CRM E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen sind wiederverwendbare Textbausteine für die Kommunikation mit Kontakten und Deals — z. B. für Willkommens-Mails, Deal-Phasen-Updates oder Erinnerungen. Sie werden von E-Mail-Workflows und Drip-Kampagnen automatisch verschickt oder können manuell verwendet werden.
Was kann ich hier tun?
- Vorlagen anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen
- Betreff und HTML-Inhalt mit Variablen (z. B. Kontakt-, Deal-, Ticket-, Firmen-, Agent- und Systemdaten) gestalten
- Eine Vorschau (Desktop, Mobil, Code) der Vorlage ansehen
- Eine Test-E-Mail an eine beliebige Adresse senden
- Übersetzungen für weitere Sprachen aus einer bestehenden Vorlage erstellen
- Nach Typ, Aktiv-Status und Sprache filtern
Schritt für Schritt
- Klicken Sie auf „Neu“, um eine Vorlage anzulegen, oder wählen Sie eine bestehende aus der Liste zum Bearbeiten.
- Tragen Sie Betreff und HTML-Inhalt ein; nutzen Sie die Variablen-Vorschläge, um z. B. den Kontaktnamen oder Deal-Wert dynamisch einzufügen.
- Prüfen Sie über „Vorschau“, wie die E-Mail auf Desktop und Mobil aussieht, und verschicken Sie bei Bedarf über „Test“ eine Test-E-Mail.
- Speichern Sie die Vorlage. Für eine weitere Sprache klicken Sie auf „Übersetzen“ und wählen die Zielsprache — es entsteht eine verknüpfte Kopie.
Felder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Name | Interner Name der Vorlage | |
| Typ | Verwendungszweck der Vorlage | Siehe „Werte & Status“ unten |
| Sprache | Sprache dieser Vorlagenversion | Übersetzungsstatus zeigt, ob Deutsch/Englisch vorhanden sind |
| Betreff | Betreffzeile der E-Mail | Unterstützt Variablen |
| HTML-Inhalt | Der eigentliche E-Mail-Text/-Aufbau | Unterstützt Variablen |
| Aktiv | Ob die Vorlage verwendet werden kann | Inaktive Vorlagen stehen in Workflows/Kampagnen nicht zur Auswahl |
| Variablen | Platzhalter für dynamische Inhalte, gruppiert nach Kontakt, Deal, Ticket, Firma, Agent, System | Werden beim Versand automatisch ersetzt |
Werte & Status
Vorlagentyp (crm_email_template_type)
| Wert | Klartext-Bedeutung |
|---|---|
| Ticket-Antwort | Antwort auf ein Support-Ticket |
| Deal-Phase | Wird bei einem Phasenwechsel eines Deals verschickt |
| Follow-up | Nachfass-E-Mail |
| Willkommen | Begrüßungs-E-Mail für neue Kontakte |
| Erinnerung | Erinnerungs-E-Mail |
| Eskalation | Wird bei Eskalationen verschickt |
| Manuell | Wird nur manuell versendet, kein automatischer Anlass |
| Ticket-Status | Wird bei Statusänderung eines Tickets verschickt |
Häufige Fragen
Wie unterscheide ich Vorlagen für Deutsch und Englisch?
Über den Sprachfilter bzw. den Übersetzungsstatus in der Vorlagenliste; fehlende Übersetzungen lassen sich direkt aus der Quellvorlage per „Übersetzen“ erzeugen.
Wo werden diese Vorlagen tatsächlich verwendet?
In E-Mail-Workflows und Drip-Kampagnen als automatischer Versandinhalt, sowie für den manuellen Versand aus dem CRM heraus.
Was passiert, wenn ich eine Variable nutze, die für den konkreten Kontakt keinen Wert hat?
Das Verhalten bei fehlenden Variablenwerten ist im UI nicht dokumentiert — prüfen Sie dies vor dem produktiven Einsatz mit einer Testmail.