E-Mail-Workflows
E-Mail-Workflows verschicken automatisch eine E-Mail-Vorlage, sobald ein bestimmtes CRM-Ereignis eintritt — z. B. eine Willkommens-Mail, sobald ein neuer Deal angelegt wird. Anders als bei Drip-Kampagnen geht es hier um eine einzelne, ereignisgesteuerte E-Mail statt um eine mehrstufige Sequenz.
Was kann ich hier tun?
- Workflows anlegen, bearbeiten, aktivieren/deaktivieren und löschen
- Auslöser-Ereignis, Verzögerung, verwendete Vorlage und Empfängertyp festlegen
- Bedingungen definieren, die zusätzlich zum Auslöser erfüllt sein müssen
- Grenzwerte setzen (maximale Ausführungen insgesamt bzw. je Kontakt) sowie einen Gültigkeitszeitraum
- Das Ausführungsprotokoll je Workflow einsehen
Schritt für Schritt
- Klicken Sie auf „Workflow erstellen“, vergeben Sie einen Namen und wählen Sie das Auslöser-Ereignis.
- Wählen Sie die zu verschickende E-Mail-Vorlage und den Empfängertyp (Kontakt, Deal-Kontakt, zugewiesener Agent oder ein benutzerdefiniertes Feld).
- Legen Sie optional eine Verzögerung nach dem Auslöser sowie Bedingungen fest, die zusätzlich erfüllt sein müssen (z. B. per UND/ODER verknüpft).
- Setzen Sie bei Bedarf Gültigkeitszeitraum sowie maximale Ausführungen (gesamt bzw. pro Kontakt) und aktivieren Sie den Workflow.
- Prüfen Sie im Ausführungsprotokoll, ob die E-Mails wie erwartet verschickt wurden.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Name / Beschreibung | Bezeichnung und Erläuterung des Workflows | |
| Auslöser-Ereignis | CRM-Ereignis, das den Workflow startet | |
| Verzögerung | Wartezeit nach dem Auslöser, bevor die E-Mail verschickt wird (in Minuten) | „Sofort“, wenn keine Verzögerung eingestellt ist |
| E-Mail-Vorlage | Die zu verschickende Vorlage | Siehe E-Mail-Vorlagen |
| Empfängertyp | An wen die E-Mail geht | Siehe „Werte & Status“ unten |
| Bedingungen | Zusätzliche Kriterien, die erfüllt sein müssen | Mit UND/ODER kombinierbar |
| Gültig ab / Gültig bis | Zeitraum, in dem der Workflow aktiv ist | |
| Max. Ausführungen gesamt / Max. pro Kontakt | Obergrenzen für die Anzahl Ausführungen | Verhindert z. B. wiederholten Versand an denselben Kontakt |
| Aktiv | Ob der Workflow angewendet wird | |
| Ausführungsprotokoll | Liste vergangener Versände mit Empfänger, Status und Zeitstempel | Status: Gesendet, Fehlgeschlagen, Übersprungen |
Werte & Status
Empfängertyp (email_workflow_recipient_type)
| Wert | Klartext-Bedeutung |
|---|---|
| Kontakt | Der Kontakt, an dem das Ereignis ausgelöst wurde |
| Deal-Kontakt | Der mit dem betroffenen Deal verknüpfte Kontakt |
| Zugewiesener Agent | Die für den Datensatz verantwortliche Person |
| Benutzerdefiniertes Feld | Eine E-Mail-Adresse aus einem frei wählbaren Feld |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu Drip-Kampagnen?
Ein E-Mail-Workflow verschickt genau eine E-Mail bei einem Ereignis, eventuell mit Verzögerung. Drip-Kampagnen verschicken eine mehrstufige Sequenz von E-Mails über einen längeren Zeitraum.
Warum wurde eine E-Mail übersprungen?
Mögliche Gründe stehen im Ausführungsprotokoll — etwa nicht erfüllte Bedingungen, ein erreichtes Ausführungslimit oder ein abgelaufener Gültigkeitszeitraum.
Kann ich denselben Auslöser für mehrere Workflows verwenden?
Ja, es können mehrere Workflows auf dasselbe Ereignis reagieren, sofern ihre jeweiligen Bedingungen erfüllt sind.