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Roadmap-Portal: Benachrichtigungen

Diese Seite beantwortet zwei Fragen: Wer möchte über welche Roadmap-Karte informiert werden, und was hat das Portal tatsächlich verschickt? Sie erreichen sie über CRM → Roadmap-Portal → Benachrichtigungen.

Die Seite ist eine reine Auskunftsseite. Sie können hier nichts versenden und keine Nachricht verfassen: Es gibt bewusst keinen Knopf „Nachricht senden". E-Mails entstehen ausschließlich automatisch aus Ihrer normalen Arbeit, also wenn Sie eine Karte umstellen, eine Anfrage beantworten oder eine Fehlermeldung aktualisieren.

Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /crm/roadmap-portal/notifications

Was kann ich hier tun?

  • Im Bereich Abonnenten sehen, welcher Kunde welche Roadmap-Karte verfolgt und ob er über Statusänderungen, über die Veröffentlichung oder über beides informiert werden möchte
  • Die Abonnenten nach Karte, Kunde, Firma und Art eingrenzen
  • Die gefilterte Abonnentenliste als CSV-Datei exportieren, zum Beispiel für eine Ankündigung oder eine Auswertung
  • Im Versandprotokoll jede einzelne Benachrichtigung nachlesen: Ereignis, Vorlage, Sprache, Empfänger, Zeitpunkt, Status und gegebenenfalls den Fehlertext
  • Das Protokoll nach Ereignis, Vorlage, Status und Empfänger filtern und so nachvollziehen, ob eine bestimmte Nachricht wirklich hinausgegangen ist
  • Erkennen, wenn ein Versand fehlgeschlagen ist, und den Grund im Klartext lesen

Was Sie hier nicht tun können: eine E-Mail schreiben, einen Versand auslösen, einen Text ändern oder ein Abo für einen Kunden anlegen. Die Abos gehören dem Kunden und werden nur im Kundenportal gesetzt. Die Texte der E-Mails pflegen Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen.

Schritt für Schritt

Abonnenten einer Karte ansehen und exportieren

  1. Öffnen Sie CRM → Roadmap-Portal → Benachrichtigungen. Der Bereich Abonnenten ist voreingestellt.
  2. Wählen Sie oben die Karte, für die Sie sich interessieren. Ergänzend können Sie auf eine Firma, einen einzelnen Kunden oder eine Art einschränken.
  3. Die Liste zeigt je Zeile einen Kunden mit Name, E-Mail-Adresse, Firma, der Art des Abos und dem Datum, an dem er die Karte abonniert hat.
  4. Klicken Sie auf CSV exportieren. Sie erhalten genau die Zeilen, die der aktuelle Filter zeigt, als Datei portal-subscriptions.csv.
  5. Öffnen Sie die Datei in Ihrem Tabellenprogramm. Sehr große Listen werden bei 10.000 Zeilen abgeschnitten; grenzen Sie in diesem Fall vorher stärker ein.
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Nachvollziehen, ob eine Benachrichtigung angekommen ist

  1. Wechseln Sie auf den Bereich Versandprotokoll.
  2. Filtern Sie auf das Ereignis (zum Beispiel Statuswechsel einer Karte) oder auf den Empfänger.
  3. Lesen Sie die Spalte Status: Versendet heißt, die E-Mail wurde übergeben. Fehlgeschlagen heißt, der Versand ist misslungen; der Grund steht in der Spalte daneben.
  4. Steht dort Übersprungen, war für dieses Ereignis und diesen Empfänger bereits eine Nachricht unterwegs. Das ist der Schutz gegen Doppelversand und kein Fehler.
  5. Brauchen Sie die technische Zustellung (Empfängeradresse, Bounce, Öffnungszeitpunkt), schauen Sie ergänzend ins allgemeine E-Mail-Protokoll.
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Felder erklärt

Abonnenten

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Karte Roadmap-Karte, die der Kunde verfolgt Nur veröffentlichte Karten können abonniert werden
Kunde Anzeigename des Portal-Kontos Der Kunde pflegt ihn selbst im Portal-Profil
E-Mail Adresse, an die die Benachrichtigung geht Entspricht der Anmeldeadresse des Portal-Kontos
Firma Firma des Kunden aus dem CRM Praktisch als Filter, wenn Sie eine ganze Firma ansprechen wollen
Art Statusänderungen oder Veröffentlichung Siehe „Werte & Status"; beide Arten sind unabhängig voneinander
Abonniert seit Zeitpunkt, an dem der Kunde die Karte abonniert hat Neueste Abos stehen oben

Versandprotokoll

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Ereignis Was den Versand ausgelöst hat (Anmeldung, Statuswechsel, Veröffentlichung, Anfrage-Update, Fehler-Update) Filterbar
Vorlage Verwendete E-Mail-Vorlage, z. B. portal_status_change Der Text dazu liegt unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen
Sprache Sprache, in der die E-Mail verschickt wurde Richtet sich nach der Sprache im Portal-Profil des Kunden
Empfänger Anzeigename des Portal-Kontos, das die Nachricht bekommen hat Die Adresse selbst steht aus Datenschutzgründen nur im E-Mail-Protokoll
Bezug Karte, Anfrage oder Fehlermeldung, um die es ging Verbindet den Eintrag mit dem auslösenden Vorgang
Zeitpunkt Wann der Versand stattgefunden hat Neueste Einträge stehen oben
Status Versendet, Fehlgeschlagen oder Übersprungen Siehe „Werte & Status"
Fehler Klartext-Grund, wenn der Versand misslungen ist Nur bei Fehlgeschlagen gefüllt

Werte & Status

Art des Abos (portal_subscription_kind)

Wert Bedeutung
Statusänderungen Der Kunde erhält eine E-Mail, sobald sich der Status dieser Karte ändert, zum Beispiel von Geplant auf In Arbeit.
Veröffentlichung Der Kunde erhält genau eine E-Mail, wenn die Karte veröffentlicht wird, also im Release-Archiv erscheint.

Beide Arten sind unabhängig: Ein Kunde kann nur die Veröffentlichung abonnieren und alle Zwischenschritte auslassen. Ohne Abo gibt es keine Nachricht, denn das Abo ist immer eine bewusste Anmeldung des Kunden.

Status im Versandprotokoll (portal_notification_status)

Wert Bedeutung Was das für Sie heißt
Versendet Die E-Mail wurde erzeugt und an den Mailversand übergeben. Kein Handlungsbedarf.
Fehlgeschlagen Der Versand ist misslungen, der Grund steht daneben. Prüfen Sie den Fehlertext. Sobald das Ereignis erneut auftritt, wird der Versand wiederholt.
Übersprungen Für dieses Ereignis und diesen Empfänger gab es bereits eine Nachricht. Kein Fehler, sondern der eingebaute Schutz gegen Doppelversand.

Häufige Fragen

Kann ich von hier aus eine Nachricht an alle Abonnenten schicken?
Nein. Die Seite zeigt ausschließlich an, was ohnehin passiert. Wenn Sie Kunden aktiv ansprechen möchten, nutzen Sie den CSV-Export und Ihren gewohnten Weg für Ankündigungen.

Warum steht ein Kunde nicht in der Abonnentenliste, obwohl er die Karte kennt?
Das Abo ist eine bewusste Entscheidung des Kunden. Er muss die Karte im Portal öffnen und dort Statusänderungen oder Veröffentlichung einschalten. Sie können ein Abo nicht für ihn setzen.

Ein Versand ist fehlgeschlagen. Muss ich etwas nachholen?
Der Fehlertext sagt Ihnen, woran es lag, zum Beispiel an einer nicht erreichbaren Adresse. Ein erneuter Anlauf entsteht automatisch beim nächsten Ereignis. Bei dauerhaften Fehlern prüfen Sie die Adresse des Kontakts und das E-Mail-Protokoll.

Warum sehe ich im Protokoll keine E-Mail-Adresse?
Aus Datenschutzgründen zeigt das Protokoll nur den Anzeigenamen des Portal-Kontos. Die Adresse finden Sie im allgemeinen E-Mail-Protokoll.

Welche Berechtigung brauche ich?
Lesendes Recht auf Roadmap Portal (crm:roadmap:read, aus crm:read abgeleitet). Mehr Rechte sind nicht nötig, weil die Seite nichts verändert.

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