Entwurfsbestellungen
Mit Entwurfsbestellungen legen Sie Bestellungen manuell an, zum Beispiel wenn ein Kunde telefonisch oder per E-Mail bestellt. Ein Entwurf ist noch keine echte Bestellung – Sie können ihn in Ruhe zusammenstellen, dem Kunden eine Rechnung schicken und ihn erst danach in eine reguläre Bestellung umwandeln.
Was kann ich hier tun?
- Alle Entwurfsbestellungen mit Status, Kunde, Positionen und Betrag einsehen, filtern (nach Status) und durchsuchen (nach Nummer, E-Mail oder Kunde)
- Eine neue Entwurfsbestellung anlegen: Kunde auswählen oder neu anlegen, Produkte oder freie Positionen hinzufügen, Rechnungs- und Lieferadresse erfassen
- Zahlungsbedingungen, Zahlungsart und Versandart hinterlegen sowie einen prozentualen Rabatt auf die gesamte Bestellung anwenden
- Notizen und Tags an den Entwurf anhängen
- Eine Rechnung an den Kunden senden
- Den Entwurf in eine echte Bestellung umwandeln
- Den Entwurf stornieren oder löschen
Schritt für Schritt
- Entwurf anlegen: Auf "Entwurf erstellen" klicken, einen bestehenden Kunden suchen oder neu anlegen, Produkte über die Produktsuche hinzufügen (oder eine freie/eigene Position eintragen), Menge und Preis prüfen, Rechnungs- und Lieferadresse ausfüllen und speichern.
- Rechnung senden (optional): Solange der Entwurf im Status "Offen" ist, kann eine Rechnung an die hinterlegte Kunden-E-Mail gesendet werden. Der Status wechselt danach auf "Rechnung gesendet".
- In Bestellung umwandeln: Aus einem offenen Entwurf oder einem Entwurf mit gesendeter Rechnung wird per Klick auf "In Bestellung umwandeln" eine echte Bestellung erzeugt. Der Entwurf gilt danach als abgeschlossen und ist nicht mehr bearbeitbar.
- Stornieren oder löschen: Ein offener Entwurf oder ein Entwurf mit gesendeter Rechnung kann storniert werden. Gelöscht werden können nur offene oder bereits stornierte Entwürfe – ein abgeschlossener (in eine Bestellung umgewandelter) Entwurf lässt sich weder löschen noch stornieren.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Entwurfsnr. | Automatisch vergebene Nummer im Format D-JJJJMMTT-XXXX | Wird beim Anlegen automatisch erzeugt |
| Kunde | Zugeordneter Kunde (Name/E-Mail) | Kann auch ohne Kunden angelegt werden ("Kein Kunde zugewiesen") |
| Zahlungsbedingungen | Sofort fällig, Netto 7/14/30/60/90 Tage | Reine Information, hat keinen Einfluss auf die automatische Zahlungsabwicklung |
| Zahlungsart | Zugeordnete Zahlungsmethode | Aus den im Shop hinterlegten Zahlungsmethoden auswählbar |
| Versandart | Zugeordnete Versandmethode | Aus den im Shop hinterlegten Versandmethoden auswählbar |
| Positionen | Produkte oder freie/eigene Positionen mit Menge, Stückpreis (brutto) und Steuersatz | Nur bearbeitbar, solange der Entwurf offen ist |
| Rabatt auf Bestellung | Prozentualer Rabatt auf die gesamte Bestellsumme | 0–100 % |
| Rechnungsadresse / Lieferadresse | Adressdaten für Rechnung und Versand | Lieferadresse kann per Klick von der Rechnungsadresse übernommen werden |
| Steuerbefreit | Markiert die Bestellung als steuerbefreit | Wirkt sich auf die Steuerberechnung der Positionen aus |
| Notizen | Interne Notiz zum Entwurf | Nur intern sichtbar |
| Tags | Frei vergebene, kommagetrennte Schlagworte | Zur eigenen Kategorisierung |
| Betrag | Gesamtsumme brutto der Bestellung | Wird automatisch aus den Positionen berechnet |
Werte & Status
Status der Entwurfsbestellung
| Wert | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Offen | Der Entwurf wird gerade bearbeitet | Kann vollständig bearbeitet, mit Rechnung versehen, umgewandelt, storniert oder gelöscht werden |
| Rechnung gesendet | Eine Rechnung wurde an den Kunden verschickt | Kann noch in eine Bestellung umgewandelt oder storniert werden, ist aber nicht mehr bearbeitbar |
| Abgeschlossen | Der Entwurf wurde in eine echte Bestellung umgewandelt | Endzustand – kann weder bearbeitet, storniert noch gelöscht werden |
| Storniert | Der Entwurf wurde verworfen | Kann noch gelöscht werden |
Häufige Fragen
Wofür brauche ich Entwurfsbestellungen, wenn ich Bestellungen auch normal anlegen kann?
Entwurfsbestellungen sind für Fälle gedacht, in denen eine Bestellung nicht über den normalen Bestellvorgang im Shop eingeht, zum Beispiel bei telefonischen Bestellungen oder individuellen Angeboten. Sie können in Ruhe zusammengestellt und erst bei Bedarf in eine echte Bestellung umgewandelt werden.
Kann ich einen bereits abgeschlossenen Entwurf noch ändern?
Nein. Sobald ein Entwurf in eine Bestellung umgewandelt wurde (Status "Abgeschlossen"), ist er nicht mehr bearbeitbar. Änderungen müssen dann direkt an der erzeugten Bestellung vorgenommen werden.
Was passiert mit den Positionen, wenn ich den Entwurf umwandle?
Alle Positionen, Beträge und Adressen werden 1:1 in die neu erzeugte Bestellung übernommen.
Kann ich einen Entwurf ohne Kunden anlegen?
Ja, ein Kunde ist nicht zwingend erforderlich. Ohne zugeordneten Kunden wird "Kein Kunde zugewiesen" angezeigt.
Warum kann ich einen Entwurf nicht löschen?
Löschen ist nur bei offenen oder stornierten Entwürfen möglich. Ist bereits eine Rechnung gesendet oder der Entwurf abgeschlossen, muss er zunächst storniert werden (falls möglich) – ein abgeschlossener Entwurf lässt sich gar nicht mehr löschen.