Umschläge (SCS Sign)

SCS Sign ist die interne Lösung für elektronische Unterschriften — ein Ersatz für externe Dienste wie DocuSign. Ein „Umschlag" (Envelope) bündelt ein oder mehrere PDF-Dokumente, die von einem oder mehreren Empfängern signiert, genehmigt oder nur zur Kenntnis genommen werden sollen. Hier legen Sie neue Umschläge an, verfolgen ihren Fortschritt und verwalten sie bis zum Abschluss.

Was kann ich hier tun?

• Alle Umschläge durchsuchen und nach Status filtern
• Einen neuen Umschlag mit Dokumenten, Empfängern und Unterschriftsfeldern erstellen und versenden
• Den Fortschritt eines Umschlags verfolgen (wie viele Empfänger haben bereits signiert)
• Erinnerungen an ausstehende Empfänger senden
• Empfänger-Kontaktdaten korrigieren, solange diese noch nicht signiert haben
• Einen Umschlag zurückziehen (voiden), wenn er nicht mehr gültig sein soll
• Das fertige, signierte PDF herunterladen
• Einen abgeschlossenen Umschlag als wiederverwendbare Vorlage speichern

Schritt für Schritt

Einen neuen Umschlag erstellen und versenden

1. Klicken Sie auf Umschlag erstellen und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Rahmenvertrag 2026").
2. Schritt Dokumente: Laden Sie ein oder mehrere PDFs hoch oder wählen Sie ein Dokument aus dem DMS aus. Per Ziehen sortieren Sie die Reihenfolge.
3. Schritt Empfänger: Fügen Sie Empfänger mit Name, E-Mail, Rolle (Unterzeichner, Genehmiger, Kopie) und Sprache hinzu. Legen Sie fest, ob Empfänger nacheinander oder gleichzeitig benachrichtigt werden sollen. Optional vergeben Sie einen Zugangscode, den der Empfänger vor dem Öffnen eingeben muss.
4. Schritt Felder: Wählen Sie einen Empfänger aus und ziehen Sie die benötigten Felder (Unterschrift, Initialen, Datum, Text usw.) auf die Dokumentseiten. Ohne Maus geht das ebenso: Wählen Sie einen Feldtyp aus der Palette per Tastatur aus, fokussieren Sie den Dokumentbereich und bestätigen Sie mit Eingabe oder Leertaste - das Feld erscheint dann mittig auf der Seite. Ein bereits platziertes Feld fokussieren Sie mit der Tabulatortaste und verschieben es mit den Pfeiltasten (Umschalt+Pfeiltaste für größere Schritte).
5. Schritt Prüfen & Senden: Kontrollieren Sie Dokumente, Empfänger und Felder, legen Sie optional ein Ablaufdatum und ein Erinnerungsintervall fest und klicken Sie auf Jetzt senden. Ab diesem Zeitpunkt sind keine Änderungen an Dokumenten, Empfängern oder Feldern mehr möglich.
6. Sind Sie selbst als Unterzeichner eingetragen, bietet Ihnen das System direkt nach dem Senden an, sofort zu signieren.

Einen Umschlag im Detail verfolgen

1. Öffnen Sie einen Umschlag aus der Liste, um Status, Empfänger-Fortschritt, Dokumente und den vollständigen Verlauf (Ereignisse wie „Gesendet", „Angesehen", „Signiert") zu sehen.
2. Nutzen Sie Alle erinnern oder erinnern Sie einen einzelnen ausstehenden Empfänger, um eine erneute Benachrichtigung zu versenden.
3. Hat sich die E-Mail-Adresse oder der Name eines noch nicht signierten Empfängers geändert, nutzen Sie Korrigieren.
4. Nach Abschluss aller Signaturen laden Sie über Finales PDF herunterladen das fertige Dokument herunter.

Einen Umschlag zurückziehen

1. Öffnen Sie einen Umschlag mit Status „Gesendet" oder „In Bearbeitung" und klicken Sie auf Zurückziehen.
2. Geben Sie einen Grund an und bestätigen Sie. Der Umschlag wird ungültig, alle Empfänger werden benachrichtigt, und es kann nicht mehr signiert werden.

Ablauf eines Umschlags

flowchart TD
  A[Entwurf: Dokumente, Empfänger,\nFelder festlegen] --> B[Jetzt senden]
  B --> C[Gesendet]
  C --> D[Empfänger signiert/lehnt ab]
  D -->|alle haben signiert| E[Abgeschlossen]
  D -->|ein Empfänger lehnt ab| F[Abgelehnt]
  C -->|Admin zieht zurück| G[Zurückgezogen]
  C -->|Ablaufdatum erreicht| H[Abgelaufen]

Felder erklärt

Werte & Status

Umschlag-Status

Empfänger-Rolle

Empfänger-Status

Feld-Typen

Verlaufsereignisse (sign_event_type)

Jede Aktion an einem Umschlag wird als Ereignis protokolliert und im Verlauf der Detailansicht angezeigt (siehe „Einen Umschlag im Detail verfolgen" oben).

Häufige Fragen

Kann ich einen bereits gesendeten Umschlag noch bearbeiten?
Nein. Sobald ein Umschlag gesendet wurde, können Dokumente, Empfänger und Felder nicht mehr verändert werden. Ändern Sie stattdessen nur noch Name oder E-Mail eines noch nicht signierten Empfängers über „Korrigieren", oder ziehen Sie den Umschlag zurück und erstellen einen neuen.

Was ist der Unterschied zwischen „Zurückziehen" und „Löschen"?
Löschen ist nur für Entwürfe möglich und entfernt den Umschlag vollständig. „Zurückziehen" gilt für bereits gesendete Umschläge — der Umschlag bleibt als ungültiger Vorgang in der Übersicht sichtbar.

Wie funktioniert „Nacheinander" vs. „Gleichzeitig"?
Bei „Nacheinander" wird der nächste Empfänger erst benachrichtigt, wenn der vorherige signiert hat. Bei „Gleichzeitig" erhalten alle Empfänger die Einladung sofort.

Wo lade ich das fertige, unterschriebene Dokument herunter?
Öffnen Sie den abgeschlossenen Umschlag und klicken Sie auf „Finales PDF herunterladen". Der Download ist erst nach vollständigem Abschluss verfügbar.

Kann ich einen erfolgreichen Umschlag als Vorlage für künftige Vorgänge speichern?
Ja, über „Als Vorlage speichern" in der Detailansicht. Siehe Vorlagen.

Wie werden Empfänger in den Benachrichtigungs-E-Mails angeredet?
Mit dem beim Empfänger hinterlegten Namen. Ist keiner hinterlegt, erscheint eine allgemeine, vollständige Anrede in der Sprache des Empfängers – nie eine offene Lücke. Das gilt für alle Umschlag-E-Mails (Einladung, Erinnerung, Abschluss, Ablehnung, Rückzug, Ablaufwarnung).

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