Bestellungen bei Lieferanten
Hier erstellen und verwalten Sie Bestellungen (Purchase Orders) bei Ihren Lieferanten — vom ersten Entwurf über die interne Genehmigung bis zum Wareneingang und der Rechnungsstellung.
Was kann ich hier tun?
- Die Kennzahlen der Übersicht ablesen: Entwürfe, Genehmigung ausstehend, Bestellt, Überfällig und Gesamtwert
- Alle Bestellungen mit Status, Priorität, Positionen und Gesamtwert einsehen
- Nach Status, Priorität, Zeitraum oder Suchbegriff filtern
- Eine neue Bestellung anlegen: Lieferant auswählen, Produkte hinzufügen, Preise/Mengen/Rabatte festlegen
- Einer Bestellung im Entwurf nachträglich eine Position hinzufügen: Produkt aus dem Katalog auswählen, Menge, Stückpreis (in Cent), Steuersatz erfassen
- Eine Bestellung zur Genehmigung einreichen, genehmigen oder ablehnen
- Eine genehmigte Bestellung an den Lieferanten senden bzw. als bestellt markieren
- Die Lieferantenbestätigung erfassen
- Den Wareneingang je Position erfassen (auch teilweise)
- Eine Lieferantenrechnung zur Bestellung erfassen und abgleichen
- Eine Bestellung stornieren (sofern sie noch nicht vollständig erhalten oder fakturiert ist)
- Den Genehmigungsverlauf einer Bestellung einsehen
Schritt für Schritt
- Bestellung anlegen: Klicken Sie auf "Neue Bestellung", wählen Sie einen Lieferanten, fügen Sie Produkte mit Menge, Stückpreis, Steuersatz und Rabatt hinzu und speichern Sie als Entwurf.
- Zur Genehmigung einreichen: Reichen Sie die Bestellung zur Genehmigung ein — sie wechselt in den Status "Genehmigung ausstehend". Ein Berechtigter genehmigt oder lehnt sie ab; bei Ablehnung springt sie zurück in den Entwurf.
- Bestellen und bestätigen lassen: Nach der Genehmigung markieren Sie die Bestellung als bestellt oder senden sie an den Lieferanten; sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt, erfassen Sie die Bestätigung.
- Position nachtragen: Solange die Bestellung im Entwurf ist, können Sie in der Detailansicht über "Position hinzufügen" eine weitere Zeile ergänzen. Das Produkt wählen Sie aus dem Katalog aus; ohne ausgewähltes Produkt bleibt der Knopf inaktiv. Der Stückpreis wird in Cent erfasst und aus dem Katalogpreis vorbelegt.
- Wareneingang und Rechnung: Sobald die Ware eintrifft, erfassen Sie je Position die erhaltene Menge (auch teilweise möglich). Nach vollständigem Erhalt können Sie die Lieferantenrechnung erfassen und mit der Bestellung abgleichen - die Bestellung gilt danach als fakturiert.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| PO-Nr. | Automatisch vergebene Bestellnummer | Eindeutig je Bestellung |
| Lieferant | Lieferant, bei dem bestellt wird | Pflichtfeld |
| Priorität | Dringlichkeit der Bestellung (Niedrig/Normal/Hoch/Dringend) | Für interne Priorisierung |
| Erwartete Lieferung | Geplantes Lieferdatum | Für Planung |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel in Tagen | Wird i. d. R. vom Lieferanten übernommen |
| Positionen (Produkt, SKU, Menge, Stückpreis, Steuer, Rabatt) | Die bestellten Artikel | Mindestens eine Position erforderlich |
| Zwischensumme / Steuer / Versand / Rabatt / Gesamtbetrag | Automatisch berechnete Beträge | Ergeben sich aus den Positionen |
| Menge erhalten | Bereits eingebuchte Menge je Position | Wird beim Wareneingang erfasst |
| Notizen / Interne Notizen | Freitext für Lieferant bzw. nur intern sichtbar | Optional |
| Genehmigungsverlauf | Protokoll aller Einreichungen, Genehmigungen und Ablehnungen | Zeigt wer wann welche Aktion durchgeführt hat |
Werte & Status
Status (purchase_order_status)
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Entwurf | Bestellung wird noch bearbeitet | Kann verändert oder zur Genehmigung eingereicht werden |
| Genehmigung ausstehend | Bestellung wartet auf Freigabe | Ein Berechtigter kann genehmigen oder ablehnen |
| Genehmigt | Bestellung wurde freigegeben | Kann als bestellt markiert oder an den Lieferanten gesendet werden |
| Gesendet | Bestellung wurde an den Lieferanten übermittelt | Wartet auf Bestätigung |
| Bestellt | Bestellung wurde ausgelöst | Wartet auf Lieferung |
| Bestätigt | Lieferant hat die Bestellung bestätigt | Wartet auf Wareneingang |
| Teilweise erhalten | Ein Teil der bestellten Menge wurde eingebucht | Weiterer Wareneingang möglich |
| Erhalten | Die komplette Bestellung wurde eingebucht | Rechnung kann erfasst werden |
| Fakturiert | Lieferantenrechnung wurde erfasst und zugeordnet | Bestellvorgang abgeschlossen |
| Storniert | Bestellung wurde abgebrochen | Nicht mehr möglich, wenn bereits vollständig erhalten oder fakturiert |
Priorität (purchase_order_priority)
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Niedrig | Keine besondere Eile |
| Normal | Standardpriorität |
| Hoch | Bevorzugt bearbeiten |
| Dringend | Sofortige Bearbeitung erforderlich |
Häufige Fragen
Kann ich eine bereits erhaltene Bestellung noch stornieren?
Nein. Bestellungen im Status "Erhalten", "Fakturiert" oder bereits "Storniert" können nicht mehr storniert werden.
Was passiert, wenn eine Bestellung abgelehnt wird?
Sie springt zurück in den Status "Entwurf" und kann erneut bearbeitet und zur Genehmigung eingereicht werden.
Kann ich eine Bestellung in Teillieferungen erhalten?
Ja, Sie können den Wareneingang je Position mehrfach erfassen; der Status wechselt automatisch zu "Teilweise erhalten", bis alles eingebucht ist.
Was bedeuten die Kennzahlen über der Liste?
Sie zählen die Bestellungen dieses Mandanten: Entwürfe, Bestellungen mit ausstehender Genehmigung,
ausgelöste Bestellungen, überfällige Lieferungen (erwartete Lieferung liegt in der Vergangenheit und
die Ware ist noch nicht da) sowie den Gesamtwert aller nicht stornierten Bestellungen.
Bei den Kennzahlen steht "Statistiken nicht verfügbar" statt einer Zahl. Was heisst das?
Die Kennzahlen konnten gerade nicht geladen werden. Es bedeutet ausdrücklich NICHT, dass es keine
Bestellungen gibt. Laden Sie die Seite neu; bleibt der Hinweis stehen, wenden Sie sich an Ihren
Administrator. Die Liste darunter zeigt weiterhin Ihre Bestellungen.
Wo sehe ich, wer eine Bestellung genehmigt oder abgelehnt hat?
Im Genehmigungsverlauf der Bestelldetails — dort werden Einreichung, Genehmigung und Ablehnung mit Person und Kommentar protokolliert.