Wissensdatenbank

Signaturen

Hier verwalten Sie zentrale E-Mail-Signaturen für den Support-Bereich und legen fest, welche Signatur bei welchem Postfach bzw. welchem E-Mail-Alias automatisch angehängt wird. Eine Signatur kann Text, Formatierung und ein eingebettetes Bild (z. B. Firmenlogo) enthalten.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /crm/signatures
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /crm/signatures?tab=assignments

Was kann ich hier tun?

  • Neue Signaturen erstellen, bearbeiten und löschen (Bibliothek)
  • Eine Signatur als Standard-Signatur festlegen, die verwendet wird, wenn keine gezielte Zuordnung existiert
  • Eine Signatur einer Sprache zuordnen
  • Signaturen bestimmten Postfächern oder einzelnen E-Mail-Aliasen (Absendeadressen) zuordnen
  • Beim Zuordnen zusätzlich einen individuellen Absendernamen hinterlegen
  • E-Mail-Aliase im Absender-Dropdown der Ticket-Antwort ein-/ausblenden

Schritt für Schritt

  1. Neue Signatur erstellen: Reiter „Signatur-Bibliothek" → „Neue Signatur" → Name vergeben, optional Sprache eintragen, bei Bedarf „Als Standard-Signatur festlegen" aktivieren, Inhalt im Editor gestalten (Text, Formatierung, Bild einfügen) → Speichern.
  2. Signatur einem Postfach zuordnen: Reiter „Zuordnung" → Postfach auswählen → in der Zeile „Postfach-Standard" die gewünschte Signatur aus dem Dropdown wählen, optional einen Absendernamen eintragen → „Speichern" in dieser Zeile klicken.
  3. Signatur einem einzelnen Alias zuordnen: im Reiter „Zuordnung" bei ausgewähltem Postfach die Zeile des jeweiligen Alias verwenden (statt „Postfach-Standard") → Signatur wählen → Speichern. Diese Zuordnung hat Vorrang vor der Postfach-Standard-Zuordnung, sobald von diesem Alias aus gesendet wird.
  4. Signatur bearbeiten: Reiter „Signatur-Bibliothek" → Stift-Symbol bei der gewünschten Signatur → Änderungen vornehmen → Speichern.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Name Interner Name der Signatur Nur zur Wiedererkennung in der Liste, erscheint nicht in der E-Mail
Sprache (optional) Sprachkürzel, dem die Signatur zugeordnet ist Wird beim automatischen Auswählen einer passenden Signatur berücksichtigt, wenn keine feste Zuordnung existiert
Als Standard-Signatur festlegen Markiert diese Signatur als tenant-weite Vorgabe Wird verwendet, wenn für Postfach/Alias/Sprache keine explizite Zuordnung gefunden wird
Signatur-Inhalt Der eigentliche Signaturtext inkl. Formatierung und Bildern Bilder werden beim Versand automatisch eingebettet, damit sie beim Empfänger sichtbar sind
Postfach (Zuordnung) Das Postfach, für das eine Zuordnung bearbeitet wird Muss zuerst ausgewählt werden, bevor Zuordnungen sichtbar sind
Zuordnungs-Zeile „Postfach-Standard" Signatur, die für dieses Postfach ohne spezifischen Alias gilt Greift, wenn keine alias-spezifische Zuordnung existiert
Zuordnungs-Zeile je Alias Signatur speziell für diese Absendeadresse Hat Vorrang vor der Postfach-Standard-Zuordnung
Absendername (bei Zuordnung) Name, der beim Versand über dieses Postfach/Alias als Absender erscheint Optional; leer lassen, um den Standard-Absendernamen zu verwenden

Werte & Status

Reiter

Wert Bedeutung Was passiert dann
Signatur-Bibliothek Liste aller zentral angelegten Signaturen Hier werden Signaturen erstellt, bearbeitet, gelöscht
Zuordnung Zuordnung von Signaturen zu Postfächern/Aliasen Hier wird festgelegt, welche Signatur wo automatisch verwendet wird

Auflösungsreihenfolge beim Versand

Priorität Quelle Was passiert dann
1 Zuordnung für den konkreten Alias, von dem gesendet wird Diese Signatur wird verwendet, falls vorhanden
2 Postfach-Standard-Zuordnung (kein Alias) Wird verwendet, wenn keine Alias-spezifische Zuordnung existiert
3 Als Standard markierte Signatur mit passender Sprache Wird verwendet, wenn keine Postfach-Zuordnung existiert
4 Beliebige als Standard markierte Signatur Letzter Rückfall, falls keine sprachpassende Standard-Signatur existiert

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich für ein Postfach gar keine Signatur zuordne?
Dann greift automatisch die als Standard markierte Signatur (bevorzugt passend zur Ticket-Sprache), sofern eine existiert.

Warum sehe ich in der Zuordnung graue/abgeblendete Aliase?
Diese Aliase sind aktuell im Absender-Dropdown der Ticket-Antwort ausgeblendet. Über den Umschalter neben dem Alias können Sie sie wieder sichtbar machen.

Kann ich ein Firmenlogo in die Signatur einfügen?
Ja, Bilder können direkt im Editor eingefügt werden. Beim Versand werden sie automatisch in die E-Mail eingebettet, damit sie auch beim Empfänger korrekt angezeigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Signatur-Bibliothek und den Signaturen im Gmail-Postfach-Setup?
Die Signatur-Bibliothek ist die zentrale, tenant-weite Verwaltung. Die Gmail-Postfach-Seite verlinkt lediglich dorthin, um die Zuordnung für das jeweilige Postfach direkt zu bearbeiten.

Verwandte Themen