Wissensdatenbank

E-Mail-Protokoll

Das E-Mail-Protokoll ist Ihre zentrale Anlaufstelle, um die Frage zu beantworten: „Warum hat Kunde X keine E-Mail erhalten?“ Es fasst alle E-Mails aus dem gesamten System an einem Ort zusammen — egal ob sie durch eine Bestellung, das CRM, eine Automation oder eine Zustellsperre ausgelöst wurden.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /admin/email-log

Was kann ich hier tun?

  • Alle im System versendeten (oder versuchten) E-Mails in einer einzigen Liste einsehen
  • Nach Status (Warteschlange/Gesendet/Fehlgeschlagen/Zurückgewiesen/Unterdrückt/Nicht versendet) und Herkunft filtern
  • Nach Empfänger oder Betreff suchen
  • Eine einzelne E-Mail anklicken, um Details in einer Seitenleiste zu sehen

Schritt für Schritt

  1. Nutzen Sie das Suchfeld, um nach einer bestimmten Empfängeradresse oder einem Betreff zu suchen.
  2. Filtern Sie zusätzlich nach Status, um z. B. nur fehlgeschlagene E-Mails zu sehen.
  3. Filtern Sie nach Herkunft, um z. B. nur E-Mails aus dem CRM oder aus automatisierten Workflows zu sehen.
  4. Klicken Sie auf eine Zeile, um weitere Details der E-Mail in der Seitenleiste zu öffnen.
  5. Passen Sie bei Bedarf die Seitengröße an, um mehr oder weniger Einträge gleichzeitig zu sehen.

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Empfänger E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gerichtet war
Betreff Betreffzeile der E-Mail
Status Versandstatus der E-Mail Siehe Werteliste unten
Herkunft Aus welchem Bereich des Systems die E-Mail ausgelöst wurde Siehe Werteliste unten
Zeitpunkt Wann die E-Mail versendet wurde bzw. zuletzt einen Status geändert hat
Versandweg Über welchen Dienst die E-Mail tatsächlich hinausgegangen ist Nur in der Detailansicht, und nur bei tatsächlich versendeten E-Mails
Referenz beim Anbieter Die Kennung, unter der Ihr Versanddienst diese E-Mail führt Nur in der Detailansicht. Nennen Sie diese Kennung, wenn Sie beim Anbieter nachfragen

Werte & Status

Versandstatus

Wert Bedeutung Was passiert dann
Warteschlange E-Mail wartet noch auf den Versand
Gesendet E-Mail wurde erfolgreich verschickt
Fehlgeschlagen Der Versand ist technisch fehlgeschlagen
Zurückgewiesen (Bounce) E-Mail wurde vom Empfängerserver abgelehnt Siehe E-Mail-Zustellprobleme
Unterdrückt E-Mail wurde bewusst nicht verschickt (z. B. Empfänger gesperrt)
Nicht versendet Der Versand wurde abgebrochen, bevor eine E-Mail entstanden ist Der Grund steht in der Detailansicht unter „Fehlerdetails“. Häufigster Fall: zum Kunden ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt

Herkunft

Wert Bedeutung
Transaktional Automatische E-Mails rund um Bestellungen/Konto (z. B. Bestellbestätigung)
CRM E-Mails aus dem Kundenbeziehungsmanagement (z. B. manuell versandte Nachrichten)
Workflow E-Mails aus automatisierten Abläufen/Automationen
Sperrliste Einträge, die aus der Zustellsperren-Verwaltung stammen

Häufige Fragen

Wo finde ich heraus, warum eine bestimmte E-Mail nicht angekommen ist?
Suchen Sie im E-Mail-Protokoll nach der Empfängeradresse. Bei „Fehlgeschlagen“ oder „Zurückgewiesen“ öffnet die Detailansicht weitere Informationen zur Ursache.

Was ist der Unterschied zwischen diesem Protokoll und dem Protokoll-Tab in den E-Mail-Vorlagen?
Das E-Mail-Protokoll hier zeigt E-Mails aus dem gesamten System (Bestellungen, CRM, Automationen, Sperrlisten). Der Protokoll-Tab in den E-Mail-Vorlagen zeigt speziell die über eine bestimmte Vorlage verschickten E-Mails.

Warum sehe ich E-Mails mit Status „Unterdrückt“?
Diese E-Mails wurden bewusst nicht verschickt, meist weil der Empfänger wegen vorheriger Zustellprobleme automatisch gesperrt wurde.

Was bedeutet der Status „Nicht versendet“?
Der Vorgang wurde ausgelöst, aber es gab niemanden, an den die E-Mail hätte gehen können, meist, weil zum Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Früher entstand in diesem Fall gar kein Eintrag, und eine nicht verschickte E-Mail war von einer verschickten nicht zu unterscheiden. Prüfen Sie in der Detailansicht die „Fehlerdetails“ und ergänzen Sie die fehlende Adresse am Kunden bzw. am Vorgang.

Mein Versanddienst sagt, er habe die E-Mail nie erhalten. Wie belege ich das Gegenteil?
Öffnen Sie die Detailansicht. Steht dort eine „Referenz beim Anbieter“, hat Ihr Versanddienst die E-Mail angenommen und unter genau dieser Kennung geführt. Geben Sie sie im Support-Fall an; damit lässt sich die E-Mail beim Anbieter eindeutig wiederfinden.

Oben steht „Diese Liste ist unvollständig" - was heißt das?
Das E-Mail-Protokoll setzt sich aus vier Quellen zusammen (Transaktional, CRM, Workflow, Sperrliste). Ist eine davon in Ihrem Shop nicht lesbar, zeigt die Seite die übrigen weiterhin an und nennt die fehlende Quelle. Die Liste ist dann also nicht falsch, sondern unvollständig - für die genannte Quelle fehlen Einträge. Das ist ein Einrichtungsfehler auf unserer Seite; melden Sie ihn bitte dem Support. Früher lieferte dieselbe Lage überhaupt keine Seite, sondern nur die Meldung „E-Mail-Log konnte nicht geladen werden".

Die Seite meldet, das Protokoll sei für diesen Shop nicht verfügbar. Sind meine E-Mails weg?
Nein. Die Meldung betrifft nur die Anzeige: keine der vier Quellen lässt sich gerade auslesen. Versand und Zustellung laufen davon unberührt weiter. Bitte wenden Sie sich an den Support und nennen Sie den technischen Grund, den die Meldung in Klammern anzeigt.

Kann ich eine fehlgeschlagene E-Mail von hier aus erneut versenden?
Diese Seite dient der reinen Einsicht und Diagnose; einen erneuten Versandvorgang lösen Sie über den ursprünglichen Bereich aus (z. B. eine Bestellung erneut bestätigen oder eine CRM-Nachricht neu senden).

Verwandte Themen