Dokumentenverwaltung
Das DMS ist die zentrale Ablage für alle Geschäftsdokumente - Rechnungen, Verträge, Belege und mehr - mit den technischen Bausteinen für die Aufbewahrung nach GoBD: Sperren, Aufbewahrungsfristen, Prüfsummen und Zugriffsprotokoll. GoBD steht für die deutschen Grundsätze zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen; die vollständige GoBD-Konformität ist zusätzlich ein Verfahren beim Anwender, das über die Software hinausgeht. Hier laden Sie Dokumente hoch, verfolgen einfache Unterschriftsanfragen, konfigurieren Aufbewahrungsfristen und behalten die Kennzahlen Ihrer Ablage im Blick.
Was kann ich hier tun?
- Dokumente hochladen, durchsuchen, herunterladen, archivieren, sperren oder löschen
- Dokumente mit Typ, Kategorie, Tags und einer verknüpften Entität (z. B. Bestellung, Rechnung, Lieferant, Kunde) versehen
- Einfache Unterschriftsanfragen zu einem Dokument verfolgen
- Aufbewahrungsrichtlinien je Dokumenttyp definieren und mit einem Klick anwenden
- Kennzahlen zur Aufbewahrung einsehen: Integritätsprüfung, Zugriffsprotokoll, abgelaufene Aufbewahrungsfristen
Schritt für Schritt
Ein Dokument hochladen
- Klicken Sie auf Dokument hochladen, vergeben Sie einen Titel und wählen Sie den Dokumenttyp.
- Fügen Sie optional eine Beschreibung, eine Kategorie und kommagetrennte Tags hinzu.
- Verknüpfen Sie das Dokument optional mit einer Entität (Bestellung, Rechnung, Lieferant, Kunde, Lieferung).
- Legen Sie die Anzahl der Aufbewahrungsjahre fest und entscheiden Sie, ob das Dokument nach dem Hochladen unveränderlich gemacht werden soll (GoBD-konform, danach nicht mehr bearbeitbar).
- Wählen Sie die Datei per Klick oder Ziehen aus und klicken Sie auf Hochladen.
Ein Dokument sperren oder archivieren
- Öffnen Sie ein Dokument aus der Liste.
- Nutzen Sie Sperren (GoBD), um es unveränderlich zu machen, oder Archivieren, um es aus der aktiven Ansicht zu verschieben.
Aufbewahrungsrichtlinien einrichten
- Wechseln Sie zum Reiter Aufbewahrungsrichtlinien und klicken Sie auf Neue Richtlinie.
- Wählen Sie den Dokumenttyp, die Anzahl der Aufbewahrungsjahre und ob automatisch archiviert bzw. gelöscht werden soll.
- Speichern Sie die Richtlinie und klicken Sie auf Richtlinien anwenden, um sie auf bestehende Dokumente anzuwenden.
Konformität prüfen
- Wechseln Sie zum Reiter GoBD-Konformität, um Kennzahlen wie Dokumente gesamt, gesperrte/aktive Dokumente, abgelaufene Aufbewahrung und Dokumente ohne Prüfsumme einzusehen.
- Klicken Sie auf Integrität prüfen, um die Prüfsummen aller gesperrten Dokumente zu verifizieren.
- Im Zugriffsprotokoll sehen Sie, wer wann welche Aktion an welchem Dokument durchgeführt hat.
| Titel | Typ | Status | Größe |
|---|---|---|---|
| Rechnung 2026-0142 | Rechnung | ✓Aktiv | 214 KB |
| Vertrag Rahmenliefervertrag | Vertrag | iGesperrt | 1,1 MB |
| Lieferschein 2026-3391 | Lieferschein | •Archiviert | 88 KB |
/dms/dms/dmsFelder erklärt
| Feld | Bedeutung | Hinweise/Auswirkung |
|---|---|---|
| Titel | Bezeichnung des Dokuments | — |
| Dokumenttyp | Art des Dokuments | Siehe Werteliste unten |
| Beschreibung | Optionale Erläuterung | — |
| Kategorie | Freie Einordnung, z. B. „Finanzen", „Personal" | Zur Filterung |
| Tags | Frei vergebene Schlagworte | Zum Durchsuchen |
| Verknüpfte Entität | Bestellung, Rechnung, Lieferant, Kunde oder Lieferung, mit der das Dokument verbunden ist | Das Dokument erscheint dann auch im entsprechenden Datensatz |
| Aufbewahrungsjahre | Wie lange das Dokument aufbewahrt werden muss | Steuert das Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist |
| Unveränderlich machen | Ob das Dokument nach dem Hochladen GoBD-konform gesperrt wird | Danach nicht mehr bearbeitbar oder löschbar |
| Prüfsumme | Kryptografischer Fingerabdruck der Datei | Dient dem Nachweis, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstand des Dokuments | Siehe Werteliste unten |
| Dokument-Nr. | Fortlaufende Dokumentnummer | — |
Werte & Status
Dokumenttyp
| Label | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Ausgangs- oder Eingangsrechnung |
| Gutschrift | Gutschriftsdokument |
| Vertrag | Vertragsdokument |
| Beleg | Sonstiger Zahlungs- oder Buchungsbeleg |
| Lieferschein | Dokument zu einer Warenlieferung |
| Angebot | Angebotsdokument |
| Korrespondenz | E-Mails, Briefe und sonstiger Schriftverkehr |
| Arbeitsvertrag | Arbeitsvertragsdokument (HR) |
| Gehaltsabrechnung | Lohn- oder Gehaltsabrechnung (HR) |
| Onboarding-Dokument | Dokument aus dem Mitarbeiter-Onboarding (HR) |
| Zeugnis | Arbeitszeugnis oder sonstiges Zertifikat (HR) |
| Sonstiges | Alle übrigen Dokumente |
Hinweis: Die Filterliste im Admin-Bereich kann hiervon leicht abweichen (z. B. andere Bezeichnungen für einzelne Typen); maßgeblich für gespeicherte Dokumente ist die obige Liste.
Dokumentstatus
| Label | Bedeutung | Was passiert dann |
|---|---|---|
| Entwurf | Das Dokument ist noch nicht endgültig | Kann frei bearbeitet werden |
| Aktiv | Das Dokument ist gültig und aktuell | Standard-Status nach dem Hochladen |
| Archiviert | Das Dokument wurde aus der aktiven Ansicht verschoben | Bleibt weiterhin abrufbar |
| Gelöscht | Das Dokument wurde entfernt | Nur möglich, wenn keine GoBD-Sperre besteht |
Hinweis: „Gesperrt" ist kein eigener Dokumentstatus, sondern ein separates Kennzeichen (unveränderlich/GoBD-Sperre), das zusätzlich zum Status gesetzt wird — ein gesperrtes Dokument bleibt z. B. weiterhin im Status „Aktiv". Die Filteroptionen im Admin-Bereich können hier leicht abweichen.
Unterschriftsstatus (DMS-Signaturen)
| Label | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Unterschrift wurde angefordert, aber noch nicht geleistet |
| Unterschrieben | Der Unterzeichner hat unterschrieben |
| Abgelehnt | Der Unterzeichner hat die Unterschrift abgelehnt |
| Abgelaufen | Die Frist zum Unterschreiben ist verstrichen |
Unterschreiben fragt nach. In der Übersicht der Unterschriften liegt der Haken zum Unterschreiben unmittelbar neben dem Kreuz zum Ablehnen. Weil eine Unterschrift rechtsverbindlich ist, erscheint vor dem Ausführen eine Rückfrage, die Dokument und Unterzeichner benennt. Bestätigen Sie erst, wenn beide Angaben stimmen: Mit der Unterschrift werden IP-Adresse, Browserkennung und Zustimmungstext festgehalten, der Eintrag wechselt auf „Unterschrieben" - und ein zweiter Versuch wird abgewiesen. Zurücknehmen kann das niemand, auch der Betreiber nicht.
Unterschriftsmethode
| Label | Bedeutung |
|---|---|
| Einfach | Einfache elektronische Signatur, geringste Beweiskraft |
| Fortgeschritten | Fortgeschrittene elektronische Signatur |
| Qualifiziert | Qualifizierte elektronische Signatur, höchste rechtliche Beweiskraft |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem DMS und SCS Sign?
Das DMS ist die allgemeine Dokumentenablage inkl. einfacher Unterschriftsverfolgung mit eIDAS-Methoden (einfach/fortgeschritten/qualifiziert; eIDAS ist die EU-Verordnung für elektronische Signaturen). SCS Sign ist das dedizierte Modul für vollständige, mehrstufige elektronische Signaturvorgänge mit mehreren Empfängern, Formularfeldern und Erinnerungen.
Kann ich ein gesperrtes Dokument nachträglich bearbeiten?
Nein, ein GoBD-gesperrtes Dokument ist absichtlich unveränderlich, um die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen zu erfüllen.
Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abläuft?
Je nach konfigurierter Richtlinie wird es automatisch archiviert oder gelöscht, sobald Sie „Richtlinien anwenden" ausführen.
Wozu dient die Integritätsprüfung?
Sie vergleicht die beim Hochladen gespeicherte Prüfsumme des Dokuments mit der Prüfsumme seiner aktuellsten Version. Eine erneute Prüfsumme der Datei im Objektspeicher wird dabei nicht berechnet.