Mitarbeiter-Abwesenheiten

Hier erfassen Sie, wann ein buchbarer Mitarbeiter nicht verfügbar ist (z. B. Urlaub oder Krankheit). Das System prüft dann automatisch, welche bereits bestehenden Termine davon betroffen sind und ob sie an einen anderen Mitarbeiter umgeleitet werden können.

Was kann ich hier tun?

• Eine neue Abwesenheit für einen Mitarbeiter mit Zeitraum und Grund erfassen
• Vor dem Speichern eine Vorschau der Auswirkungen auf bestehende Buchungen einsehen
• Bestehende Abwesenheiten nach Mitarbeiter und Zeitraum filtern
• Eine Abwesenheit stornieren

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie auf Abwesenheit erfassen, wählen Sie den Mitarbeiter sowie Start- und Enddatum und optional einen Grund.
2. Nutzen Sie Auswirkungen laden, um vorab zu sehen, wie viele Buchungen betroffen sind und ob sie automatisch zu einem anderen Mitarbeiter umgeleitet werden können.
3. Speichern Sie die Abwesenheit mit Abwesenheit speichern. Betroffene Buchungen werden nun entweder automatisch umverteilt oder als „Umbuchung nötig" markiert. Überschneidet sich der Zeitraum mit einer bereits aktiven Abwesenheit derselben Person, wird das Speichern abgelehnt und der bestehende Zeitraum genannt.
4. Um eine Abwesenheit zurückzunehmen, öffnen Sie sie in der Liste und wählen Abwesenheit stornieren. Dadurch werden vorgenommene Umverteilungen rückgängig gemacht.

Felder erklärt

Werte & Status

Abwesenheitsstatus

Auswirkung je betroffener Buchung

Häufige Fragen

Was passiert mit bereits gebuchten Terminen, wenn ich eine Abwesenheit erfasse?
Das System sucht einen anderen Mitarbeiter mit passender Sprache und prüft ihn mit genau derselben Verfügbarkeitsprüfung, die auch für eine Neubuchung und für eine Umbuchung durch den Kunden gilt: Feiertag, Dienstplan (in der Zeitzone dieses Mitarbeiters), dessen eigene Abwesenheiten, die Sperrzeiten aus dem Personalmodul, das Tageslimit und die tatsächliche Belegung zu dieser Uhrzeit. Nur wer alle Prüfungen besteht, bekommt den Termin. Andernfalls erscheint der Termin als „Umbuchung nötig" und muss von Hand neu vergeben werden.

Warum wird ein Termin nicht übertragen, obwohl der Kollege an diesem Tag arbeitet?
Weil nicht der Tag zählt, sondern die Uhrzeit. Ein Termin um 16:00 geht nicht an jemanden, der an diesem Tag von 08:00 bis 12:00 arbeitet - auch dann nicht, wenn er sonst frei ist. Dasselbe gilt, wenn die Uhrzeit bereits belegt ist oder das Tageslimit erreicht wurde.

Kann ich für dieselbe Person zwei Abwesenheiten anlegen, die sich überschneiden?
Nein. Sobald sich der neue Zeitraum mit einer aktiven Abwesenheit derselben Person auch nur an einem einzigen Tag überschneidet, wird die Erfassung abgelehnt. Möchten Sie einen bestehenden Zeitraum verlängern, stornieren Sie ihn und erfassen den vollständigen neuen Zeitraum. Ein Zeitraum, der am Tag nach dem Ende der bestehenden Abwesenheit beginnt, ist unproblematisch. Stornierte Abwesenheiten blockieren nichts.

Kann ich eine Abwesenheit im Nachhinein ändern?
Direktes Bearbeiten ist nicht vorgesehen — stornieren Sie die bestehende Abwesenheit und erfassen Sie stattdessen eine neue mit den korrigierten Daten.

Werden künftige Buchungsanfragen während der Abwesenheit weiterhin an den Mitarbeiter vergeben?
Nein, solange die Abwesenheit aktiv ist, wird der Mitarbeiter bei neuen Buchungsanfragen nicht mehr als verfügbar berücksichtigt.

Muss ich eine Abwesenheit hier noch einmal erfassen, wenn sie schon im Personalbereich steht?
Nein. Ist der buchbare Mitarbeiter mit einem Personalsatz verknüpft (Reiter Mitarbeiter in den Termin-Einstellungen), wirken die Abwesenheiten aus dem Personalbereich unmittelbar auf die Buchungsseite. Es sperren:

• ein genehmigter Antrag jeder Abwesenheitsart, zum Beispiel Urlaub,
• eine gemeldete Krankmeldung, und zwar bereits ohne Genehmigung. Wer sich heute Morgen krankmeldet, ist sofort nicht mehr buchbar; auf die Entscheidung der Führungskraft wird nicht gewartet,
• Feiertage des Landes, in dem der Mitarbeiter arbeitet,
• Termine aus dem angebundenen Kalender.

Ein beantragter, aber noch nicht genehmigter Urlaub sperrt dagegen nichts. Sonst könnte sich jeder seine eigenen Termine allein durch einen Antrag vom Markt nehmen.

Erfährt der Kunde, warum keine Zeiten frei sind?
Nein. Die Buchungsseite nennt nie einen Grund, sondern zeigt schlicht keine freien Zeiten an. Weder Abwesenheitsart noch Begründung noch Termininhalte verlassen den internen Bereich. Das gilt besonders für die Krankmeldung: sie ist ein Gesundheitsdatum und wird auch im firmenweit lesbaren Abwesenheitskalender ohne Grund geführt, nur als Abwesenheit.

Wird die Zeit wieder frei, wenn ein Urlaub zurückgezogen wird?
Ja, sofort. Sobald der Antrag storniert ist, zählt er nicht mehr, und die Zeiten dieses Tages erscheinen wieder auf der Buchungsseite. Ein bereits in den Abwesenheitskalender geschriebener Eintrag wird dabei ebenfalls entfernt.

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