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Mahnwesen

Das Mahnwesen hilft Ihnen, offene Forderungen konsequent zu verfolgen: von der ersten freundlichen Erinnerung über förmliche Mahnungen bis hin zur Übergabe an ein Inkassobüro. Hier sehen Sie alle Mahnfälle, verwalten sie und starten automatisierte Mahnläufe.

Was kann ich hier tun?

  • Auf der Übersicht (Dashboard) sehen, wie viele Fälle in welcher Mahnstufe stehen und wie hoch die Gesamtforderung ist
  • Einen Mahnlauf starten, der alle überfälligen Fälle automatisch verarbeitet und passende Mahnungen versendet
  • In den "Fällen" alle Mahnfälle filtern, durchsuchen und sortieren
  • Zu einem einzelnen Fall eine Mahnung manuell versenden, eine Zahlung erfassen, den Fall eskalieren (auf die nächste Mahnstufe heben) oder schließen
  • Den Verlauf (Timeline) eines Mahnfalls einsehen
  • Unter "Einstellungen" den hinterlegten Mahnstufenplan sowie die gesetzlichen Verzugszinssätze einsehen

Schritt für Schritt

  1. Überblick verschaffen: Öffnen Sie den Tab "Übersicht", um die Gesamtsumme aller überfälligen Forderungen sowie die Verteilung nach Mahnstufe zu sehen.
  2. Mahnlauf starten: Klicken Sie auf "Mahnlauf starten", um alle fälligen Fälle automatisch zu verarbeiten — das System versendet passende Mahnungen und eskaliert Fälle nach Zeitplan.
  3. Einzelfall bearbeiten: Wechseln Sie zum Tab "Fälle", suchen oder filtern Sie den gewünschten Fall und klicken Sie darauf, um Details, Verlauf und Handlungsmöglichkeiten (Zahlung erfassen, Mahnung senden, eskalieren, schließen) zu sehen.
  4. Zahlung erfassen: Öffnen Sie den Fall, tragen Sie Betrag und optional eine Notiz ein und bestätigen Sie die Buchung — die Restforderung wird automatisch reduziert.
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Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Beleg Referenz zur zugrunde liegenden Bestellung/Rechnung Verweist auf den ursprünglichen Vorgang
Kunde Name (und ggf. E-Mail-Adresse) des Schuldners Aus der Kundenverwaltung
Betrag Aktuell offene Forderung (inkl. Gebühren/Zinsen) Der ursprüngliche Betrag wird bei Abweichung durchgestrichen daneben angezeigt
Fällig seit Fälligkeitsdatum sowie Anzahl der Tage im Verzug Rot markiert bei bereits überschrittenem Datum
Stufe Aktuelle Mahnstufe des Falls Siehe Werte & Status
Status Gesamtstatus des Mahnfalls Siehe Werte & Status
Originalbetrag (Detailansicht) Ursprüngliche Rechnungssumme ohne Gebühren/Zinsen Grundlage für die Zinsberechnung
Mahngebühren (Detailansicht) Zusätzliche Gebühren je nach erreichter Mahnstufe Wird automatisch nach Mahnstufenplan berechnet
Verzugszinsen (Detailansicht) Gesetzliche Zinsen für die Dauer des Verzugs Berechnet nach § 288 BGB (Basiszinssatz zzgl. 5 % bei B2C bzw. 9 % bei B2B)

Werte & Status

Mahnstufe

Label Bedeutung Was passiert dann
Offen Rechnung ist fällig, aber noch keine Mahnung versendet Erste Stufe des Mahnprozesses
Erinnerung Erste, freundliche Zahlungserinnerung wurde versendet Meist kostenfrei
1. Mahnung Erste förmliche Mahnung In der Regel mit Mahngebühr verbunden
2. Mahnung Letzte Mahnung vor der Eskalation Höhere Mahngebühr, deutlicher Hinweis auf Konsequenzen
Inkasso Der Fall wurde an ein Inkassobüro übergeben Höchste Eskalationsstufe

Fall-Status

Label Bedeutung Was passiert dann
Offen Entspricht der Mahnstufe "Offen" Fall ist aktiv, noch keine Mahnung
Erinnerung / 1. Mahnung / Letzte Mahnung / Inkasso Entspricht der jeweiligen Mahnstufe Fall ist aktiv und kann weiter eskaliert werden
Bezahlt Die volle Forderung wurde beglichen Fall ist abgeschlossen, keine weiteren Aktionen nötig
Pausiert Der Fall wurde vorübergehend angehalten Keine automatischen Mahnungen, bis der Fall fortgesetzt wird
Geschlossen Der Fall wurde manuell beendet Der offene Betrag wird nicht weiter verfolgt
Abgeschrieben Die Forderung gilt als uneinbringlich Endgültiger Status, keine weitere Verfolgung

Mahnstufenplan (Standardkonfiguration, im System hinterlegt)

Stufe Tage nach Fälligkeit Gebühr
Offen Sofort –
Erinnerung 7 Tage –
1. Mahnung 21 Tage 5,00 €
2. Mahnung 35 Tage 10,00 €
2. Mahnung (erneut, letzte Stufe vor Inkasso) 49 Tage + 15,00 € (zzgl. Verzugszinsen)
Inkasso 63 Tage – (keine automatische Gebühr bei der Übergabe)

Hinweis: Die Ansicht unter „Einstellungen" im Admin zeigt aktuell abweichende Beispielwerte (u. a. Inkasso bereits nach 49 Tagen mit 25,00 €). Maßgeblich für den tatsächlichen Ablauf ist die Tabelle oben.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich auf "Mahnlauf starten" klicke?
Das System prüft automatisch alle überfälligen Fälle, versendet die jeweils passende Mahnstufe per E-Mail und eskaliert Fälle, die die nächste Zeitschwelle erreicht haben. Am Ende sehen Sie eine Zusammenfassung mit Anzahl der verarbeiteten, gemahnten und eskalierten Fälle.

Wie werden die Verzugszinsen berechnet?
Nach § 288 BGB gilt für Privatkunden (B2C) der EZB-Basiszinssatz zzgl. 5 Prozentpunkte, für Geschäftskunden (B2B) zzgl. 9 Prozentpunkte. Die aktuellen Sätze finden Sie im Tab "Einstellungen".

Kann ich einen Fall pausieren, ohne ihn zu schließen?
Ja — ein pausierter Fall erhält vorübergehend keine automatischen Mahnungen, bleibt aber als offene Forderung bestehen und kann später fortgesetzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen "Schließen" und "Abschreiben"?
"Schließen" beendet die aktive Verfolgung des Falls, ohne eine Aussage über die Einbringlichkeit zu treffen. "Abschreiben" markiert die Forderung ausdrücklich als uneinbringlich (z. B. bei Insolvenz des Schuldners).

Wer darf einen Mahnlauf starten?
Jede Rolle mit dem Recht Zahlungen bearbeiten - also dasselbe Recht, das auch Mahnung senden, Zahlung erfassen, Pausieren und Abschreiben öffnet. In den mitgelieferten Rollen sind das Super-Administrator, Administrator und Bearbeiter. Wer nur Zahlungen lesen hat (z. B. die Rolle Betrachter), sieht das Mahnwesen, kann den Lauf aber nicht auslösen.

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