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Vorlagen (SCS Sign)

Wiederkehrende Signaturvorgänge — etwa ein Standard-Vertrag, den Sie regelmäßig an neue Kunden verschicken — müssen Sie nicht jedes Mal neu aufbauen. Eine Vorlage speichert Dokumente, Empfänger-Rollen und Feld-Layout eines Umschlags, damit Sie daraus mit wenigen Klicks einen neuen Entwurf erzeugen können.

Was kann ich hier tun?

  • Alle vorhandenen Vorlagen mit Anzahl der Rollen, Dokumente und Felder einsehen
  • Aus einer Vorlage einen neuen Umschlag-Entwurf erstellen
  • Eine Vorlage löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird

Schritt für Schritt

Eine Vorlage anlegen

  1. Öffnen Sie einen bereits gesendeten oder abgeschlossenen Umschlag unter Umschläge.
  2. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, vergeben Sie einen Vorlagen-Namen und optional eine Beschreibung.
  3. Die Vorlage übernimmt die verwendeten Dokumente, die Empfänger-Rollen (als Platzhalter, ohne konkrete Namen/E-Mails) sowie das Feld-Layout.

Eine Vorlage verwenden

  1. Öffnen Sie Vorlagen und klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf Verwenden.
  2. Vergeben Sie einen Namen für den neuen Umschlag.
  3. Tragen Sie für jede in der Vorlage angelegte Rolle den konkreten Empfänger (Name, E-Mail, Sprache) ein.
  4. Klicken Sie auf Empfänger einsetzen und Entwurf erstellen — Sie werden zum neuen Entwurf weitergeleitet, den Sie wie gewohnt prüfen und versenden können.

Eine Vorlage löschen

  1. Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf Löschen und bestätigen Sie den Dialog.
  2. Die Vorlage wird dauerhaft entfernt; bereits daraus erstellte Umschläge sind davon nicht betroffen.
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /sign/templates
Nachgebauter Ausschnitt der Ansicht: /sign/templates

Felder erklärt

Feld Bedeutung Hinweise/Auswirkung
Name Bezeichnung der Vorlage Zur Wiedererkennung in der Liste
Beschreibung Optionale Erläuterung, wofür die Vorlage gedacht ist Nur intern sichtbar
Rollen Anzahl der in der Vorlage hinterlegten Empfänger-Platzhalter Beim Verwenden müssen Sie für jede Rolle einen echten Empfänger eintragen
Dokumente Anzahl der in der Vorlage enthaltenen Dokumente Wird 1:1 in den neuen Entwurf übernommen
Felder Anzahl der platzierten Formularfelder Wird 1:1 in den neuen Entwurf übernommen
Erstellt Datum, an dem die Vorlage angelegt wurde —
Name des neuen Umschlags Name des aus der Vorlage erzeugten Entwurfs Frei wählbar beim Verwenden
Empfänger für [Rolle] Konkreter Name/E-Mail/Sprache je Rollen-Platzhalter Muss für alle Rollen ausgefüllt sein, bevor der Entwurf erzeugt wird

Häufige Fragen

Wird beim Verwenden einer Vorlage sofort ein Umschlag versendet?
Nein, es wird zunächst nur ein neuer Entwurf erzeugt. Sie können ihn wie jeden anderen Entwurf noch prüfen, anpassen und erst dann senden.

Ändert sich eine bereits erstellte Vorlage, wenn ich später den ursprünglichen Umschlag bearbeite?
Nein, eine Vorlage ist eine eigenständige Kopie zum Zeitpunkt des Speicherns und wird durch spätere Änderungen am ursprünglichen Umschlag nicht beeinflusst.

Wer darf Vorlagen löschen?
Das Löschen von Vorlagen erfordert eine höhere Berechtigung als das reine Verwenden — nicht jeder, der Vorlagen nutzen kann, kann sie auch entfernen.

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