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Archiv der Vorgänge

Ihre Arbeitsliste - die Glocke oben rechts - zeigt, was noch auf Sie wartet. Sobald ein Vorgang entschieden ist, verschwindet er dort. Er ist damit aber nicht weg: Auf dieser Seite sehen Sie alle Vorgänge, die Ihre Arbeitsliste verlassen haben.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /settings/notifications/archive

Wozu das gut ist

Die Arbeitsliste ist bewusst kurz. Stünde jeder erledigte Vorgang weiterhin darin, wäre die Zahl an der Glocke nach ein paar Wochen ohne Aussage - und niemand würde mehr hinschauen. Das Archiv trennt beides: die Glocke sagt „das wartet auf mich", das Archiv sagt „das lag einmal bei mir".

Was in einer Zeile steht

  • Der Betreff des Vorgangs, so wie er in der Arbeitsliste stand
  • Die Vorgangsart - zum Beispiel „Abwesenheitsantrag eingereicht"
  • Eingegangen - wann der Vorgang bei Ihnen aufgetaucht ist
  • Erledigt - wann er Ihre Liste verlassen hat
  • Geschlossen durch - auf welchem Weg (siehe unten)
  • Zum Vorgang - der Sprung zur Quelle, also zum Antrag selbst

Stand der Vorgang bei Ihnen, weil er eskaliert wurde - weil also die eigentlich zuständige Person zu lange nicht entschieden hatte -, dann steht das ebenfalls in der Zeile.

„Geschlossen durch": die zwei Wege

Ein Vorgang verschwindet aus Ihrer Arbeitsliste auf zwei Wegen, und das Archiv sagt Ihnen, welcher es war:

  • die Entscheidung am Vorgang - der Normalfall: jemand hat entschieden, und der Eintrag wurde sofort geschlossen.
  • der regelmäßige Abgleich - ein Nachlauf des Systems hat festgestellt, dass der Antrag längst entschieden war, der Eintrag aber noch offen stand. Für Sie ändert das nichts. Häuft sich dieser Fall, ist das ein Hinweis für Ihre Administration, dass Meldungen verloren gehen.
  • nicht vermerkt - bei sehr alten Einträgen aus der Zeit vor dieser Funktion.

Wer entschieden hat

Das Archiv nennt nicht, welche Person entschieden hat. Es hält fest, wann und auf welchem Weg der Vorgang Ihre Liste verlassen hat. Wer entschieden hat, steht am Vorgang selbst - benutzen Sie dafür den Verweis „Zum Vorgang".

Das ist bewusst so: Ein Name an dieser Stelle wäre geraten und nicht belegt, und ein geratener Name in einem Archiv ist schlechter als gar keiner.

Suchen und filtern

Über dem Archiv stehen zwei Felder:

  • Suche durchsucht den Betreff der Einträge.
  • Vorgangsart grenzt auf eine einzelne Art ein.

Ihre Auswahl steht in der Adresszeile des Browsers. Sie können also einen Blick auf das Archiv als Link speichern oder weitergeben - der Empfänger sieht dann allerdings sein eigenes Archiv mit derselben Auswahl, nicht Ihres.

Wessen Archiv Sie sehen

Ausschließlich Ihr eigenes. Es gibt keinen Weg, das Archiv einer Kollegin oder eines Kollegen zu öffnen - auch nicht über die Adresszeile. Das ist im Server durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet.

Wie lange etwas aufbewahrt wird

Unbegrenzt: es wird nichts gelöscht. Das ist seit dem 28.08.2026 entschieden und kein Versehen mehr. Wie lange Daten allgemein aufbewahrt werden, wird für alle Bereiche gemeinsam festgelegt statt für das Archiv gesondert - bis dahin bleibt jeder Eintrag lesbar, und es gibt keine Altersgrenze und keinen Löschweg.

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