch keine endgültige Nummer
Typ Ob es sich um eine Rechnung, Gutschrift oder ein Storno handelt Siehe Werte & Status
Bestellung Nummer der zugehörigen Bestellung Verweis auf den Auftrag, aus dem die Rechnung stammt
Kunde Name des Rechnungsempfängers Aus der hinterlegten Rechnungsadresse
Betrag Bruttobetrag der Rechnung Negative Beträge (z. B. bei Gutschriften) werden orange hervorgehoben
Status Aktueller Bearbeitungsstand Siehe Werte & Status
Datum / Fällig Erstellungsdatum sowie Fälligkeitsdatum für die Zahlung Bei überfälligen, unbezahlten Rechnungen rot hervorgehoben
Positionen (Detailansicht) Einzelne Artikel/Leistungen mit Menge, Stückpreis, Gesamtbetrag und MwSt. Aufgeklappt durch Klick auf die Rechnungsnummer
Netto / MwSt. / Brutto (Detailansicht) Steueraufschlüsselung der Rechnung Zeigt die Umsatzsteuer je Steuersatz separat
Bezahlt / Restbetrag (Detailansicht) Bereits erfasste Zahlungen und offener Restbetrag Aktualisiert sich bei jeder erfassten Zahlung

Werte & Status

Rechnungstyp

Label Bedeutung Was passiert dann
Rechnung Reguläre Rechnung für eine Bestellung Normaler Rechnungsablauf
Gutschrift Rückerstattung eines Betrags an den Kunden Siehe Gutschriften
Storno Vollständige Rücknahme einer bereits finalisierten Rechnung Wird automatisch mit negierten Beträgen erzeugt, wenn eine Rechnung storniert wird

Status

Label Bedeutung Was passiert dann
Entwurf Die Rechnung wurde angelegt, aber noch nicht finalisiert Kann noch bearbeitet werden
Finalisiert Die Rechnung hat eine endgültige Nummer erhalten Kann nicht mehr geändert, nur noch versendet, bezahlt oder storniert werden
Versendet Die Rechnung wurde an den Kunden übermittelt Wartet auf Zahlung
Bezahlt Der vollständige Rechnungsbetrag wurde erfasst Abgeschlossener Vorgang
Überfällig Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, die Rechnung ist noch nicht bezahlt Wird in der Liste rot markiert; kann Ausgangspunkt für ein Mahnverfahren sein
Storniert Die Rechnung wurde zurückgenommen Keine weiteren Aktionen möglich, außer Ansicht

Steuer-Szenario (bei der Erstellung wählbar)

Label Bedeutung Was passiert dann
Standard Regulärer inländischer Umsatzsteuersatz Übliche MwSt.-Berechnung
Reverse Charge Steuerschuldnerschaft liegt beim Rechnungsempfänger (typisch bei bestimmten B2B-Fällen) Auf der Rechnung erscheint ein entsprechender Hinweis, keine MwSt. wird ausgewiesen
Innergemeinschaftlich Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land Steuerfrei, mit entsprechendem Vermerk
Drittland-Export Lieferung in ein Land außerhalb der EU Steuerfrei, mit entsprechendem Vermerk
Kleinunternehmer Rechnungssteller nutzt die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) Keine Umsatzsteuer wird ausgewiesen
Steuerbefreit Sonstige gesetzliche Steuerbefreiung Keine Umsatzsteuer wird ausgewiesen

Häufige Fragen

Warum kann ich eine finalisierte Rechnung nicht mehr bearbeiten?
Finalisierte Rechnungen sind aus rechtlichen Gründen unveränderlich (Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung). Für Korrekturen erstellen Sie stattdessen eine Gutschrift oder stornieren Sie die Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen "Stornieren" und einer Gutschrift?
Ein Storno hebt eine Rechnung vollständig auf. Eine Gutschrift erstattet stattdessen einen (auch teilweisen) Betrag, ohne die ursprüngliche Rechnung ungültig zu machen.

Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland u. a. für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben ist. Sie können sie über das Download-Symbol neben der PDF-Funktion herunterladen.

Warum wird eine Rechnung als "Überfällig" angezeigt, obwohl der Status "Versendet" ist?
Der Anzeigestatus "Überfällig" wird automatisch berechnet, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen und die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist — unabhängig vom ursprünglich gesetzten Status.

Wer darf eine Rechnung versenden?
Seit August 2026 braucht das Versenden ein eigenes Recht - Rechnungen versenden, getrennt vom Recht Rechnungen bearbeiten. Wer nur bearbeiten darf, kann den Entwurf ändern und finalisieren, bekommt beim Versand aber eine Meldung „Kein Zugriff". Rollen, die vorher versenden durften, dürfen es weiterhin; das neue Recht wurde ihnen automatisch mitgegeben. Zu vergeben ist es unter Mitarbeiter & Rollen.

Was passiert, wenn ich beim Versenden zweimal klicke oder die Verbindung abbricht?
Die Rechnung geht trotzdem nur einmal hinaus. Versand, Finalisierung und Zahlungserfassung tragen jetzt eine Wiederholungsmarke: Wird derselbe Vorgang ein zweites Mal abgeschickt - weil die Antwort auf dem Weg verloren ging oder das Netz wackelte -, antwortet das System mit dem Ergebnis des ersten Versuchs, statt die Aktion zu wiederholen. In der Rechnung steht danach ein Versand, nicht zwei; eine Rechnungsnummer wird nicht zweimal gezogen und eine Zahlung nicht doppelt gebucht. Wollen Sie eine Rechnung bewusst ein zweites Mal verschicken, ist das weiterhin möglich - das ist ein neuer Vorgang, kein wiederholter.

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