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Gmail-Postfach & Synchronisierung

Ein Gmail-Postfach kann als Ticket-Quelle an SELLERLOGIC Commerce Services angebunden werden: eingehende E-Mails werden automatisch in Support-Tickets umgewandelt. Diese Seite besteht aus zwei Ansichten desselben Postfachs — der Einrichtung (Konfiguration) und dem Sync-Dashboard (Synchronisationsstatus, Fehlerprotokoll).

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /crm/gmail/:mailboxId
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /crm/gmail/:mailboxId/sync

Was kann ich hier tun?

  • Verbindungsstatus des Postfachs einsehen (verbunden seit, letzte Synchronisierung, Watch-Ablauf)
  • Einen individuellen Absendernamen für dieses Postfach festlegen
  • E-Mail-Aliase (weitere Absendeadressen dieses Postfachs) einsehen und im Antwort-Dropdown ein-/ausblenden
  • Kategorien, Standard-Priorität und Ignorier-Regeln für die automatische Ticket-Erstellung konfigurieren
  • Shadow-Modus aktivieren, um E-Mails erst nur zu lesen, ohne Tickets zu erzeugen
  • Automatische Antworten (Abwesenheitsnotizen) beim Import ignorieren lassen
  • Bestehende, ältere E-Mails rückwirkend importieren (Backfill), laufenden Import pausieren/fortsetzen/abbrechen
  • Zu den zentralen Signaturen springen, um sie diesem Postfach zuzuordnen
  • Im Sync-Dashboard: Verarbeitungs-Statistiken, Fehlerprotokoll einsehen und Fehler als gelöst markieren
  • Vom Shadow-Modus in den Vollmodus wechseln (Tickets werden ab dann automatisch erstellt)

Schritt für Schritt

  1. Postfach im Shadow-Modus prüfen: Nach dem Verbinden eines neuen Postfachs empfiehlt es sich, den Shadow-Modus zu aktivieren (Abschnitt „Shadow-Modus" auf der Einrichtungsseite) — E-Mails werden dann gelesen, aber es entstehen noch keine Tickets. Im Sync-Dashboard lässt sich beobachten, was passieren würde.
  2. In den Vollmodus wechseln: Sobald die Konfiguration passt, im Sync-Dashboard auf „Vollmodus aktivieren" klicken und die Sicherheitsabfrage bestätigen. Ab sofort werden eingehende E-Mails automatisch als Tickets angelegt.
  3. Alte E-Mails nachträglich importieren: Auf der Einrichtungsseite im Abschnitt „Rückwirkende Synchronisierung" entweder „Ab Datum" mit einem Startdatum oder „Vollständig" wählen → „Synchronisieren" klicken. Der Fortschritt (verarbeitet/zugeordnet/nicht zugeordnet/Fehler) wird live angezeigt; der Import kann pausiert, fortgesetzt oder abgebrochen werden.
  4. Fehler im Sync-Dashboard beheben: Reiter-Filter „Offen" wählen, betroffenen Eintrag prüfen, Ursache beheben (z. B. erneut verbinden) und anschließend „Als gelöst markieren" klicken.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Absendername Name, der für dieses Postfach als Standard-Absender verwendet wird Gilt nur, wenn keine alias-spezifische Zuordnung existiert
Kategorien Liste frei definierbarer Kategorien für eingehende E-Mails Wird zur Klassifizierung neuer Tickets genutzt
Standard-Priorität Priorität, die neue Tickets aus diesem Postfach standardmäßig erhalten Kann pro Ticket später angepasst werden
Ignorier-Regeln E-Mail-Adressen oder Muster, die nicht als Tickets angelegt werden sollen Ein Eintrag pro Zeile, z. B. „noreply@"
Shadow-Modus aktivieren Schaltet den Lese-Nur-Modus ein Im Shadow-Modus werden E-Mails gelesen, aber keine Tickets erzeugt
Auto-Antworten ignorieren Überspringt automatische Abwesenheitsnotizen beim Import und bei eingehenden E-Mails Verhindert unnötige Tickets durch automatische Antworten
Modus (Vollständig/Ab Datum) Umfang des rückwirkenden Imports „Vollständig" kann bei großen Postfächern lange dauern
Verarbeitet / Zugeordnet / Nicht zugeordnet / Fehler Fortschrittszähler des laufenden Imports Zeigt, wie viele E-Mails bereits verarbeitet und welchen bestehenden Kontakten sie zugeordnet wurden
Letzte Synchronisierung Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Synchronisierung Wird automatisch alle paar Minuten aktualisiert
Watch-Ablauf Ablaufdatum der aktiven Google-Benachrichtigungs-Registrierung Wird im Hintergrund automatisch alle paar Tage erneuert
Verarbeitet gesamt (Sync-Dashboard) Gesamtzahl der bisher verarbeiteten E-Mails Kumulierter Wert über die gesamte Postfach-Historie
Watch-Status Ob die Push-Benachrichtigung von Google aktiv ist Bei „Abgelaufen" greift ersatzweise ein regelmäßiger Hintergrund-Abgleich

Werte & Status

Verbindungsstatus (StatusBadge)

Wert Bedeutung Was passiert dann
Shadow Postfach im Lese-Nur-Modus E-Mails werden erfasst, aber keine Tickets erstellt
Aktiv Postfach im Vollmodus Eingehende E-Mails werden automatisch zu Tickets
Inaktiv Postfach deaktiviert/getrennt Keine Synchronisierung mehr

Backfill-Import-Status

Wert Bedeutung Was passiert dann
Import läuft Der rückwirkende Import ist aktiv Fortschritt wird live aktualisiert; „Import stoppen" möglich
Import wird pausiert Pausieren wurde angefordert Wechselt in Kürze zu „Import pausiert"
Import pausiert Import angehalten Kann fortgesetzt oder abgebrochen werden
Import wird abgebrochen Abbrechen wurde angefordert Wechselt in Kürze zu „Import abgebrochen"
Import abgebrochen Import wurde beendet, ohne fertig zu laufen Ein neuer Import kann gestartet werden
Import abgeschlossen Alle E-Mails im gewählten Zeitraum wurden verarbeitet Ein neuer Import kann gestartet werden
Import fehlgeschlagen Ein technischer Fehler hat den Import gestoppt Über „Erneut versuchen" neu starten

Fehlerprotokoll-Typen (Sync-Dashboard)

Wert Bedeutung Was passiert dann
watch_renewal Fehler bei der Erneuerung der Google-Benachrichtigungs-Registrierung Google-Push-Benachrichtigungen können ausfallen, ein Hintergrund-Abgleich fängt es ab
history_fetch Fehler beim Abrufen neuer E-Mails von Google Wird beim nächsten Synchronisierungsversuch erneut geprüft
message_parse Eine E-Mail konnte nicht korrekt verarbeitet werden Diese einzelne E-Mail wurde nicht in ein Ticket umgewandelt
contact_link Der Absender konnte keinem bestehenden Kontakt zugeordnet werden Ticket wird ggf. ohne Kontaktverknüpfung angelegt

Fehlerstatus

Wert Bedeutung Was passiert dann
Offen Fehler wurde noch nicht bearbeitet Erscheint im Standardfilter „Offen"
Gelöst Fehler wurde als behoben markiert Erscheint nur noch im Filter „Gelöst" oder „Alle"

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Shadow-Modus und Vollmodus?
Im Shadow-Modus liest das System E-Mails, legt aber keine Tickets an — ideal zum risikofreien Testen einer neuen Verbindung. Im Vollmodus werden eingehende E-Mails automatisch zu Tickets.

Wie lange dauert ein vollständiger Import?
Das hängt von der Postfachgröße ab und kann bei sehr vielen E-Mails deutlich länger dauern. Der Fortschritt lässt sich jederzeit live verfolgen, der Import kann zwischenzeitlich pausiert werden.

Warum sehe ich keine Aliase auf dieser Seite?
Das Postfach hat entweder keine gültigen Zugangsdaten mehr oder keine weiteren Absendeadressen (Aliase) konfiguriert.

Wo bearbeite ich die Signatur für dieses Postfach?
Über den Link „Signaturen verwalten" im Abschnitt „Signaturen" gelangen Sie direkt zur zentralen Signaturverwaltung mit vorausgewähltem Postfach.

Was bedeutet „Watch-Ablauf abgelaufen"?
Die Google-Push-Benachrichtigung für dieses Postfach muss erneuert werden. Das geschieht normalerweise automatisch im Hintergrund; bis dahin fängt ein regelmäßiger Hintergrund-Abgleich neue E-Mails weiterhin ab.

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