Integrationen

Auf dieser Einstellungsseite verbinden Sie externe Systeme mit dem CRM: E-Mail-Postfächer, Telefonanlage, Marketing-Tools und Marktplätze. Einmal verbunden, laufen Datenabgleich und Import automatisch im Hintergrund.

Was kann ich hier tun?

• Ein Gmail-/Google-Workspace-Postfach verbinden, damit eingehende E-Mails automatisch als Tickets erfasst werden
• Amazon SES als E-Mail-Versandanbieter einrichten und verifizieren
• Marktplätze verbinden und deren Synchronisation überwachen
• Die Telefonanlage (3CX) anbinden, damit Anrufe automatisch importiert und Kontakten zugeordnet werden
• Historische Anrufe und E-Mails rückwirkend importieren - bei der Telefonanlage wahlweise für ein genau abgegrenztes Zeitfenster oder über die vollständige Historie
• Bestehende Integrationen konfigurieren, testen oder trennen
• Den Microsoft-Kalender über Microsoft Entra ID anbinden - Anmeldung, Zustimmung des Verzeichnisadministrators und verschlüsselte Ablage der Zugangsdaten

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Integrationen und wählen Sie den passenden Reiter (CRM, HR, Marketing, Marktplätze).
2. Postfach verbinden: Klicken Sie auf „Mailbox hinzufügen“, wählen Sie die Anmeldeart (Google OAuth, Google Service-Account/Domain-Wide Delegation oder generisches IMAP/SMTP) und folgen Sie den Schritten.
3. Telefonanlage einrichten: Tragen Sie unter 3CX die API-URL, das Sync-Intervall und die Admin-Zugangsdaten ein und speichern Sie.
4. Historische Daten importieren: Nutzen Sie „Rückwirkender Import“, um E-Mails oder Anrufe nachzuholen. Bei der Telefonanlage entscheiden Sie dabei zwischen den Modi Zeitfenster und Vollständig (siehe unten). Bereits importierte Einträge werden dabei nicht doppelt angelegt.
5. Verbindung trennen: Öffnen Sie die jeweilige Integration und wählen Sie „Trennen“; die Daten werden dadurch nicht mehr weiter synchronisiert.

Anrufe für ein Zeitfenster nachholen (3CX)

Diesen Weg nehmen Sie, wenn in einem überschaubaren Zeitraum Gespräche fehlen oder falsch erfasst sind - zum Beispiel nach einer Störung der Telefonanlage.

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Integrationen, Reiter CRM, und klicken Sie auf die Integration 3CX. Der Bereich öffnet sich rechts.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Konfiguration und gehen Sie zum Abschnitt Rückwirkender Import.
3. Wählen Sie den Modus Zeitfenster. Er ist voreingestellt.
4. Tragen Sie Von (Datum und Uhrzeit) und Bis (Datum und Uhrzeit) ein. Beide Angaben gelten in Ihrer eigenen Zeitzone, also genau so, wie die Uhrzeit bei Ihnen angezeigt wird.
5. Klicken Sie auf Import starten. Solange der Lauf arbeitet, steht im Abschnitt der Hinweis „Import läuft - das Zeitfenster wird aus der Telefonanlage gelesen …“.
6. Zum Schluss erscheint ein grüner Kasten mit dem Ergebnis, zum Beispiel: „Import abgeschlossen: 12 neu, 3 aktualisiert, 15 Anrufe im Fenster.“
7. Die nachgeholten Gespräche stehen anschließend unter CRM → Anrufe sowie in den Aktivitäten des jeweiligen Kontakts.

Gut zu wissen:

• Keine Dubletten. Der Lauf legt neue Anrufe an und bringt bereits vorhandene auf den aktuellen Stand. Sie dürfen dasselbe Fenster also gefahrlos mehrfach einlesen, etwa um falsche Gesprächsdauern zu berichtigen.
• Der laufende Abgleich bleibt unberührt. Der automatische Abgleich mit der Telefonanlage merkt sich weiterhin selbst, wo er stehen geblieben ist. Ein Nachholen für ein Zeitfenster verschiebt diesen Stand nicht und lässt keine Lücke entstehen.
• Das Zeitfenster steht in der Adresszeile. Laden Sie die Seite neu oder geben Sie den Link weiter, ist Ihre Auswahl noch da.
• Berechtigung. Zum Starten benötigen Sie das Recht, das CRM zu verwalten, oder das Schreibrecht für die Telefonie.

Vollständigen Import starten (3CX)

Wählen Sie im selben Abschnitt den Modus Vollständig, wenn Sie die gesamte Anrufhistorie einlesen möchten - typischerweise einmalig nach der Ersteinrichtung. Dieser Lauf ist ein verfolgter Auftrag: Sie sehen einen Fortschrittsbalken und können ihn pausieren, fortsetzen oder abbrechen. Für Großimporte über viele Monate ist das der richtige Weg; für einen einzelnen Tag oder eine einzelne Stunde ist Zeitfenster deutlich schneller.

Microsoft-Kalender anbinden (HR)

Diesen Weg nehmen Sie, wenn Ihre Organisation Microsoft 365 statt Google Workspace einsetzt. Die Anbindung liegt neben der Google-Kalender-Kachel im Reiter HR und ersetzt sie nicht - beide können nebeneinander bestehen.

Voraussetzung ist eine Anwendungsregistrierung in Microsoft Entra ID. Sie brauchen daraus drei Angaben plus die Verzeichniskennung Ihrer Organisation.

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Integrationen, Reiter HR, und klicken Sie auf die Kachel Microsoft Kalender.
2. Tragen Sie die Verzeichniskennung (Entra ID) ein - die Verzeichnis-ID Ihrer Organisation oder eine bestätigte Domain wie contoso.onmicrosoft.com.
3. Tragen Sie Client-ID, Client-Secret und Redirect-URI aus der Anwendungsregistrierung ein. Beim Geheimnis ist der Geheimniswert gemeint, nicht die Geheimnis-ID; Microsoft zeigt den Wert nur unmittelbar nach dem Anlegen an.
4. Klicken Sie auf Erstellen. Das Geheimnis wird verschlüsselt in Ihrem Mandanten abgelegt und ist danach nirgends mehr im Klartext einsehbar - auch nicht für uns.
5. Schalten Sie die Anbindung über Aktivieren scharf und klicken Sie auf Verbindung testen. Meldet die Prüfung einen Fehler, stimmen Verzeichniskennung, Anwendungskennung oder Geheimnis nicht überein.
6. Klicken Sie auf Zustimmung vorbereiten und dann auf Zustimmung bei Microsoft erteilen. Der Link öffnet Microsoft in einem neuen Fenster; dort erteilt ein Administrator Ihres Verzeichnisses die Zustimmung einmalig für die gesamte Organisation. Danach muss kein Mitarbeiter mehr einzeln zustimmen.

Die angeforderten Berechtigungen sind offline_access, Calendars.ReadWrite und Calendars.Read.Shared. offline_access ist die Berechtigung, ohne die Microsoft gar keine Erneuerungsmarke ausstellt - ohne sie wäre die Verbindung nach einer Stunde tot.

Was diese Stufe leistet und was noch nicht: Anmeldung, Zustimmung und die Haltung der Zugriffs- und Erneuerungsmarken sind fertig. Eine ablaufende Marke wird automatisch erneuert. Wird die Zustimmung im Verzeichnis zurückgezogen, wechselt die Verbindung sichtbar in den Zustand „Zustimmung zurückgezogen" und muss neu erteilt werden - sie scheitert nicht still. Noch nicht enthalten: das Lesen von Belegtzeiten und das Zurückschreiben genehmigter Abwesenheiten in den Microsoft-Kalender. Beides folgt und läuft dann über dieselben Bausteine wie bei Google, nicht über eine zweite Quelle.

Den Zielkalender auswählen

Ein Microsoft-Konto enthält in der Regel mehrere Kalender - den Standardkalender, geteilte Kalender, abonnierte Feiertagskalender. Welchen davon SCS benutzen soll, legen Sie im Abschnitt Zielkalender unterhalb der Zustimmung fest.

Voraussetzung ist, dass mindestens ein Mitarbeiter seinen Kalender bereits verbunden hat. Das geschieht im Mitarbeiterportal, nicht hier - erst danach gibt es ein Konto, dessen Kalender sich auflisten lassen. Solange niemand verbunden ist, sagt der Abschnitt genau das.

1. Haben mehrere Mitarbeiter verbunden, wählen Sie zuerst unter Mitarbeiter, um wessen Konto es geht.
2. Unter Kalender stehen die Kalender dieses Kontos mit ihren Namen. Der Standardkalender steht oben, der Rest alphabetisch. Sie müssen keine Kennung eintippen.
3. Kalender speichern übernimmt die Auswahl.

Ist bereits ein Kalender verknüpft, ist er vorausgewählt - Sie sehen also immer, worauf die Verbindung zeigt.

Gut zu wissen:

• Ist die Zugriffsmarke abgelaufen, wird sie beim Laden der Liste still erneuert. Sie merken davon nichts.
• Wurde die Zustimmung im Verzeichnis zurückgezogen, sagt der Abschnitt das ausdrücklich, statt eine leere Liste zu zeigen. Der betroffene Mitarbeiter verbindet seinen Kalender dann neu.
• Ausgewählt werden kann nur ein Kalender, den das verbundene Konto auch wirklich besitzt. Eine Verknüpfung auf einen fremden Kalender ist damit ausgeschlossen.

Felder erklärt

Werte & Status

Verbindungen haben typischerweise die Zustände Aktiv, Inaktiv, Verifiziert/Nicht verifiziert (bei E-Mail-Versand) sowie Sync aktiv/pausiert (bei Marktplätzen). Ein „Shadow-Modus“-Schalter erlaubt es, eine Integration testweise laufen zu lassen, ohne dass sie bereits produktiv wirkt.

Ein rückwirkender Import im Modus Zeitfenster meldet sich in vier Zuständen:

• Import läuft - das Zeitfenster wird aus der Telefonanlage gelesen … - der Lauf arbeitet gerade; die Schaltfläche bleibt so lange gesperrt.
• Import abgeschlossen: X neu, Y aktualisiert, Z Anrufe im Fenster. - grüner Kasten mit dem Ergebnis. Neu sind Anrufe, die es bei Ihnen noch nicht gab, aktualisiert solche, deren Angaben berichtigt wurden, im Fenster die Gesamtzahl der aus der Telefonanlage gelesenen Gespräche.
• Warnhinweis im Ergebnis - meldet die Telefonanlage für ein Fenster von mehr als 24 Stunden nur 0 oder 1 Anruf, erscheint zusätzlich zum Ergebnis ein gelber Warnkasten. Das Ergebnis kann stimmen (etwa an einem Wochenende), ist aber unplausibel klein: Prüfen Sie die Berechtigungen des Abgleich-Benutzers in der Telefonanlage oder wiederholen Sie den Import; erwarten Sie mehr Anrufe, melden Sie den Vorfall.
• Fehlermeldung - der Lauf konnte nicht ausgeführt werden, mit Angabe des Grundes (siehe Häufige Fragen).

Ein Import im Modus Vollständig läuft als verfolgter Auftrag und kennt zusätzlich die Zustände läuft, pausiert, abgebrochen und abgeschlossen.

Häufige Fragen

Welche Anmeldeart soll ich für Gmail wählen?
Für eine einzelne, schnell eingerichtete Mailbox eignet sich Google OAuth (Browser-Zustimmung). Für eine dauerhafte, headless-Anbindung ganzer Postfächer ist der Google-Service-Account mit Domain-Wide Delegation gedacht - dafür muss ein Workspace-Administrator die Freigabe erteilen.

Was passiert, wenn ich eine Verbindung trenne?
Die Mailbox bzw. der Marktplatz wird getrennt; bereits importierte Daten bleiben erhalten, es werden aber keine neuen Daten mehr synchronisiert.

Kann ich einen vollständigen historischen Import mehrfach starten?
Ja, bereits importierte Threads bzw. Anrufe werden dabei automatisch übersprungen, sodass ein erneuter Lauf keine Duplikate erzeugt.

Ich starte den Import und es passiert scheinbar nichts. Woran liegt das?
Der Abschnitt gibt Ihnen jetzt in jedem Fall eine Rückmeldung: erst den Hinweis, dass der Import läuft, danach entweder das Ergebnis im grünen Kasten oder eine Fehlermeldung im Klartext. Die häufigsten Meldungen sind:

• „Ihnen fehlt die Berechtigung, Anrufe zu importieren.“ - lassen Sie sich das Recht zum Verwalten des CRM oder das Schreibrecht für die Telefonie geben.
• „Es ist keine 3CX-Verbindung eingerichtet.“ - tragen Sie zuerst API-URL und Zugangsdaten ein und speichern Sie.
• „Für den Abruf der Anrufliste fehlen die Admin-Zugangsdaten der Telefonanlage.“ - ergänzen Sie die Admin-Zugangsdaten im selben Reiter.
• „Die Telefonanlage hat den Abruf abgelehnt oder ist nicht erreichbar.“ - prüfen Sie API-URL und Zugangsdaten und starten Sie den Lauf danach erneut.
• „Die Anrufliste der Telefonanlage liefert Zeilen ohne verwertbare Anruf-Kennung … (Fehlercode: TELEPHONY_CDR_KEY_MISSING)“ - die Antwort der Telefonanlage hatte eine unerwartete Form; der Lauf wurde abgebrochen, es wurde nichts geschrieben. Geben Sie den Fehlercode an Ihre Administration weiter.
• „Die Anrufliste der Telefonanlage ließ sich nicht plausibel in einzelne Anrufe trennen … (Fehlercode: TELEPHONY_CDR_GROUPING_COLLAPSED)“ - ebenfalls eine unerwartete Antwortform; der Lauf wurde abgebrochen, es wurde nichts geschrieben. Geben Sie den Fehlercode an Ihre Administration weiter.

Warum lässt sich der Import nicht starten?
Beide Zeitangaben sind Pflicht, und das Ende muss nach dem Beginn liegen. Fehlt eine Angabe oder liegt sie verkehrt herum, sagt Ihnen das Formular das direkt, bevor überhaupt etwas gelesen wird.

Bringt ein Nachimport den automatischen Abgleich durcheinander?
Nein. Der Nachimport liest nur das von Ihnen gewählte Fenster zusätzlich ein. Wo der automatische Abgleich zuletzt stand, bleibt unverändert - es entsteht also weder eine Lücke noch ein doppelter Lauf.

Warum kann ich jetzt auch eine Uhrzeit angeben?
Weil Störungen selten ganze Tage betreffen. Mit Datum und Uhrzeit holen Sie gezielt die betroffene Stunde nach, statt den kompletten Tag erneut einzulesen.

Zeitfenster oder Vollständig - was nehme ich?
Zeitfenster für den Alltag: eine Lücke schließen, falsche Gesprächsdauern berichtigen, einen einzelnen Tag prüfen. Vollständig für die Erstbefüllung, wenn die gesamte Anrufhistorie der Telefonanlage übernommen werden soll.

Kann ich das gewählte Zeitfenster jemandem schicken?
Ja. Die Auswahl steht in der Adresszeile. Wer den Link öffnet, sieht denselben Zeitraum im Formular; der Import selbst startet dadurch nicht von allein.

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