Portal-Verwaltung

Die Portal-Verwaltung ist die eine Stelle, an der Sie alles pflegen, was Ihre Kunden im Kundenportal sehen: die Roadmap, die Antworten auf Feature-Anfragen, die Liste bekannter Probleme, gemeldete Inhalte und die Produkte, nach denen alles gegliedert ist. Sie erreichen sie über CRM → Portal-Verwaltung.

Die Seite ist in Reiter aufgeteilt. Der gewählte Reiter steht in der Adresszeile, Sie können ihn also als Lesezeichen speichern oder weitergeben.

Was kann ich hier tun?

• Roadmap-Inhalte: Roadmap-Karten anlegen, bearbeiten, veröffentlichen und wieder zurückziehen
• Feature-Anfragen: eingereichte Kundenwünsche prüfen, mit Karten verknüpfen oder ablehnen
• Bugs: gemeldete und intern aufgenommene Probleme verwalten und betroffene Kunden zuordnen
• Moderation: von Kunden gemeldete Inhalte durchsehen und erledigen
• Quelle: Tickets, die für die Roadmap vorgemerkt wurden, als Kandidaten einsehen
• Produkte: die Produktliste pflegen, nach der Roadmap und Bugs gegliedert sind

Schritt für Schritt

Eine Roadmap-Karte anlegen und veröffentlichen

Solange keine Karte veröffentlicht ist, bleibt die Roadmap im Kundenportal leer. Das Anlegen ist deshalb meist der erste Schritt.

1. Öffnen Sie CRM → Portal-Verwaltung. Sie landen auf dem Reiter Roadmap-Inhalte.
2. Klicken Sie auf Neue Karte. Der Editor öffnet sich am rechten Rand.
3. Wählen Sie unter Inhalt für Kunden die Ausgangssprache - die Sprache, in der Sie die Karte schreiben.
4. Tragen Sie Titel und Beschreibung ein. Beide sind so zu formulieren, dass ein Kunde sie ohne internes Vorwissen versteht.
5. Möchten Sie die Karte zusätzlich in der anderen Sprache anbieten, klicken Sie in der Sprachleiste darüber auf die zweite Sprache und schreiben Sie dort Titel und Beschreibung. Eine Sprache ohne Titel wird nicht gespeichert - sie bleibt schlicht offen.
6. Wählen Sie das Produkt, zu dem die Karte gehört. Kunden filtern die Roadmap danach.
7. Setzen Sie unter Quelle & Status den Status (siehe „Werte & Status" weiter unten).
8. Direkt darunter steht das Release-Quartal. Wählen Sie Jahr und Quartal. Bei Status „Veröffentlicht" ist die Angabe Pflicht, sonst können Sie sie leer lassen.
9. Schalten Sie unter Sichtbarkeit den Schalter Auf der Roadmap zeigen ein, wenn die Karte für Kunden sichtbar sein soll.
10. Klicken Sie auf Karte anlegen.

Eine Karte in einer weiteren Sprache anbieten

Titel und Beschreibung werden je Sprache geführt, aktuell Deutsch und Englisch. Öffnen Sie die Karte, klicken Sie in der Sprachleiste unter Inhalt für Kunden auf die gewünschte Sprache und schreiben Sie dort Titel und Beschreibung. Eine Sprache, in der noch nichts steht, ist in der Leiste als „fehlt" gekennzeichnet.

Fehlt eine Übersetzung, sieht der Kunde keine leere Karte: Er bekommt die Fassung in der Ausgangssprache zu lesen, mit einem Hinweis darüber, dass die Karte in seiner Sprache noch nicht vorliegt. Eine Karte in der falschen Sprache ist lesbar, eine leere ist eine Sackgasse.

Die Ausgangssprache ist die Fassung, die dabei einspringt. Sie ist deshalb Pflicht, und das Veröffentlichen prüft Titel und Beschreibung genau in dieser Sprache.

Eine Karte auf die Roadmap nehmen oder zurückziehen

Sie müssen dafür nicht jede Karte einzeln öffnen: In der Liste steht bei jeder Zeile rechts Auf die Roadmap beziehungsweise Von der Roadmap nehmen. Das Zurückziehen wird sicherheitshalber nachgefragt, weil die Karte sofort aus dem Kundenportal verschwindet. Inhalte und Verlauf bleiben dabei erhalten.

Kandidaten aus dem Ticketsystem ansehen

Der Reiter Quelle zeigt Tickets aus unserem Ticketsystem, die ausdrücklich für die Roadmap vorgemerkt wurden. Ein Kandidat ist noch keine Karte: Er erscheint nirgends im Kundenportal, solange Sie ihn nicht selbst als Karte anlegen und veröffentlichen.

1. Öffnen Sie CRM → Portal-Verwaltung und wechseln Sie auf Quelle.
2. Ganz oben steht immer der Zustand der Quelle: wann zuletzt erfolgreich abgeglichen wurde, oder dass gerade nichts abgerufen werden kann.
3. Klicken Sie auf Jetzt abgleichen, um neu geholte Kandidaten zu sehen.
4. Zu jedem Kandidaten stehen der interne Titel, ein vorgeschlagener Status und ein vorgeschlagenes Quartal. Beides sind Vorschläge; entschieden wird beim Anlegen der Karte.
5. Nutzen Sie das Suchfeld, um in langen Listen zu filtern. Der Suchbegriff steht in der Adresszeile und lässt sich weitergeben.
6. In der Spalte Aufnahme sehen Sie, ob aus einem Kandidaten schon eine Karte geworden ist: Offen, Als Entwurf angelegt oder Veröffentlicht. Nur offene Kandidaten bieten die Schaltfläche Aufnehmen an, damit niemand denselben Kandidaten zweimal aufnimmt.

Aus einem Kandidaten eine Karte machen (Aufnahme-Assistent)

Klicken Sie bei einem offenen Kandidaten rechts auf Aufnehmen. Der Assistent führt Sie in vier Schritten, und bis zum letzten Schritt wird nichts gespeichert: Brechen Sie zwischendrin ab, gibt es keine Karte, weder sichtbar noch als Entwurf.

1. Kandidat: Sie sehen den internen Titel, den vorgeschlagenen Status und das vorgeschlagene Quartal. Der interne Titel ist ausdrücklich als „Nur intern" gekennzeichnet. Er wird nicht in die Karte übernommen, weder in den Titel noch in die Beschreibung noch in die Vorschau.
2. Kategorie: Wählen Sie das Produkt, unter dem die Karte im Kundenportal steht. Ohne Kategorie geht es nicht weiter, und veröffentlichen lässt sich eine Karte ohne Kategorie ebenfalls nicht.
3. Inhalt: Schreiben Sie Titel und Beschreibung für Kunden, je Sprache. Die Ausgangssprache braucht beides; eine weitere Sprache können Sie später nachtragen.
4. Vorschau: Sie sehen die Karte so, wie ein Kunde sie liest, wahlweise auf Deutsch oder Englisch. Fehlt die gewählte Sprache noch, zeigt die Vorschau die Ausgangssprache mit einem Hinweis - genau wie das Kundenportal. Danach entscheiden Sie: Veröffentlichen stellt die Karte ins Portal, Nur als Entwurf sichern legt sie an, ohne sie zu zeigen.

Veröffentlichen ist umkehrbar. Sie können die Karte später über Von der Roadmap nehmen zurückziehen; sie behält dabei ihre Kennung, sodass Links und Benachrichtigungen weiter auflösen.

Fehlermeldungen erscheinen hier nicht. Ist ein Ticket als Fehler gekennzeichnet, wird es abgewiesen, auch wenn jemand es für die Roadmap vorgemerkt hat. Diese Tickets stehen unterhalb der Liste unter Abgewiesen, mit dem Etikett, das die Aufnahme gesperrt hat. So sehen Sie, dass es gesehen und bewusst nicht übernommen wurde.

Einen Eintrag im Verlauf ergänzen

Dauerhafte Informationen zu einer Karte gehören in den Verlauf, nicht in Kommentare. Öffnen Sie die Karte, schreiben Sie Ihren Text unter Verlauf und klicken Sie auf Eintrag hinzufügen. Der Eintrag erscheint als offizielle Mitteilung von SELLERLOGIC.

Eine Meldung moderieren

1. Wechseln Sie auf den Reiter Moderation. Dort stehen alle offenen Meldungen von Kunden.
2. Sehen Sie sich die Begründung an und prüfen Sie den gemeldeten Inhalt.
3. Klicken Sie auf Erledigen, wenn nichts weiter zu tun ist. Die Meldung verschwindet aus der Liste; der gemeldete Inhalt selbst bleibt unverändert. Soll er weg oder geändert werden, tun Sie das vorher auf dem passenden Reiter.

Ein Produkt anlegen

1. Wechseln Sie auf den Reiter Produkte und klicken Sie auf Neues Produkt.
2. Vergeben Sie einen Namen und eine Reihenfolge (kleinere Zahlen stehen weiter oben).
3. Klicken Sie auf Produkt anlegen. Das Produkt steht danach in der Auswahl von Karten und Bugs zur Verfügung.

Produkte lassen sich nicht löschen, nur deaktivieren. Ein deaktiviertes Produkt steht nicht mehr zur Auswahl, bereits zugeordnete Karten und Bugs behalten es aber. So geht keine Zuordnung stillschweigend verloren.

Felder erklärt

Werte & Status

portal_card_status (Status einer Roadmap-Karte)

• Geplant: Vorgemerkt, die Arbeit hat noch nicht begonnen.
• In Arbeit: Wird gerade umgesetzt.
• Pausiert: Die Arbeit ruht vorübergehend.
• Kurz vor Release: Fertig, wartet auf die Auslieferung.
• Veröffentlicht: Ausgeliefert. Die Karte wandert ins Release-Archiv und wird dort unter ihrem Release-Quartal einsortiert. Nur bei diesem Status ist das Quartal Pflicht.

portal_card_origin (Herkunft einer Karte)

• Eigenständig: Von Ihnen im Portal angelegt, ohne Vorlage.
• Aus Feature-Anfrage: Aus einem Kundenwunsch entstanden.
• Aus Paperclip-Aufgabe: Verweist auf eine interne Aufgabe.
• Aus einem Kandidaten aufgenommen: Über den Aufnahme-Assistenten aus einem vorgemerkten Ticket entstanden.

Die Herkunft und der interne Verweis sind ausschließlich für Sie sichtbar. Kunden bekommen sie nie zu sehen.

Häufige Fragen

Warum ist die Roadmap im Kundenportal leer, obwohl ich Karten angelegt habe?
Karten erscheinen erst, wenn Auf der Roadmap zeigen eingeschaltet ist. Prüfen Sie in der Liste die Spalte „Sichtbarkeit": Steht dort „Entwurf", ist die Karte noch nicht veröffentlicht.

Warum kann ich eine Karte nicht veröffentlichen?
Zum Veröffentlichen braucht die Karte drei Dinge: einen Titel und eine Beschreibung für Kunden - beides in der Ausgangssprache - und eine Kategorie. Fehlt eines davon, weist der Editor beziehungsweise der Aufnahme-Assistent darauf hin und der Knopf bleibt gesperrt. Als Entwurf dürfen Karten ohne Kategorie liegen; sichtbar werden sie so nicht. Ältere Karten, die noch ohne Kategorie veröffentlicht wurden, bleiben bearbeitbar: Status, Texte und Quartal lassen sich weiter ändern, und die Kategorie können Sie jederzeit nachtragen. Wegnehmen lässt sich die Kategorie bei einer veröffentlichten Karte dagegen nicht.

Muss ich jede Karte in beiden Sprachen schreiben?
Nein. Pflicht ist nur die Ausgangssprache. Ohne Übersetzung liest ein Kunde die Ausgangssprache, versehen mit einem sichtbaren Hinweis. Sie können die zweite Sprache jederzeit nachtragen.

Warum ist der Reiter „Quelle" leer?
Dafür gibt es drei verschiedene Gründe, und der Hinweis oben auf dem Reiter nennt den zutreffenden: Die Quelle ist nicht eingerichtet, es ist noch kein Abgleich gelaufen, oder das Ticketsystem hat nicht geantwortet. Nur wenn dort ein erfolgreicher Abgleich steht, heißt eine leere Liste tatsächlich „es ist nichts vorgemerkt".

Ein Ticket ist vorgemerkt, taucht aber nicht als Kandidat auf. Warum?
Sehen Sie unter Abgewiesen nach. Trägt das Ticket ein Fehler-Etikett, ist es für die kundensichtbare Roadmap gesperrt. Ist es dort auch nicht aufgeführt, wurde seit dem Vormerken noch nicht abgeglichen.

Warum verlangt der Status „Veröffentlicht" ein Quartal?
Weil das Release-Archiv nach Quartalen gruppiert ist. Ohne Quartal wüsste die Karte nicht, wo sie einsortiert werden soll.

Warum kann ich kein Datum eintragen, sondern nur ein Quartal?
Weil die Roadmap bewusst keine Tagesgenauigkeit verspricht. Kunden sehen Quartal und Jahr.

Wo finde ich die alten Menüpunkte „Portal-Bugs" und „Roadmap-Portal"?
Beide sind zu dieser einen Seite zusammengefasst. Sie sind jetzt die Reiter Bugs und Feature-Anfragen. Ihre alten Lesezeichen funktionieren weiter und öffnen den jeweils passenden Reiter.

Warum sehe ich den Reiter „Moderation" nicht oder nur mit einem Hinweis?
Für die Moderation ist eine eigene Berechtigung nötig. Wenden Sie sich an eine Person mit Administrationsrechten.

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